5.8.5 Arbeiten in der Aktenverwaltung mit SharePoint Online

In der Aktenverwaltung wird bei Dokumenten, die in SharePoint Online gespeichert sind, das Dateisymbol in der Spalte "D" um eine "Wolke" ergänzt. Daran ist ersichtlich, welche Dateien in SharePoint Online liegen.

Abb. 166: Fenster "Aktenverwaltung" – Dateiablage SharePoint Online mit Icon "Wolke"

Im Dokumentdatensatz ist nun im Feld Datei "::SPO#..." eingetragen.

Dokumente öffnen / bearbeiten
In den Systemeinstellungen (ADVOKAT Technisches Handbuch - Einstellungen Dokumentablage) ist festgelegt, wie SharePoint Online Dokumente geöffnet werden:

Microsoft Office Dokumente (Word, Excel und PowerPoint) werden standardmäßig in der installierten Desktop-App geöffnet und können dort direkt bearbeitet werden.
E-Mails sind in ADVOKAT als Msg-Dateien gespeichert. Msg-Dateien, die auf SharePoint Online liegen, werden standardmäßig im Internetbrowser angezeigt. Das heißt, dass die Möglichkeiten für zB "Antworten" und "Weiterleiten" nicht unmittelbar zur Verfügung stehen. Es gibt aber eine Systemeinstellung, die Msg-Dateien direkt im lokalen Outlook öffnet.
Hinweis: Allerdings muss immer eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden.

Abb. 167: Fenster "Sicherheitsdialog Diese Datei öffnen"

Alle anderen Dateien (zB PDF-Dokumente), die auf SharePoint Online liegen, werden im Internetbrowser angezeigt.

Im Internetbrowser gibt es die Schaltfläche Bearbeiten > In App öffnen . Damit werden die Dateien in OneDrive geladen und dann lokal geöffnet. OneDrive lädt die Dateien nach dem Schließen automatisch wieder nach SharePoint Online hoch. Voraussetzung ist, dass OneDrive installiert ist.

Zeitgleiches Öffnen und Bearbeiten durch mehrere Benutzer

Microsoft Office Dokumente können zeitgleich von mehreren Benutzern geöffnet und bearbeitet werden. Alle Änderungen im Dokument werden mit minimaler Verzögerung übernommen und sind sofort für alle sichtbar.
Alle anderen Dateien werden konkurrierend geöffnet. Das heißt, es werden in SharePoint Online zwei Versionen der Datei abgelegt. In ADVOKAT ist immer nur die Originalversion der Datei sichtbar, nicht die Kopie.

SharePoint-Explorer und ADVOKAT-Explorer
Den Windows Explorer gibt es in SharePoint Online nicht. Der Menüpunkt Aktenverwaltung > Dokument > Explorer öffnen (F9) öffnet im Internetbrowser den SharePoint-Explorer mit dem Akt. Es ist nicht möglich, im SharePoint-Explorer auf die in ADVOKAT markierte Datei zu positionieren.

Abb. 168: Fenster "SharePoint-Explorer"

Im SharePoint-Explorer stehen etliche Zusatzfunktionen zur Verfügung:

Dokument freigeben und teilen
Herunterladen
Versionsverlauf
Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen
Zugriff verwalten
Etc.

Der ADVOKAT Explorer (Menüpunkt Aktenverwaltung > Dokument > ADVOKAT Explorer öffnen Strg+F9) funktioniert mit SharePoint Online wie mit dem Windows Explorer.

Was für Änderungen im Windows Explorer gilt, gilt analog für den SharePoint-Explorer:

Wenn Sie die Datei im SharePoint-Explorer verschieben, kopieren oder umbenennen, wird sie ADVOKAT nicht mehr finden.
Wenn Sie die Datei in ADVOKAT verschieben, kopieren oder umbenennen, wird das in SharePoint Online nachgezogen.

Versionierung
In der ADVOKAT Aktenverwaltung kann mit der Funktion Dokument > Versionen die Liste der Versionen eines Dokuments angezeigt werden. Der detaillierte Versionsverlauf kann im SharePoint-Explorer angezeigt werden. Für Microsoft Office Dateien funktioniert das aber besser direkt in Word, etc. mit Datei > Informationen > Versionsverlauf.

Siehe die analogen Funktionen in Sharepoint - Versionierung.

Allerdings werden im Vergleich zu ADVOKAT Sharepoint nicht alle Funktionen unterstützt:

Aus ADVOKAT kann nur die neueste Version geöffnet werden.
Alte Versionen können nicht gelöscht werden.
Die Funktion Dokument-Versionen vergleichen steht nicht zur Verfügung.

Suchassistent - Akten
Bei Bedarf können im Suchassistent alle Akten mit der Dateiablage "SharePoint Online" aufgelistet oder darauf gefiltert werden. Im Reiter Akten auf Weitere gehen und im Feld SQL die folgende Abfrage eingeben: Akten.DmsId IN (SELECT Id FROM DMSSettings WHERE DMSId = 8)

Siehe auch Suchassistent - Akten oder Filter SQL