13.11.3 Bedienung Buchungszwischendatei

Die Buchungszwischendatei entspricht weitgehend dem Journal. Die Buchungen sind aber noch nicht durchgeführt, sondern es sind Buchungsvorschläge.

Anmerkung: Abgelegt ist die Buchungszwischendatei in der Datei "daten\fibuadv\zwischen.mdb".

Zum Ansehen, Überarbeiten und Übernehmen der Buchungszwischendatei wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten / Zwischendatei oder das Symbol "Z". Es öffnet sich ein Fenster, das weitgehend wie das Buchungsjournal aussieht, mit allen noch nicht übernommenen Buchungsvorschlägen:

Abb. 428: Fenster "Buchungszwischendatei"

Zur Bedienung siehe auch Buchungsliste, Journal.

Statt "Buchen" heißt es "Übernehmen". Damit können die in der Liste angezeigten Buchungen in das Journal übernommen werden. Die übernommenen Buchungssätze werden aus der Zwischendatei gelöscht.

Zum Übernehmen einzelner Buchungssätze müssen Sie diese mit Strg+Leertaste oder mit Strg+linke Maustaste markieren und dann Übernehmen wählen. Ebenso können Sie Buchungsvorschläge demarkieren. Wenn kein Buchungsvorschlag markiert ist, werden alle übernommen.

Es ist auch möglich, selektiv nach Banken, nach Buchungstagen oder anderen Kriterien zu übernehmen, indem Sie die Zwischendatei filtern und das gefilterte Ergebnis als Ganzes übernehmen. Siehe Buchungsfilter.

Die Buchungszwischendatei kann vor dem Übernehmen bearbeitet werden. Sie können Buchungsvorschläge löschen und Buchungsdatum, Belegnummer oder Buchungstext ändern. Andere Felder können nicht geändert werden. Dazu müssen Sie die Buchung manuell erfassen.

Die Buchungsvorschläge werden immer in die aktuell offene Buchhaltung übernommen. Wir bitten Sie, zu kontrollieren, ob Sie sich in der richtigen Buchhaltung befinden. Der Buchhaltungsname wird ganz oben in der Titelzeile angezeigt.

In der Buchungszwischendatei stehen die Buchungen immer Brutto. Erst bei der Übernahme in das Journal (mit Nettoverbuchung) werden die Buchungen um die Umsatzsteuerbuchung erweitert.

Vor der endgültigen Übernahme zeigt eine Meldung, wieviele Buchungen übernommen wurden. Sie können die Übernahme dann noch abbrechen.

Der angezeigte Buchungstext kommt übrigens aus dem Feld Betreff beim Erfassen eines Zahlungseingangs oder einer Fremdgeldbewegung.

Sonderproblem Zahlungsausgänge
Bei einer Überweisung kennt man zum Zeitpunkt der Überweisung weder das Buchungsdatum, noch die Belegnummer. Diese Daten erfährt man erst aus dem Kontoauszug der Bank. Andererseits soll trotzdem mit den bereits bekannten Daten der Überweisung ein Buchungsvorschlag erzeugt werden. ADVOKAT löst das Problem wie folgt:

Die aus Zahlungsausgängen generierten Buchungsvorschläge werden ohne Belegnummer und mit Datum = tt.mm.1901 (tt und mm sind der aktuelle Tag und Monat) in die Zwischendatei geschrieben. Die automatische Übernahme der Zwischendatei in das Journal überliest alle Buchungen mit Datum 1901. Vor der Übernahme müssen Sie daher diesen Buchungsvorschlägen ein neues Datum und eine neue Belegnummer zuweisen.

Dies geschieht, indem Sie alle Ausgangsbuchungen eines bestimmten Bankkontos mit einem bestimmten Datum (oder mit Nummer von - bis) filtern und diesen gemeinsam ein neues Datum und eine neue Belegnummer zuweisen. Dazu gibt es den Menüpunkt Bearbeiten / Datum zuweisen.

Es öffnet sich folgender Dialog:

Abb. 429: Fenster "Buchungsdaten zuweisen"

Den Buchungen wird das neue Datum sowie die neue Belegnummer zugewiesen. Wenn Buchungen markiert sind, dann nur den markierten. Wenn keine Buchungen markiert sind, dann allen. Beachten Sie, dass Sie die Buchungen vorher filtern können. Standardmäßig werden nur Buchungen mit Datum tt.mm.1901 geändert.

Diese mag fürs erste etwas kompliziert klingen, ist es aber gar nicht, wenn man bedenkt, dass man einmal pro Woche bucht und dabei einen Bankbeleg vor sich hat. Man selektiert alle betroffenen Buchungen, weist Datum und Belegnummer zu und übernimmt alle.