18.1.4.15 Erlösbericht pro Sachbearbeiter

Bitte lesen Sie zur Bedeutung der Erlösberichte auch oben unter Controllingansätze, Abschnitt Tatsächliche Erlöse.

Erlösbericht pro Sachbearbeiter

Dieser Bericht ist sehr aussagekräftig, aber man muss auch verstehen, wie er zustande kommt. Das soll näher erklärt werden:

Abgerechnet wurde - der Übersichtlichkeit halber - nur ein Akt mit folgenden Werten:

Wenn alle Leistungen verrechnet worden wären, hätte sich ein Zeithonorar von 1.000,00 ergeben. Beim Sachbearbeiter MM wurden 30 Minuten Zeit nicht verrechnet. Das Zeithonorar beträgt somit 925,00 anstatt 1.000,00. Allerdings wurde die Honorarnote auf eine Endsumme von 600,00 pauschaliert. Es wurde also zweifach gekürzt: erstens die verrechnete Zeit beim Sachbearbeiter MM (Mengenkürzung) und zweitens die Gesamtsumme (Wertkürzung). Die zweite Kürzung muss aliquot allen Sachbearbeitern zugeteilt werden. Es ist sozusagen eine Kürzung des effektiven Stundensatzes.

Durch die Wertkürzung von 925,00 auf 600,00 ergibt sich eine Minderung der effektiv pro Sachbearbeiter verrechneten Beträge auf folgende Werte:

Die Berechnung basiert auf folgender Formel:
600 / 925 * 100 = 64,86
600 / 925 * 175 = 113,51
600 / 925 * 200 = 129,73
600 / 925 * 450 = 291,89
(Achtung letzte Zeile: 450 und nicht 525 wegen der Mengenkürzung!)

Diese Werte lassen sich in der obigen Auswertung Erlösbericht pro Sachbearbeiter nachvollziehen.

Für jeden vorhandenen Sachbearbeiter werden die selektierten Leistungen in je einer Zeile aufsummiert.

Sachbearbeiter
Unter dem Sachbearbeiterkürzel "**" werden aufgenommen:

• Leistungen, bei denen zwar einen Zeitdauer, aber kein Sachbearbeiter eingegeben wurde

• Akontozahlungen, die vor Inkludierung in eine Honorarnote keiner Leistung und damit keinem Sachbearbeiter zugeordnet werden können

• manuell erfasste offene Posten, die keiner Leistung und damit keinem Sachbearbeiter zugeordnet werden können

Bitte lesen Sie mehr dazu oben unter Controllingansätze, Abschnitt Tatsächliche Erlöse.

Zeit gesamt
Erfasste Gesamtzeit für diesen Sachbearbeiter. Zur Erinnerung: In jeder Leistung kann bei jedem Sachbearbeiter eine verrechenbare und eine nicht verrechenbare Zeit eingegeben werden.

Zeit verrechnet
Verrechnete Zeit für diesen Sachbearbeiter. Es gilt: Verrechenbare Zeit = Gesamtzeit - nicht verrechenbare Zeit. Aus Platzgründen fehlt die Spalte Zeit nicht verrechnet.

Honorar laut Gesamtzeit
Das ist sozusagen der maximal erzielbare Wert bei einer Stundensatzabrechnung: Honorar laut Gesamtzeit = Gesamtzeit * anwendbarer Stundensatz. Dieser Honoraransatz geht davon aus, dass die gesamte erfasste Zeit verrechnet wird.

Honorar laut Verrechnung
Dieses Honorar - obigen Beispiel 600,00 - wurde tatsächlich verrechnet.

Der Betrag wird aus dem Offenen Posten, Reiter Honorar, Zelle Verdienst netto/Verzeichnet entnommen. Dieser Betrag enthält ein allfälliges Akonto (Zelle Verdienst netto/Akonto) und eine allfällige Schuldnerzahlung (Zelle Verdienst netto/Schuldner). Davon wird ein Storno (Reiter OP-Details, Zelle Verdienst brutto/Storno) wird auf Netto zurückgerechnet und abgezogen. Ein Storno wird also schon bei Verrechnet berücksichtigt und nicht erst bei einer Zahlung.

Die Zeilen Durchlaufer und Barauslagen werden nie aufgenommen.

Der Endbetrag wird anteilig nach folgender Formel auf die Sachbearbeiter umgelegt:
Summe Honorar laut Verrechnung /
Summe Stundensatz-Honorar vor Pauschalierung = Honorar nominal [Spalte scheint nicht auf] *
Honoraranteil des SB vor Pauschalierung [Spalte scheint nicht auf] =
Honoraranteil des SB nach Pauschalierung.

Konkret für Sachbearbeiter MM: 600 / 925 * 450 = 291,89.

Die Basis für die Umlegung des tatsächlichen Honorars auf die Sachbearbeiter ist immer das nominelle Stundensatz-Honorar, im obigen Beispiel 925,00. Es ist ohne Bedeutung, ob der Akt faktisch nach Stundensatz, Einzelleistungen oder Einheitssatz abgerechnet wurde. Die Basis 925,00 würde auch herangezogen werden, wenn nach Einzelleistungen abgerechnet wurde und dabei ein Betrag von 543,12 herauskam.

Hinweis: Ein Storno wird automatisch vom verrechneten Honorar abgezogen.

Honorar laut tatsächliche Erlöse
Dieser Betrag ist tatsächlich vom Klienten auf die Honorarnote bezahlt worden. Im obigen Beispiel sind 500,00 eingegangen. Diese Zahlung wird anteilig auf die Sachbearbeiter nach folgender Rechnung umgelegt: 500 / 600 * 64,86 = 54,05, usw.

Kosten
Kalkulatorische Kosten = Gesamtzeit * kalkulatorischer Stundensatz

Für jeden Benutzer kann ein kalkulatorischer Stundensatz eingegeben werden. Dieser beruht auf einer Analyse der Kostenstruktur und wird am besten durch den Steuerberater oder einen Unternehmensberater ermittelt.

Deckung in %
Deckung = Spalte Honorar lt. tatsächliche Erlöse / Kalkulatorische Kosten * 100
Eine Deckung von 100 % bedeutet, dass die angelaufenen Kosten gerade noch verdient wurden.
Eine zu geringe Deckung kann folgende Ursachen haben:

• Es wurde einiges an Zeitaufwand nicht verrechnet (Spalte Zeit gesamt und Spalte Zeit verrechnet differieren stark). Die Spalte kalkulatorische Kosten ermittelt sich aus dem gesamten Zeitaufwand.

• Die Endsumme wurde pauschaliert (Spalte Honorar laut Gesamtzeit und Spalte Honorar laut Verrechnung differieren stark).

• Das Honorar ist noch nicht eingegangen oder wurde storniert (Spalte Honorar laut Verrechnung und Spalte Honorar laut tatsächliche Erlöse differieren stark).

• Die kalkulatorischen Kosten und damit der kalkulatorische Stundensatz gehen in die Rechnung ein. Es ist entscheidend wie hoch dieser Stundensatz festgelegt wurde. Enthält er nur die Lohnkosten eines Sachbearbeiters? Wurden die Gemeinkosten der Kanzlei eingerechnet?

Es gibt eine Zeile mit SB "**" und dort scheinen die tatsächlichen Erlöse auf. Die Ursache sind wahrscheinlich Akonto- und Schuldnerzahlungen; lesen Sie mehr darüber unter Controllingansätze, Abschnitt Tatsächliche Erlöse.