9.4.4 Form der Nummerierung

ADVOKAT unterstützt drei Arten der Nummerierung. Bei den Varianten 1 und 2 wird die Form durch ADVOKAT vorgegeben und kann von der Kanzlei nicht beeinflusst werden. Bei der Variante 3 (Halbautomatik) können Sie die Nummer teilweise selbst gestalten.

Ob Sie die Variante 1 oder 2 verwenden wollen, entscheiden Sie in den Systemeinstellungen. Wählen Sie dazu im ADVOKAT Startfenster den Befehl System / Einstellungen / Honorarnoten und geben die gewünschte Art der Nummerierung an.

1. Automatische Nummerierung für Kanzleigemeinschaften

In den meisten Kanzleien werden die Honorarnoten mit einer Zahlenreihe nummeriert. Die automatische Nummerierung hat die Form Jahr/laufende Nummer, also 03/1, 03/2, etc.

2. Automatische Nummerierung für Regiegemeinschaften

In einer Regiegemeinschaft gibt es unterschiedliche Buchhaltungen für die Partner und es sollten für jeden Partner getrennte Zahlenreihen geführt werden.

Bei getrennten Zahlenreihen pro Partner erfolgt die Nummerierung in der Form RA-Jahr/laufende Nummer. Für jedes RA-Kürzel im Aktenstamm wird eine getrennte Zahlenreihe gebildet.

Beispiel:
Wenn im Fenster Aktenstamm (Programme / Aktenverwaltung / Akt / Aktenstamm) im Feld zuständiger RA die Einträge "MM", "KL" und leer vorhanden sind, werden drei Zahlenreihen erstellt:

Hinweis:
Bei dieser Variante müssen Sie das RA-Kürzel im Aktenstamm besonders sorgfältig verwenden. Fehleingaben führen ungewollt zu einer zusätzlichen Zahlenreihe!

3. Halbautomatische Nummerierung

Wenn Sie ein anderes Nummerierungssystem verwenden wollen, kann ADVOKAT Sie dabei unterstützen. So könnten Sie etwa alle Ausgangsrechnungen mit "AR-..." und alle Gutschriften mit "GU-..." nummerieren wollen. Oder es kann einzelne "eigene Akten" eines Partners mit eigenen Rechnungen in einer eigenen Buchhaltung geben oder die Akten eines Substituten werden außerhalb der Kanzleigemeinschaft geführt.

Für diese Akten müssen Sie die Halbautomatik verwenden. Dazu erstellen Sie die Honorarnote mit der Option Abrechnung speichern, aber ohne die Option Rechnungsnummer vergeben.

Nachträglich geben Sie im Offenen Posten im Feld Rechnungsnummer ein Präfix (zB das Sachbearbeiterkürzel für den Anwalt) gefolgt von einem Punkt ein, zB "ABC." Nach dem Bestätigen meldet ADVOKAT: "Die Rechnungsnummer wird ermittelt/überprüft, sobald Sie den Datensatz speichern. Wollen Sie jetzt speichern? Ja/Nein. Die nächste freie Nummer, zB ABC-03/1 wird vorgeschlagen. Sie haben damit einen eigenen Zahlenkreis geschaffen. So können Sie beliebige Zahlenreihen durch ADVOKAT hochzählen lassen.

Hinweis:
Das Präfix kann das Kürzel des Anwalts oder ein anderer Text sein (Buchstaben und Ziffern, keine Sonderzeichen), max. 3 Stellen.

Sie sollten die Art der Nummerierung nur nach sorgfältiger Planung und gegebenenfalls nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater ändern. Bereits vergebene Nummern können nach dem Versenden der Rechnung kaum mehr korrigiert werden.