12.15.2 ERVBox Einstellungen

Die Einstellungen für die ERVBox öffnen Sie mit dem Menüpunkt Programme > ERV > Senden/Empfangen > Einstellungen. Siehe ERV Einstellungen.

Zentrales ERVBox Verzeichnis verwenden
Die Option Zentrales ERVBox Verzeichnis verwenden macht einen großen Unterschied in der Arbeitsweise. Alle eingehenden und ausgehenden ERVBox-Anlagen werden beim Up- oder Download am lokalen Kanzleiserver in einer zentraler Verzeichnisstruktur abgelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass von allen ADVOKAT Arbeitsplätzen auf die lokal gespeicherten ERVBox-Anlagen zugegriffen werden kann.

ADVOKAT empfiehlt in der Regel ein zentrales ERVBox Verzeichnis zu verwenden. Dies aus den folgenden Gründen:

ADVOKAT geht davon aus, dass die Schriftsatzbeilagen (Dateien) entweder im ADVOKAT Akt oder, zB weil sie sehr groß sind, an einer anderen Stelle gespeichert sind.
Wenn man die Dateien zu einem ERV-Schriftsatz hinzufügt, werden sie in die ERVBox der Übermittlungsstelle hochgeladen. Bei sehr großen Dateien kann dies lange dauern. Dieser Arbeitsschritt erfolgt häufig im Sekretariat.
Vor dem Versenden des Schriftsatzes müssen alle Anlagen geprüft werden. Dieser Arbeitsschritt erfolgt häufig durch andere Personen.
Die hochgeladenen Dateien können nun nicht ohne weiteres geöffnet werden. Dies erfordert einen Download, der uU zu lange dauert.
Andererseits kann es gefährlich sein, auf die originale Datei zuzugreifen. Unter Umständen stimmt die die hochgeladene Datei nicht mit der originalen Datei überein. Die originale Datei im Akt könnte in der Zwischenzeit verändert worden sein.
Wenn ein zentrales ERVBox Verzeichnis verwendet wird, erstellt ADVOKAT zuerst eine Kopie der Datei. Diese Kopie wird hochgeladen und mit einer Checksumme gesichert. Es ist daher gewährleistet, dass die lokale Kopie im zentrale ERVBox Verzeichnis mit der hochgeladenen Datei übereinstimmt.
Beim Prüfen der Schriftsatzbeilagen kann diese Kopie im zentrales ERVBox Verzeichnis geöffnet und kontrolliert werden. Der Zugriff auf die lokale Datei ist natürlich viel schneller als ein Download von der Übermittlungsstelle.
Die zentrale Speicherung ermöglicht ein effizientes arbeitsteiliges Vorbereiten, Hochladen und Prüfen der Dateien.
Achtung: Wir warnen davor, die Dateien im zentrales ERVBox Verzeichnis vor dem Versenden noch zu bearbeiten. Wir empfehlen dringend, immer das Original zu überarbeiten und neu hochzuladen. Dazu wird die Anlage aus dem ERV-Schriftsatz entfernt und neu hinzugefügt. Beim Öffnen einer ERVBox-Anlage wird immer geprüft, ob das Änderungsdatum der Datei neuer ist als das Upload-Datum dieser Datei. Bei neuerem Änderungsdatum kommt die Meldung 1.

Durch das zentrale ERVBox Verzeichnis kann ein Security-Problem entstehen:

Im zentralen ERVBox Verzeichnis liegen alle eingehenden und ausgehenden ERVBox-Anlagen. Alle Benutzer haben darauf Zugriff.
Die aktenbezogene Security wirkt nicht auf dieses Verzeichnis.

Die Verwendung des zentralen ERVBox Verzeichnisses kann deaktiviert werden. Der Komfort ist dann geringer, die Sicherheit ist höher. ADVOKAT unterstützt auch ohne zentrales ERVBox Verzeichnis alle Funktionen. Aber in diesem Fall

sind alle eingehenden und ausgehenden ERVBox-Anlagen nur am Arbeitsplatz des ausführenden Benutzers verfügbar; von anderen Arbeitsplätzen oder Benutzern kann nicht darauf zugegriffen werden (siehe Meldung 2)
wird der automatische Download von ERVBox-Anlagen im ERV Rückverkehr deaktiviert; die ERVBox-Anlagen müssen manuell heruntergeladen werden

Sobald der ausführenden Benutzer die Datei weiterverarbeitet, das heißt

bei einer ausgehenden Anlage (ERV Hinverkehr) mit einem ERV-Schriftsatz verbindet
bei einer eingehenden Anlage (ERV Rückverkehr) mit dem Akt verbindet

können wieder alle berechtigten Benutzer darauf zugreifen.

Meldung 1:
Die Anlage '[Datum] [Bemerkung der Anlage]' wurde nach dem Hochladen in die ERVBox geändert. Der Empfänger erhält immer die hochgeladene Datei. Sie können die lokale Datei öffnen oder die Originaldatei aus der ERVBox herunterladen und öffnen. Lokale Datei / ERVBox Datei / Abbrechen

Lokale Datei: Öffnet die vorhandene lokale Datei.
ERVBox Datei: Die Datei wird heruntergeladen, lokal gespeichert und geöffnet.

Meldung 2:
Sie können auf diese Datei nicht lokal zugreifen. Wollen Sie die Datei aus der ERVBox herunterladen und öffnen?

Pfad (Zentrales ERVBox Verzeichnis)
Konfigurierbarer Pfad für das zentrale ERVBox Verzeichnis. Die Standardkonfiguration und die Struktur der Unterordner ist identisch mit dem Speicherort der ERV-Schriftsätze.

Die ERVBox-Anlagen werden abgelegt in:
Pfad des zentrales ERVBox Verzeichnisses + ERV-Code + Jahr-Monat + ERVBox-ID bzw Transfer-ID

Beispiel:
X:\ADVOKAT\Daten\ERV\R020026\2024-01\A_Adv73FED19A6BD4\

Hinweise:

Der Pfad muss auf einem Ordern am Server verweisen, auf den alle Benutzer mit Zugriff auf den ERV Lese- und Schreibrechte besitzen.
Dokumentenmanagementsysteme, wie zB Sharepoint sind wegen Beschränkungen bei Dateitypen und Dateigrößen nicht als zentrales ERVBox Verzeichnis geeignet.

Automatischer Download von ERVBox-Anlagen
Mit dem Abrufen eines ERV-Schriftsatzes im ERV Rückverkehr werden alle ERVBox-Anlagen bis zur konfigurierten Dateigröße in MB (Megabyte) automatisch heruntergeladen. Nur aktiv bei Verwendung eines zentralen ERVBox Verzeichnis.

Beim 'Erledigen' des Rückverkehrs ERVBox-Anlagen in den Akt verschieben
Diese Option gibt es, weil je nach Organisation der Dateiablage es uU nicht ratsam ist, sehr große Dateien in das ADVOKAT Aktenverzeichnis zu verschieben. Es könnte sein, dass diese Dateien besser auf einer speziellen Festplatte verwahrt werden.

Wenn die Option aktiv ist, dann werden beim 'Erledigen' des ERV-Schriftsatzes im Rückverkehr, alle enthaltenen ERVBox-Anlagen bis zur konfigurierten Dateigröße in MB (Megabyte) automatisch in den Akt verschoben. Dateien, die größer als die konfigurierte Dateigröße sind, werden als Link in den Akt übernommen und bleiben im zentralen ERVBox Verzeichnis oder – wenn dieses nicht verwendet wird – am Arbeitsplatz des ausführenden Benutzers gespeichert.

Dies wird mit folgender Meldung angezeigt:
Diese Datei wird als Link in den Akt gespeichert:
[Dateiname] [Dateigröße]

Sie müssen dann aber verstärkt darauf achten, dass die Dateien wirklich im Zugriff der zuständigen Benutzer sind und zur Kenntnis genommen werden.