17.4.2 Definition Benutzern und Gruppen

Benutzer (Sachbearbeiter)
Jede Person, die ADVOKAT verwendet, ist ein Benutzer. Ein Benutzer hat ein eindeutiges Benutzerkürzel (= Sachbearbeiterkürzel). Die Begriffe Benutzer und Sachbearbeiter (SB) werden in ADVOKAT synonym verwendet.

Benutzergruppen
Eine Benutzergruppe ist eine Anzahl von Benutzern mit einem eindeutigen Gruppennamen. Einer Benutzergruppe können nur aktive Benutzer zugeordnet werden, sie kann aber Benutzer beinhalten, die nachträglich auf inaktiv gesetzt wurden (Feld Dieser Benutzer ist inaktiv). Alle Benutzer können wieder aus der Benutzergruppe entfernt werden. Ein Benutzer kann mehreren Benutzergruppen angehören.

Aktengruppen
Von Benutzergruppen sind Aktengruppen zu unterscheiden. Eine Aktengruppe ist eine Anzahl von Akten mit einem eindeutigen Aktengruppennamen, die über ein gemeinsames Kriterium definiert sind (zB zuständiger RA im Aktenstamm = A). Es ist möglich, einer Aktengruppe einerseits aktbezogene Rechte und andererseits Benutzer oder Benutzergruppen zuzuweisen. Die zugeordneten Benutzer haben dann in diesen Akten die zugeordneten Rechte.

ERV-Gruppen
Eine ERV-Gruppe ist eine Kombination aus einer Benutzergruppe und einem ERV-Einbringer bzw. ERV-Empfänger. Siehe ERV-Gruppen.

Benutzergruppe "Administratoren"
Es muss mindestens ein Benutzer in dieser Benutzergruppe definiert sein. Dieser ist immer aktiv und kann nicht inaktiv gesetzt werden. Bei einer Neuinstallation wird der 1. Sachbearbeiter automatisch in die Gruppe Administratoren aufgenommen. Er hat nur die Rechte "Tabellen warten" und die Berechtigung Gruppen und Gruppenmitgliedschaften zu verwalten. Er muss anschließend dafür sorgen, dass er sich selbst weitere Rechte gibt. Er kann sich diese beiden Rechte nicht nehmen.

Ein Administrator kann Benutzer aus der Gruppe der Administratoren löschen und ihnen damit die Administratorrechte nehmen. Er kann sich sogar selbst aus dieser Gruppe entfernen. Mindestens ein Benutzer muss aber in der Gruppe Administratoren bleiben.

Der Administrator kann

das Kennwort für alle Benutzer festlegen und sie damit zur Eingabe des Kennworts beim Programmstart zwingen
das Kennwort für alle Benutzer löschen
die Gültigkeitsdauer eines Kennwortes festlegen
das Kennwort des Benutzers ändern, aber nicht sehen
alle Benutzer zu Gruppen hinzufügen und wieder entfernen
alle Gruppen und Benutzer mit beliebigen Rechten versehen und diese entfernen, dies für alle Securitybereiche
Mitglieder in Benutzergruppen aufnehmen und aus Gruppen entfernen

Benutzergruppe "Hauptbenutzer"
Die Benutzergruppe Hauptbenutzer gibt es aus historischen Gründen, um einen Benutzer, der alles darf außer Rechte zu verwalten, von einem Administrator zu unterscheiden. Sie müssen diesen Benutzer nicht verwenden und können ihn löschen.

Benutzergruppe "Jeder"
In dieser Benutzergruppe ist automatisch jeder aktive Benutzer enthalten. In der Liste der Benutzergruppen wird die Gruppe Jeder gar nicht angezeigt. Die Gruppe Jeder kann genau wie alle anderen Gruppen einem allgemeinen Securitybereich oder einer Aktengruppe zugeordnet werden, und dann bestimmte Rechte erhalten.

Bei der Erstinstallation von ADVOKAT hat die Gruppe Jeder alle Rechte.

Ein neu angelegter, weiterer Benutzer ist automatisch (nur) in dieser Gruppe enthalten.

Hinweis: Ein vorsichtiger Administrator wird der Benutzergruppe Jeder wahrscheinlich die meisten Rechte nehmen und nur das zulassen, was wirklich jeder immer machen darf.