9.11 Zusammenfassende Meldung

Allgemeines
Erfolgt ab 1.1.2010 eine grenzüberschreitende Dienstleistung an einen Steuerpflichtigen (= Unternehmer), man spricht auch von Business to Business-Leistungen (B2B), gilt das Empfängerortprinzip. Die sonstige Leistung ist am Ort des Leistungsempfängers steuerpflichtig und es kommt zum Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Der Erbringer dieser grenzüberschreitenden Dienstleistung muss diese in eine Zusammenfassende Meldung aufnehmen.

Meldepflichtige Unternehmer
Diese ZM gab es schon bisher für z.B. Warenlieferungen. Ab 2010 sind auch Unternehmer, die innergemeinschaftliche Dienstleistungen an Unternehmer durchführen, also etwa Rechtsanwälte, betroffen.

Inhalt der ZM
Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen ab 2010 sind folgende Angaben erforderlich (Art. 21 Abs. 6 Z 3 UStG): Die UID des Leistungsempfängers in einem anderen EU-Mitgliedsstaat und die Summe der Bemessungsgrundlagen.

Wann ist die Dienstleistung zu melden
Die Angaben sind für den Meldezeitraum zu machen, in dem die steuerpflichtige sonstige Leistung ausgeführt wird. Es erhebt sich die Frage, wann eine rechtsanwaltliche Leistung als ausgeführt gilt. Wir von ADVOKAT meinen, das kann praktikabel nur der Zeitpunkt der Rechnungslegung sein. Vorher steht nicht fest, ob die Leistung wirklich erbracht ist.

Eine Akontoanforderung oder ein Akontoeingang führt jedenfalls nicht zu einer Meldeverpflichtung, weil keine Leistung ausgeführt wurde. Manche Kanzleien machen Zwischenrechnungen. Diese sind unserer Meinung nach in die ZM aufzunehmen.

Unserer Meinung nach ist auch eine Zahlung des Schuldners in einem Betreibungsakt nicht zu melden, weil zwischen Anwalt und Schuldner keine Leistungsbeziehung (Auftragsverhältnis) vorliegt. Die Zahlung des Schuldners ist als Akonto des Klienten zu betrachten.

Wenn allerdings der Schuldner die gesamten Kosten übernimmt, dann muss - streng genommen - der Anwalt seinem Klienten eine "Nullrechnung" ausstellen und einen "Null-OP" erzeugen, damit ADVOKAT die Beträge für die ZM daraus entnehmen kann.

Elektronische Übermittlung
Primär ist die ZM elektronisch über das Verfahren FinanzOnline zu übermitteln. Wenn das nicht zumutbar ist, ist der amtliche Vordruck U13 bzw. U14 zu verwenden. Diese Vordrucke sind für die elektronische Einlesung konzipiert. "Null-Meldungen" sind nicht abzugeben. Wenn daher in einem Meldezeitraum keine innergemeinschaftliche Leistungen ausgeführt wurden, ist keine ZM zu erstellen.

Abgabetermin der ZM
Meldezeitraum für die ZM ist entweder der Kalendermonat oder das Kalendervierteljahr (abhängig vom USt-Voranmeldezeitraum laut Steuerakt). Die ZM ist bis zum Ablauf des auf den Meldezeitraum folgenden Kalendermonates dem zuständigen Finanzamt zu übermitteln (Art. 21 Abs. 3 UStG). Konkret: Für den Jänner 2010 muss die Übermittlung der ZM bis zum Ende des Februar erfolgen und nicht etwa erst am 15. März.

Nachträgliche Änderungen der Bemessungsgrundlagen
Nachträgliche Änderungen in den zu meldenden Werten entstehen zB durch ein Storno einer Honorarnote oder die nachträgliche Gewährung eines Rabatts in einem vorangegangenen Meldezeitraum. Diese Änderungen sind in dem Meldezeitraum, in dem sie eingetreten sind, zu melden.

Wenn im Jänner eine Rechnung gestellt wurde, ist diese in die Jänner-ZM aufzunehmen (einzubringen spätestens am 28. Februar). Wenn diese Rechnung im Februar storniert wird, dann ist diese Minderung in die Februar-ZM aufzunehmen (einzubringen spätestens am 31. März). Wenn es im Februar für diesen Leistungsempfänger keine Rechnung gab, dann kann sich dadurch eine negative Bemessungsgrundlage ergeben.

ADVOKAT berücksichtigt die nachträgliche Änderung der Bemessungsgrundlage automatisch. Konkret funktioniert das wie folgt: Wenn Sie eine Rechnung am 15. Jänner erstellen, wird die Rechnung so in die ZM aufgenommen, wie sie am 31. Jänner feststand. Änderungen bis zum 31. Jänner gehen somit in die Jänner-ZM ein. Wenn Sie die Rechnung im Februar ändern, dann werden die Änderungen in der Februar-ZM berücksichtigt.

Hinweis: Eine nachträgliche Änderung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage ist von der Berichtigung wegen unrichtiger bzw. unvollständiger Angaben zu unterscheiden.

Berichtigungen der ZM
Wird nachträglich erkannt, dass eine abgegebene ZM unrichtig oder unvollständig ist, so ist die ursprüngliche ZM innerhalb eines Monats zu berichtigen. Der wichtigste Fall ist der einer falschen UID oder einer lückenhaften Meldung. In diesem Fall müssen sie eine Berichtigungsmeldung machen und in dieser das Ausstellungsdatum der ursprünglichen ZM anzuführen. Für die Berichtigungsmeldung ist der Vordruck U13 zu verwenden. Beispiele für Berichtigungsmeldungen finden Sie im Internet auf der Seite des BMF unter http://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Steuern/pdfd/2010/U13a.pdf.

ADVOKAT kann keine Berichtigungsmeldung ausdrucken. Sie müssen diese manuell machen.

Umsetzung der ZM in Advokat

1. UID-Nummer
Bei allen Rechnungen an einen ausländischen EU-Unternehmer muss in ADVOKAT im Fenster Programme / Personen die UID-Nr. des Empfängers eingetragen werden.

2. Einstellungen
Für die Erstellung der ZM braucht es die Bezeichnung und Nummer des Finanzamts und Ihre Steuernummer. Diese Daten werden bei der ersten Erstellung der ZM in den Kanzleistammdaten (bei der Person "RA" oder "RA-XX") im Reiter Freie Felder erfasst.

3. Ausdruck "Zusammenfassende Meldung"
Im Fenster Offene Posten-Verwaltung gibt es den Menüpunkt Drucken / Zusammenfassende Meldung. Es öffnet sich das Fenster Zusammenfassende Meldung.

Abb. 234: Fenster "Zusammenfassende Meldung"

RAe
Das Feld dient zur Selektion der aufzunehmenden Akten und der darin enthaltenen OP's. Auf diese Weise können Regiepartner getrennte ZM unter getrennten Steuernummern erstellen.

Wenn das Feld leer bleibt, werden alle Akten und somit alle Offenen Posten herangezogen.

Wenn "RA" eingegeben ist, bedeutet das, es werden alle Akten erfasst, in denen im Feld RA, im Fenster Aktenstamm kein Sachbearbeiterkürzel eingegeben ist.

Wenn "RA-MM, RA-KL" eingegeben ist, bedeutet das, es werden alle Akten erfasst, in denen im Feld RA, im Fenster Aktenstamm das Sachbearbeiterkürzel "MM" oder "KL" eingegeben ist. Die Steuernummer wird aus der ersten angegebenen Person, also aus der Person "RA-MM", entnommen.

Hinweis: Die Sachbearbeiter RA-MM, RA-KL müssen nicht als Personen anlegt sein, sie werden nur zur Selektion der Akten herangezogen.

Finanzamt, Finanzamt-Nr, Finanzamt-Steuer-Nr
Beim Erstellen der ZM wird geprüft, ob bei der ersten angegebenen RA-Person die Felder Finanzamt, Finanzamt-Nr, Finanzamt-Steuer-Nr im Personenstamm, im Reiter Freie Felder, vorhanden sind. Wenn nicht, dann werden diese Felder abgefragt und bei der ersten RA-Person gespeichert. Wenn keine spezielle RA-Person angegeben ist, dann werden diese Daten bei der Person "RA" hinterlegt.

Achten Sie bei der Eingabe auf die richtigen Nummern (keine Sonderzeichen wie /). Halten Sie diese Daten bei der ersten Erstellung bereit.

Periode
Die Zusammenfassende Meldung ist im Normalfall für den Vormonat zu erstellen.

Berechnungslogik für die ZM
Gemeldet werden die Offenen Posten (vom Typ "Honorarnote", nicht vom Typ "Akonto") aus dem Berichtszeitraum.

Der Empfänger muss im EU-Ausland sein (int. Kennzeichen) und es muss eine UID eingegeben sein. Damit werden alle ausländischen innergemeinschaftlichen Umsätze an Unternehmen erfasst. Drittland-Empfänger werden nicht aufgenommen. Private EU-Ausländer werden nicht aufgenommen (keine UID).

Hinweis: Die Schweiz ist ein Drittland. Schweizer Unternehmen haben zwar eine Unternehmens-Identifikationsnummer, aber keine Umsatzsteuer-UID. Weil manche Kunden diese Schweizer-UID fälschlicherweise im Feld UID eintragen, wird sicherheitshalber zusätzlich das Internationale Kennzeichen geprüft.

Hinweis: Großbritannien ist ab 01.01.2021 Drittland. In die Zusammenfassende Meldung ist eine Rechnung an ein GB-Unternehmen, die im Dez. 2020 gestellt wurde, noch bis zum 31.01.2021 aufzunehmen. Eine Rechnung an ein GB-Unternehmen im Jän. 2021 wird nicht mehr gemeldet. Dies gilt bezüglich "Sonstige Leistungen" auch für Nordirland.

Nordirland: Nordirland gilt bei der Lieferung von Gegenständen weiterhin als Gemeinschaftsgebiet. Nordirische Unternehmen erhalten ab 1.1.2021 eine eigene UID-Nummer mit dem Präfix "XI". ABER: Gemäß Rz 148 UStR gilt Nordirland ab 1.1.2021 aber hinsichtlich sonstiger Leistungen als Drittland. Nach dem Brexit ist die Abgabe von ZM bei grenzüberschreitenden Umsätzen nur mehr für Lieferungen (Warenbewegungen) von bzw nach Nordirland erforderlich.

Es muss sich um eine Rechnung mit USt = 0 % handeln.

Die Rechnung muss mit einer Rechnungsnummer versehen sein.

Fall 1. Es wird eine Honorarnote im Jänner 2010 erstellt. In die ZM wird aufgenommen:
Feld Verdienst netto
Feld BA USt-pflichtig netto
Die Felder befinden sich im OP, Reiter Honorar. Es wird der Betrag aus der Spalte Verzeichnet genommen.

Hinweis: USt-freie Barauslagen und Durchlaufer werden nicht aufgenommen.
Hinweis: Die Akontozahlungen und Schuldnerzahlungen werden nicht abgezogen, weil diese ja nur die Bezahlung der erbrachten Leistung betreffen.

Fall 2. Es wird eine Honorarnote im Jänner 2010 erstellt und noch im Jänner (gleiche Periode) wieder storniert. In die ZM wird aufgenommen:
Feld Verdienst netto - Feld Storno
Feld BA USt-pflichtig netto - Feld Storno
Die Felder befinden sich im OP, Reiter Honorar. Es wird der Betrag aus der Spalte Storno genommen.

Hinweis: Ein Storno wird abgezogen, denn es handelt sich um eine Korrektur des verzeichneten Honorars.

Fall 3. Es wird eine Honorarnote im Jänner 2010 erstellt und im Februar (nächste Periode) wieder storniert. In die ZM wird aufgenommen:
Für jeden OP wird das Feld Verdienst netto (BA USt-pflichtig) - Feld Storno, wie diese Ende Jänner standen, verglichen mit dem Feld Verdienst netto (BA USt-pflichtig) - Feld Storno, so wie diese Ende Februar standen. Die Differenz ist die Februar-Änderung. Diese wird im Februar berichtet.

Februar-Änderungen können entstehen durch die Änderung
a) des Feldes Verdienst (BA USt-pflichtig) / Storno (der Normalfall beim Stornieren einer Rechnung)
b) des Feldes Verdienst (BA USt-pflichtig) / Verrechnet
Die Korrektur b) dürfte eigentlich nicht passieren, weil dann die ganze Rechnung zu stornieren und neu auszustellen wäre. Ob und in welchem Monat Änderungen gemacht worden sind, erkennen Sie im OP, Reiter Geschichte.

Aus dem einzelnen Offenen Posten ergibt sich nach obiger Berechnung ein Nettohonorar in der Berichtsperiode. Diese wird je Empfänger (USt-ID) aufaddiert und auf volle Euro gerundet. Das ist die Bemessungsgrundlage für die ZM.

Fall 4. Es wird eine Rechnung im Jänner erstellt, aber auf den Februar datiert. Diese Rechnung wird erst in die ZM vom Februar aufgenommen.

Rückdatieren und Vordatieren
Vordatieren ist kein Problem: Sie können somit ohne weiteres im Jänner eine Entwurfsrechnung und einen OP ohne Rechnungsnummer erstellen. Diese Rechnung wird nicht in die ZM des Jänner aufgenommen. Wenn Sie im Februar eine Rechnungsnummer vergeben, müssen Sie aber das Datum der schriftlichen Rechnung und das Datum des OP auf Februar anpassen!

Das Rückdatieren eines OP in eine Vorperiode ist nicht möglich. Sie können nicht den OP im Februar erstellen und dann auf den 31. Jänner rückdatieren und eine Rechnungsnummer vergeben. ADVOKAT würde diese Rechnung nicht im Jänner, sondern erst in die Februar-ZM aufnehmen. Abgesehen davon wäre eine solche Rückdatierung schon wegen der aufsteigend lückenlosen Rechnungsnummern und der Chronologie nicht ratsam.

Hinweis:
Es gibt eine Ausnahme für Anwender, bei denen im Honorarmanager der Reiter Spezifisch und dort das Feld Abrechnungsdatum aktiv ist. Damit kann man eine Honorarnote auch Rückdatieren. Aber Achtung: Damit wird der OP und die ZM rückdatiert, aber allfällige manuelle Änderungen im OP werden nicht rückdatiert, sondern immer mit Datum HEUTE vorgenommen.

Welche OP kommen wann in die ZM?

Nur OP mit Empfänger im Ausland und UID ungleich ATU...
Nur OP mit USt-Satz = 0
Nur OP mit Rechnungsnummer
Alle OP, die ein OP-Datum in der Periode haben, mit dem Stand (aus der OP-Geschichte) zum Ende dieser Periode
Alle OP, die ein Änderungsdatum in der Periode haben (aus der OP-Geschichte) mit den Differenzwerten: Stand aktuelle Periode - Stand Vorperiode
Keine OP mit OP-Datum vor 2010, auch wenn diese im Jahr 2010 geändert werden
Keine OP der nächsten Periode, also im Jänner wird kein OP berichtet, der zwar im Jänner erstellt wurde, aber ein Datum Februar hat
Nullrechnungen werden nicht gemeldet

4. Erstellen eines XML für FinanzOnline
Das schriftliche Formular U13 wurde von ADVOKAT, so gut es geht, nachgebildet.

Im Normalfall ist die ZM über FinanzOnline einzubringen. Sie wählen den Ausdruck Zusammenfassende Meldung/XML. ADVOKAT erstellt einen Protokollausdruck und eine XML-Datei, zB "RA_1.2010_ZM.xml", die in FinanzOnline importiert werden kann. Im Protokollausdruck wird jede aufgenommene Rechnung einzeln aufgelistet; dies ist ideal zum Suchen von Fehlern.

Die Erstellung der ZM ändert nichts im Datenbestand und kann beliebig oft wiederholt werden.