3.11.11 Personen ohne Verwendung anzeigen

Personen ohne Verwendung anzeigen / löschen (DSGVO)
Ausgangspunkt: In ADVOKAT sind viele Personen gespeichert, die in keinem Akt, etc. vorkommen und eventuell nicht mehr gebraucht werden. Es gibt eine (neue) Funktion, diese Personen zu identifizieren. Manchmal sind die Personen absichtlich gespeichert, manchmal wird es sich um Datenleichen handeln. Diese sollten aber aufgrund der DSGVO Bestimmungen gelöscht werden.

Aus dem Suchassistent kann man eine Liste dieser Personen generieren.

Suchassistent, Reiter Personen, Menüpunkt Personen / Personen ohne Verwendung filtern

Es erscheint folgende Meldung:

Personen ohne Verwendung filtern
Zeigt eine Liste aller Personen,
die nicht mit einer Löschsperre versehen sind
und nicht zum ADVOKAT Datengrundgerüst zählen
und in keinem anderen Datensatz verwendet werden.
Das Anzeigen der Liste kann bis zu einer Stunde dauern.
Hilfe Liste anzeigen Abbrechen

Hilfe zeigt einen genauere Beschreibung an.
Liste anzeigen zeigt eine Liste aller Personen, für oben angeführte Bedingungen zutreffen.

Beim erstmaligen Ausführen der Funktion erscheint unter Umständen die Meldung:

Abb. 63: ERV-Schriftsätze auf verwendete Personen durchsuchen

In der Folge werden alle archivierten ERV-Schriftsätze auf enthaltene Personen durchsucht. Die Liste ist erforderlich für das Programm "Personen ohne Verwendung filtern (im Suchassistent)''.
Das Programm muss einmalig durchlaufen; das geht auch im Hintergrund.
Sie können jederzeit abbrechen. Beim nächsten Start wird das Programm fortgesetzt.

Dieses Programm muss einmal vollständig durchlaufen.

Personen, die nicht mit einer Löschsperre versehen sind
Bei jeder Person gibt es ein Freies Feld DSGVO / Löschsperre. Wenn hier "Ja" eingegeben ist, ist die Person mit einer Löschsperre versehen. Wenn "Nein" oder nichts eingegeben ist, ist keine Löschsperre gesetzt. Siehe Personenstamm - Freie Felder.

Personen, die nicht zum ADVOKAT Datengrundgerüst zählen
Das sind Personen mit bestimmten Kurzbezeichnungen, siehe Mitgelieferte Personendaten (Gerichte, Rechtsanwälte). Wenn Sie eine Person mit einem solchen Kürzel anlegen, wird diese zwar nicht von ADVOKAT aktualisiert, sie zählt aber doch zu den von ADVOKAT mitgelieferten Personendaten.

Personen, die als "IsBehördeRA" definiert wurden
Das sind alle Personen mit Feld Beziehung = "Behörde", "Gericht", "Rechtsanwalt", "Notar", "Institution", "Bank", "Gläubigerschutz", "Versicherung".

Personen, die in keinem anderen Datensatz verwendet werden
Es gibt sehr viele Datensätze, die auf eine Person verweisen. Beispiele sind: Aktenbeteiligte, Beteiligte bei einer Person (zB Drittschuldner, Kontaktperson), Einzahler oder Empfänger in einem Fremdgelddatensatz oder in einer Überweisung, Gläubiger in einem Insolvenzverfahren, Beteiligter in einem ERV-Schriftsatz, Freie Felder im Personenstamm oder Aktenstamm, etc.

Wenn man eine Person löscht und sie ist in einem anderen Datensatz enthalten, dann wird das Löschen verweigert und man kann eine Liste aller Datensätze anzeigen.

Warum kann die Prüfung von 'Person in Verwendung' so lange dauern?
Für jede Person muss herausgefunden werden, ob sie in irgendeinem Datensatz vorkommt. Sobald ein Vorkommen gefunden wird, wird die Suche mit der nächsten Person fortgesetzt. Die gesamte Datenbank muss also für jede einzelne Person immer wieder geprüft werden. Wenn es 10.000 Personen gibt, dann 10.000 Mal. Das dauert sehr lange.

Es ist möglich, das Generieren der Liste abzubrechen. In diesem Fall werden die bisher identifizierten Personen angezeigt.