5.7.5.5 Versionierung und Leistungen

Viele umfangreiche Schriftstücke werden in Etappen fertig gestellt. Bei idealer Arbeitsweise gibt es eine vollständige Leistungsübersicht. Jede wesentliche Überarbeitung eines Dokuments ist eine Leistung. Dies ist speziell bei Verrechnung nach Zeitaufwand erforderlich. Es kann eine verrechenbare oder eine kanzleiinterne, nicht verrechenbare Leistung sein. Nur so ist der Akt nachvollziehbar und die Zeiterfassung vollständig.

1) Ablauf Versionieren ohne Sharepoint
Folgender Ablauf wird in der Praxis häufig verwendet:
Dokument markieren > Kopieren > Einfügen > Funktion Dokument -> Leistung
Der Dokumentdatensatz wird kopiert. ADVOKAT legt automatisch eine neue Datei xxx-1.doc, xxx-2.doc, etc. an. Auf diese Weise wird eine neue Version des Dokuments erzeugt und die Kopie überarbeitet.
Anschließend wird mit der Funktion "Dokument -> Leistung" eine neue Leistung (mit dem kopierten Dokument) erzeugt.

Analog ist es auch möglich, eine Leistung mit verbundenem Dokument zu kopieren.

Hinweis: Wenn ADVOKAT aus zwei Leistungen auf zB ein PDF-Datei verweist, dann gibt es in ADVOKAT zwei Dokumentdatensätze und in beiden steht im Feld "Datei" der Pfad auf dieselbe PDF-Datei. Wenn man einen der beiden Dokumentdatensätze löscht, dann wird geprüft, ob die Datei noch mit einem weiteren Dokumentdatensatz verbunden ist. Wenn nein, wird die Datei in den Gelöscht-Ordner verschoben. Wenn ja, bleibt sie erhalten.

2) Ablauf Versionieren mit Sharepoint
Beim Arbeiten mit Sharepoint ist es sinnvoll, die automatische Versionierung zu nutzen und eine Versionenkette zu erzeugen. Das Überarbeiten einer Datei soll eine neue Version erzeugen.

Daher wird beim Kopieren eines Dokuments oder einer Leistung (mit verbundenen Dokument) nicht zwangsläufig eine neue Datei erstellt. Dies würde die Versionenkette zerstören. Vielmehr erfolgt bei Verwendung von Sharepoint eine Abfrage:

Abb. 158: "Abfrage Neue Version erstellen"

Zur bestehenden Datei eine neue Version hinzufügen:
Der Dokumentdatensatz / die Leistung mit verbundenem Dokument wird kopiert. Die ursprüngliche Datei wird verbunden. Es gibt im Ergebnis zwei Dokumentdatensätze mit Verweis auf dieselbe Datei.

Hinweis: Dokumentdatensätze, die auf dieselbe Datei verweisen, müssen sich in der ADVOKAT Aktenverwaltung, im Fenster Dokumentansicht im selben Ordner befinden.

Auf diese Weise kann man auch zu einem Dokument mehrere Leistungen erfassen (Überarbeitungen).

Hinweis: Das Verbinden einer Leistung mit einer bestimmten Version eines Dokumentes ist nicht möglich. In Sharepoint ist immer nur die letzte Version eines Dokuments sichtbar, ältere Versionen sind nur über das Fenster "Versionen..." zugänglich. Man kann zwar eine alte Version "reaktivieren", damit wird die Version unter einem anderen Namen gespeichert. Es handelt sich dann um ein eigenes Dokument außerhalb der Versionenkette.

Eine neue Datei einfügen
Der Dokumentdatensatz / die Leistung mit verbundenem Dokument wird kopiert. Zusätzlich wird eine Kopie der Datei erstellt. Es gibt im Ergebnis zwei verschiedene Dateien und keine Versionenkette.
ABER: Dokumentdatensätze, die auf dieselbe Datei verweisen, müssen sich im Fenster Dokumentansicht im selben Ordner befinden.

Möglicher Ablauf mit Sharepoint: