17.10.1 Fenster Telefonassistent

Abb. 532: Bedienelemente im Fenster Telefonassistent

(1) Infobereich
Im Infobereich wird das aktuelle Telefonat angezeigt bzw. das Telefonat, das im Telefonprotokoll markiert ist. Das Icon im Infobereich ändert sich je nach Telefonart.

(2) Iconleiste
In der Iconleiste befinden sich die wichtigsten Bedienelemente.

Icon Telefon 1
Mit dem ersten Telefonicon kann man (a) Anrufen, (b) Annehmen, (c) Auflegen (je nach Zustand)

Abb. 533: Icons für Anrufen, Annehmen, Auflegen

Icon Telefon 2
Sobald ein Telefonat hereinkommt, erscheint ein zweites Telefonicon für Ablehnen.
Sobald ein Telefonat geführt wird, erscheint ein zweites Telefonicon für Rückfrage / Rückfrage beenden.

Icon Neu
Mit dem Icon Neu kann eine Leistung, ein Termin oder ein Rückruf zu einem Datensatz im Telefonprotokoll hinzugefügt werden.

Icon Aktenvermerk
Mit diesem Icon wird ein Aktenvermerk erstellt. In der Regel soll der Aktenvermerk nicht im Akt gespeichert werden, sondern dient nur zur Vorlage an den Rechtsanwalt (Rückrufzettel). Wenn Sie den Aktenvermerk im Akt speichern wollen, können das Dokument mit einem Akt verbinden (Aktenverwaltung, Menüpunkt Dokument / Aktives Word-Dokument übernehmen).

Icon E-Mail erstellen
Ein Anwalt ist unterwegs und möchte über einen Rückruf informiert werden. Mit diesem Icon kann schnell ein E-Mail erzeugt werden. Der Betreff ist vorbelegt: "Telefonat vom Datum, Name, Nummer".

(3) Nummer

Das Feld Nummer hat mehrere Funktionen:

Bei ein- und ausgehenden Telefonaten wird die Telefonnummer des Anrufers angezeigt.
Man kann eine Nummer eingeben und auf Wählen klicken.
Man kann bei einem aktiven Telefonat eine Nummer eingeben und Verbinden.
Man kann mit dem (ersten) Listenicon den Suchassistent - Personen öffnen und dort nach einer Person und Telefonnummern suchen, Tastaturbefehl Alt+Pfeil-ab.
Man kann mit dem (zweiten) Listenicon die interne Telefonliste öffnen, Tastaturbefehl Strg+Pfeil-ab; zum Anlegen der internen Telefonliste siehe Einstellungen Telefonassistent, "Liste der Sachbearbeiter".
Wenn man im Telefonprotokoll eine Zeile anklickt, wird die Telefonnummer in das Feld Nummer übernommen. Sie kann nachbearbeitet werden.
Wenn Dynamische Suche aktiviert ist, dann wird nach Eingabe eines Namens (mindestens 3 Buchstaben) eine Liste der Telefonnummern der gefundenen Personen angezeigt. Man kann auch einen Teil einer Telefonnummer (mindestens 3 Ziffern) eingeben, dann werden alle Personen mit dieser Telefonnummer angezeigt.

Abb. 534: Fenster "Telefonassistent: Dynamische Suche im Feld Nummer"

(4) Person
Wenn die Telefonnummer einer Person zugeordnet werden kann, wird die Person angezeigt.

(5) Telefonprotokoll
Im Telefonprotokoll werden alle Telefonate angezeigt. Ein Telefonat wird nur protokolliert, wenn der Telefonassistent während des Telefonats gestartet (und verbunden) ist.

Die Telefonate sind chronologisch sortiert und nach Datum gruppiert. Mit dem +/- Symbol können Sie Tage auf- und zuklappen (Tastaturbefehl "+/-" auf der Ziffernblock).

Standardmäßig werden Ihre Telefonate der letzten 7 Tage angezeigt. Dies kann im Filter Telefonassistent eingestellt werden.

Durch Mausklick auf den Spaltenkopf können Sie die Sortierung temporär ändern (nicht in allen Spalten möglich).

Die Spalten der Liste Telefonprotokoll richten Sie so sein: Abspeichern der Fenstereinstellungen.

Es stehen folgende Spalten zur Verfügung:

Datum und Zeit
Dauer
Nummer
Person, wenn zur Telefonnummer eine Person gefunden wurde, wird die Namenskurzbezeichnung angezeigt.
Langname zur Person
Akt, wenn das Telefonat einem Akt zugeordnet wurde
L, wenn zum Telefonat eine Leistung erfasst wurde
T, wenn zum Telefonat ein Termin erfasst wurde
R, wenn zum Telefonat ein Rückruf (in Phone & Memo) erfasst
Sachbearbeiter (Kürzel)
Memo, wenn zum Telefonat eine Notiz erfasst wurde

Mit Rechtsklick auf eine Zeile wird das Kontextmenü angezeigt.

(5) Trayicon

Im Trayicon werden verschiedene Status angezeigt.

Beim Starten von ADVOKAT wird im Hintergrund auch der Telefonassistent gestartet. Dies wird im Trayicon angezeigt. Das Icon ist zuerst rot: die Verbindung zum Telefon ist (noch) nicht hergestellt.

Wenn die Verbindung zum Telefon hergestellt ist (das geschieht in den meisten Fällen automatisch), dann wird das Trayicon grün. Jetzt ist der Telefonassistent voll funktionionsfähig, ankommende und ausgehende Telefonate werden protokolliert.

Mit dem Trayicon im folgenden Bild (rot, getrennt ...) wird angezeigt, dass der Telefonassistent zwar gestartet ist, aber keine Verbindung von ADVOKAT zum Telefon besteht. Telefonate werden nicht in das Telefonprotokoll eingetragen.

Wenn man auswärts mit ADVOKAT arbeitet, kann man die Verbindung mit dem Menüpunkt Filter/Ansicht / Telefon trennen schließen. Sonst bekommt man beim Starten von ADVOKAT eine Fehlermeldung, dass die Verbindung zur Telefonanlage fehlt.

Mit dem Menüpunkt Filter/Ansicht / Telefon verbinden kann man die Verbindung wieder herstellen.