1.3 ADVOKAT Version 6.30

Ankündigung Supportende für bestimmte Produkte am 31.12.2025

1. Terminsynchronisation ADVOKAT - Outlook

Wir möchten Sie frühzeitig davon verständigen, dass der Support für das ADVOKAT Programm zur direkten Terminsynchronisation ADVOKAT - Outlook (ohne Microsoft Exchange) mit 31.12.2025 endet. Ab 01.01.2026 wird die Terminsynchronisation ADVOKAT - Outlook nur mehr via Microsoft Exchange funktionieren.

Dafür gibt es mehrere Gründe:

1. Microsoft wird diese Technik mittelfristig nicht mehr unterstützen

2. Das neue ADVOKAT Programm Terminmanager wird voraussichtlich Mitte des Jahres 2025 eingeführt. Eine Zeitlang werden der alte und neue Terminmanager parallel funktionieren. Das neue Programm bietet wesentlich mehr Möglichkeiten und erfordert eine andere Datenhaltung. Ende 2025 wird der alte Terminmanager eingestellt und die Daten werden konvertiert. Ab dann ist für die Terminsynchronisation Microsoft Exchange Voraussetzung.

Sofern Sie betroffen sind, wird ADVOKAT ab Jänner 2025 beim Programmstart fallweise eine Meldung anzeigen. Bitte nehmen Sie in diesem Fall frühzeitig Kontakt mit Ihrem IT-Betreuer auf.

Details zur Terminsynchronisation

Es gibt in ADVOKAT zwei Arten der Synchronisation von ADVOKAT Terminen mit Microsoft Outlook (und in weiterer Folge mit Mobilgeräten):

1. Synchronisation ADVOKAT - Outlook via Microsoft Exchange

Diese Variante ist im ADVOKAT Technisches Handbuch hier beschrieben: https://advokat.atlassian.net/wiki/x/F4ixAg

ADVOKAT unterstützt dabei 3 Varianten:

• Synchronisation mit Microsoft Exchange

• Synchronisation mit Exchange Online

• Synchronisation mit Hosted Exchange

Eine dieser 3 Varianten ist beim größten Teil der ADVOKAT Anwender im Einsatz und funktioniert seit Jahren ohne besondere Probleme. Hier ändert sich nichts.

1. Direkte Synchronisation ADVOKAT - Outlook

Diese Variante gibt es als manuelle Synchronisation durch Aufruf aus dem Terminmanager mit dem Menüpunkt Bearbeiten > Mit Outlook synchronisieren. Das Programm kann aber auch automatisch im Hintergrund laufen.

Diese Variante ist im ADVOKAT Technisches Handbuch hier beschrieben: https://advokat.atlassian.net/l/cp/06xbpEFP

Sie ist veraltet und wird ab 31.12.2025 nicht mehr funktionieren. Das heißt, Sie müssen mittelfristig auf die Variante 1 umsteigen.

Wie erfolgt der Umstieg von direkter Outlook-Synchronisation auf Exchange-Synchronisation

Unseres Wissens verwenden die meisten Kunden derzeit bereits Microsoft 365 Business Basic Plan (https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products). Somit ist Exchange bereits vorhanden, auch wenn es vielleicht nicht verwendet wird.

Die Installation von Exchange kann von Ihrem IT-Betreuer eigenständig oder mit Hilfe von ADVOKAT Professional Service erfolgen. In unseren Anleitungen ist der Umstieg detailliert beschrieben. Der Aufwand beträgt wenige Stunden.

Es sind drei Schritte notwendig:

1. Deinstallation Synchronisation mit Microsoft Outlook, siehe https://advokat.atlassian.net/wiki/x/foqxAg

2. Installation Synchronisation mit Microsoft Exchange, siehe https://advokat.atlassian.net/wiki/x/v4mxAg

3. Übernahme der Einstellungen, siehe https://advokat.atlassian.net/l/cp/LVVdX8A6

4. Supportende für ältere Microsoft Produkte

Mit 31.12.2025 endet der Support seitens ADVOKAT für folgende Microsoft Produkte:

1. Microsoft Windows Server 2012/R2 Supportende am 10.10.2023

2. Microsoft SQL Server 2012 SP3 Supportende am 12.07.2022

3. Microsoft SQL Server 2014 SP2 Supportende am 09.07.2024

In der Regel supportet ADVOKAT Microsoft Produkte 6 Monate über das Supportende von Microsoft hinaus. Beachten Sie bitte, dass bei Einsatz der obigen Microsoft Produkte eine Migration erforderlich ist. Die notwendigen Informationen dazu finden Sie in folgenden Kapiteln von ADVOKAT Technisches Handbuch:

• ADVOKAT auf einen anderen Fileserver migrieren

• ADVOKAT auf einen anderen Datenbankserver migrieren

Bitte leiten Sie diese Nachricht an Ihren IT-Betreuer weiter.

Dokumentverwaltung mit Sharepoint Online

ADVOKAT unterstützt ab der Version 6.30 Microsoft Sharepoint Online. Dies ist ein wichtiger Schritt im Rahmen der langfristigen Cloudstrategie von ADVOKAT und im Hinblick auf mobiles Arbeiten.

Microsoft SharePoint Online ist eine Alternative zum Speicherort von Dokumenten im Windows-Dateisystem. Die Dokumente liegen dabei nicht am lokalen PC oder Kanzleiserver, sondern in der Cloud von Microsoft. Dort abgelegte Dokumente können mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) geöffnet und bearbeitet werden (am Desktop oder Notebook) und zusätzlich auch im Internetbrowser oder mit Mobil-Apps (am Tablet oder Handy). SharePoint Online ist in die Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, Teams, etc. integriert.

SharePoint Online bietet einige Vorteile, die auch für Rechtsanwälte und Kanzleien interessant sein können:

• Co-Authoring: SharePoint Online ermöglicht es Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Wenn eine Kanzlei für die interne Kommunikation Microsoft Teams verwendet, dann ist SharePoint Online bestens angebunden.

• Dokumente teilen: Man kann Dokumente teilen – auch mit einem Klienten – und dabei dem Empfänger definierte Rechte einräumen (Lesen, Schreiben, Drucken, Freigabe mit einem Ablaufdatum).

• Versionierung: SharePoint Online ermöglicht die Versionierung von Dokumenten und eine lückenlose Nachverfolgung von Änderungen.

• Suchfunktionen: SharePoint Online verfügt über eine integrierte Volltextsuche.

• Zugriffsberechtigungen: SharePoint Online ermöglicht es, Berechtigungen auf Dokumenten- und Ordnerbasis individuell anzupassen. Es gibt eine Vielzahl von Berechtigungen (Lesen, Drucken, Kopieren, Ändern, etc.).

• Mobilität: Mit SharePoint Online sind Dokumente mobil (auf unterschiedlichen Plattformen) zugänglich.

Ein Teil von Microsoft SharePoint Online ist OneDrive. Damit können Sie Dateien auch ohne Internetverbindung bearbeiten. Sie können Dateien oder Ordner in SharePoint Online als "offline" markieren, dann werden sie auf die lokale Festplatte Ihres Notebooks gespiegelt. Wenn Sie ein Offline-Dokument am Notebook bearbeiten, wird es mit SharePoint Online in der Cloud synchronisiert. Wenn Sie keine Internetverbindung haben, passiert das bei nächster Gelegenheit.

Ein Benutzer kann beispielsweise auf seinem Desktop im Büro mit der Bearbeitung eines Office-Dokuments beginnen, es auf dem Heimweg auf seinem Tablet anzeigen und am Abend auf seinem iPad weiterarbeiten. Und wenn Sie vergessen, das Dokument im Büro zu schließen, dann löst Microsoft auch die Synchronisierung bei konkurrierender Bearbeitung von Office Dokumenten recht gut.

ADVOKAT unterstützt SharePoint Online für die Ablage von Dokumenten. Sie können pro Akt definieren, dass die enthaltenen Dokumente in SharePoint Online abgelegt werden.

• Wenn Sie bei einem Akt die Einstellung Dateiablage auf "SharePoint Online" ändern, werden alle Dokumente dieses Akts in die Cloud verschoben.

• Wenn Sie bei einem Akt die Einstellung Dateiablage auf "Windows-Dateisystem" zurückändern, werden alle Online-Dokumente auf den lokalen Server zurückgeholt.

• Diese Einstellung kann (aktuell) nur für alle Dokumente in einem Akt getroffen werden. Für einzelne Dokumente ist das nicht möglich.

• Manche Kanzleien arbeiten primär mit einem Cloudspeicher. ADVOKAT bietet eine Systemeinstellung, dass die Standardeinstellung für alle neuen Akten "SharePoint Online" ist.

ADVOKAT unterstützt in der Aktenverwaltung die meisten dokumentbezogenen Funktionen auch mit SharePoint Online. Dazu gehören:

• Dokument erstellen

• Dokument als E-Mail versenden

• Dokument als Anlage zu einem ERV Schriftsatz hinzufügen

• ERV Schriftsatz als PDF im Akt speichern

• E-Mail Anlagen als Dokumente einfügen

• Office Dokumente aus dem Akt in der Desktop-App öffnen und bearbeiten

Es gibt aber auch Einschränkungen, die in der cloudbasierten Arbeitsweise liegen. Teilweise ist eine Umstellung der Arbeitsweise erforderlich.

Weitere Informationen finden Sie unter ADVOKAT Sharepoint Online.

ERV
LVwG Kärnten - ERV-Anbindung
Das LVwG Kärnten hat mitgeteilt, dass es ab sofort unter dem ADVM-Code Z017401 über den ERV erreichbar ist. Die Bekanntmachung finden Sie hier: https://lvwg-ktn.gv.at/einbringungsmoeglichkeiten. Die ADVOKAT Namenskurzbezeichnung ist "G-LVK".
Zur Installation des ERV Codes bitte ADVOKAT Adressen aktualisieren.

eTHB der RAK NÖ, OÖ, S, K (neue Version 1.4, Statut 2025)

Die eTHB Schnittstelle in der Version 1.4 wird wie folgt wirksam:

Drittfinanzierer
Drittfinanzierer wünschten eine Möglichkeit zu prüfen, ob die von ihnen finanzierten Treuhanderlage widmungsgemäß verwendet werden. Drittfinanzierer haben nunmehr die Möglichkeit, direkt von der RAK von einer Registrierung und Beendigung einer Treuhandschaft informiert zu werden und Kontoauszüge von der Treuhandbank anzufordern.

Hinweis:
Die RAK denkt hier an institutionelle Drittfinanzierer und nicht an private Geldgeber. Es wird vorausgesetzt, dass der Drittfinanzierer am ERV teilnimmt. (Statut 5.10, 8.4, 10.1, 13.2)

Voraussetzung für Drittfinanzierer
Der Drittfinanzierer muss schriftlich unter Angabe eines ADVM-Codes (Z-Code) die

• Verständigung von der Treuhandschaft (Registrierung bei der RAK) sowie

• der Freigabe der Kontoauszüge (Entbindung vom Bankgeheimnis)

beim Treuhänder anfordern.

Verpflichtungen Treuhänder
Der Treuhänder hat die Anforderung des Drittfinanzierers per Erstmeldung (bzw. nachträglich per Änderungsmeldung zur Erstmeldung) der Rechtsanwaltskammer zu melden.

Der Treuhänder ist verpflichtet, im Treuhandvertrag das treuhandkontoführende Kreditinstitut vom Bankgeheimnis gegenüber dem Drittfinanzierer hinsichtlich der Ein- und Auszahlungen auf bzw. vom Anderkonto zu entbinden und mittels Kontoverfügungsauftrag das treuhandkontoführende Kreditinstitut zu informieren (Statut 10.1).

Der Drittfinanzierer wird in ADVOKAT bei der Erstmeldung (bzw. bei der Änderungsmeldung zur Erstmeldung) im Reiter Personen mit der Rolle "Drittfinanzierer" erfasst. Bei dieser juristischen Person muss verpflichtend ein ERV-Code im Personenstamm erfasst sein. Fehlt der ERV-Code, wird bei der Prüfung folgender Fehler ausgegeben:
Beim Drittfinanzierer 'Bank1' fehlt der ERV-Code

Abb. 1: Fenster "ERV Beteiligte Personen"

Im Reiter Sonstige der ERV Meldung wurden zwei Optionen hinzugefügt:

• Mit "Drittfinanzierer Verständigung" wird die Verständigung des Drittfinanzierers durch die RAK angefordert.

• Mit "Drittfinanzierer Kontoauszug" wird die Treuhandbank informiert (Szenario 4) und am Kontoverfügungsauftrag unter Punkt 5. Zustimmungserklärung der Treugeber auch der Drittfinanzierer angeführt.

Abb. 2: Reiter "Sonstige" bei einer "Erstmeldung" und "Änderungsmeldung zur Erstmeldung"

Auszug aus dem gedruckten KVA:
5. Zustimmungserklärung der Treugeber
Die Treugeber stimmen dem Kontoverfügungsauftrag des Kontoinhabers (Treuhänders) ausdrücklich zu.
Den Treugebern sowie den Drittfinanzierern ist vom Kreditinstitut nach jeder Buchung ein weiterer Auszug zu übermitteln.

Verpflichtungen Rechtsanwaltskammer als Meldestelle
Die Rechtsanwaltskammer informiert den Drittfinanzierer mittels ERV Direktzustellung über die Registrierung sowie den Abschluss einer Treuhandschaft und legt die Daten des Grundgeschäfts einschließlich des Treuhanderlags und die Treugeber offen.

Grundgeschäft
Es werden eigene Felder für das Grundgeschäft eingeführt. Das Statut sieht das verpflichtend vor. Im Reiter Treuhandkonto gibt es dafür die Felder Art und Sonstige Text. Bei Art kann ausfolgenden Werten ausgewählt werden.

• Kaufvertrag

• Ausgleichszahlung

• Vermögensübernahme

• Sonstige - Sonstige Text (Text bis 100 Zeichen)

Abb. 3: Reiter "Treuhandkonto" bei einer "Erstmeldung" und "Änderungsmeldung zur Erstmeldung"

Vertreter
Aufnahme eines persönlichen Vertreters bei Treugebern (entspricht der Rolle im Grundbuch).

• Bei einem minderjährigem Treugeber muss ein persönlicher Vertreter angegeben werden.

• Ein persönlicher Vertreter muss eine natürliche Person sein.

• Ist ein Vertreter angegeben, erfolgt die Benachrichtig von der RAK an den Vertreter und nicht an den Treugeber.

• Sofern ein Vertreter über eine E-Mailadresse verfügt, ist der Rechtsanwalt laut Statut verpflichtet, diese im Rahmen der Erstmeldung bekanntzugeben (siehe Treugeber und Begünstigte (eTHB), Überschrift "E-Mail-Adresse").

• Der Vertreter erhält keinen eigenen Auskunftscode, der Auskunftscode des Treugebers auf dem gedruckten Informationsblatt, gilt auch für den Vertreter.

Hinweis:
Allfällige Vertreter sind auch in der Meldung "Kontoverfügungsauftrag" enthalten, werden aber am Kontoverfügungsauftrag nicht angedruckt.

Abb. 4: Fenster "ERV Beteiligte Personen"

Reduktion der Papierformulare
Die Formulare wurden für Treuhandmeldungen nach Statut 2025 reduziert auf:

• Informationsblatt (Beilage ./1),

• Kontoverfügungsauftrag (Beilage ./2)

Kontoverfügungsaufträge
Die Formulare für den Kontoverfügungsauftrag (Beilage ./3, ./3a und ./4) wurden auf ein Formular Kontoverfügungsauftrag (Beilage ./2) reduziert. Das neue Formular muss für alle Treuhandschaften mit dem Statut 01.01.2025 verwendet werden.

Anpassung des Kontoverfügungsauftrags

• Anpassung des Kontoverfügungsauftrags an PSD3, d.h. der Begünstigte muss Inhaber des per Kontonummer/IBAN bekanntgegebenen Kontos sein.

• Entbindung des Bankgeheimnisses gegenüber Drittfinanzierer.

Hinweis: Für Treuhandschaften mit einem älteren Statut sind weiterhin die eTHB 2022 bzw. eTHB 2023 Formulare zu verwenden.

Treuhandschaften nur mehr elektronisch
Die Möglichkeit zur Ausnahmegenehmigung, Treuhandschaften nicht elektronisch melden zu
müssen, entfällt (Statut 7.8.5).

Übernahmeerklärungen
Reduktion der Begründungen von Übernahmeerklärungen auf Einzel- und Gesamtrechtsnachfolge.
Legistische Anpassungen, insbesondere Klarstellungen von Bestimmungen (Statut 8.1, 9.7).

Mehr in ERV Treuhandbuch (eTHB der RAK NÖ, OÖ, S, K)