7.13 Umbuchen von Fremdgeld auf Erlöse

Öfters soll Fremdgeld nicht weiterüberwiesen, sondern (in diesem oder einem anderen Akt desselben Klienten) für noch nicht verrechnete Leistungen einbehalten werden. An den Klienten werden Sie einen Brief schreiben: "Vom Schuldner XY ist im Akt A Fremdgeld in der Höhe von 1.000,00 eingelangt. Ihr Einverständnis vorausgesetzt, erlaube ich mir, 700,00 an Sie weiterzuüberweisen und 300,00 für bereits erbrachte Leistungen (im Akt B) einzubehalten ... / auf die Honorarnote vom .... anzurechnen."

Der Fremdgeldeingang muss also auf Erlöse USt-frei oder USt-pflichtig umgebucht werden. Dazu stellen sie sich in der Fremdgeldliste auf den Eingang und wählen den Menüpunkt Bearbeiten / Umbuchen auf Erlöse. Der Menüpunkt ist nur wählbar, wenn Sie auf einem Eingang stehen. Es ist auch möglich, mehrere Fremdgeldeingänge zu markieren und diese gemeinsam auf Erlöse umzubuchen.

Der nicht weitergeleitete Fremdgeldbetrag wird entweder im Akt auf eine noch offene Honorarnote angerechnet oder als offener Posten (Akonto) eingetragen.

Nach Auswahl des Menüpunktes Umbuchen auf Erlös erscheint folgendes Fenster:

Abb. 207: Fenster "Umbuchen auf Erlöse 1"

Akt
Pflichtfeld. Liste mit Alt+Pfeil-ab. Der aktuelle Akt wird vorgeschlagen. Der Fremdgeldbetrag kann aber auch in einen anderen Akt als Zahlungseingang (Akonto) übertragen werden.

Person
Pflichtfeld. Welche Person soll als Einzahler des Akontos eingetragen werden. Vorgeschlagen wird der Klient1.

Betrag
Der umzubuchende Betrag wird vorgeschlagen. Wenn man mehrere Fremdgeldeingänge markiert hat, wird die Summe vorgeschlagen.

Betreff
Das Feld Betreff der beiden Datensätze, die durch die Umbuchung generiert werden, kann hier definiert werden.

Protokoll drucken
Druckt ein Buchungsprotokoll für den Zahlungsausgang. Die Vorlagen befinden sich im Verzeichnis "...\Advokat\Daten\Vorlagen\FG". Zum Ändern und Erstellen siehe Word-Vorlagen (Formulare).

Übernahme in Buchhaltung
Abhängig von dieser Einstellung wird ein Buchungsvorschlag in die Buchungszwischendatei geschrieben. Siehe Automatische Buchungen.

Kostenstelle
Kostenstellen für die Übernahme in die Buchhaltung.

Als nächstes öffnet sich das Fenster Offener Posten - Zahlungseingang. Der Fremdgeld-Eingang kann entweder auf eine bestehende Honorarnote angerechnet werden, oder es kann eine neue Akontozahlung eingebucht werden. Mit der Eingabe von "." kann der jeweilige Restbetrag vorgeschlagen werden. Es muss nicht der gesamte Zahlungseingang auf Erlöse umgebucht werden.

Abb. 208: Fenster "Umbuchen auf Erlöse 2"

OK
Beim Speichern wird im Fremdgeld ein Ausgang eingetragen mit heutigem Datum und Betreff "Umbuchung Fremdgeld auf Erlöse". Im angegebenen Akt wird ein offener Posten gebildet.

Achtung:
Wenn es für den Fremdgeldeingang bereits einen Ausgangsvorschlag gibt, wird dieser durch eine Umbuchung nicht automatisch vermindert. Sie müssen ihn manuell anpassen.

Sonderfall: nicht passender Buchungsvorschlag von ADVOKAT
Ausgangssituation: In einer Kanzlei wird mit der Anderkontenregelung gearbeitet. Fremdgeld geht am Anderkonto ein. Es wird auf FG für den Klienten gewidmet.
Nun überlegt es sich die Kanzlei anders und will das Fremdgeld nicht an den Klienten weiter überweisen, sondern umbuchen auf Erlöse.

Dafür kann man den Menüpunkt Bearbeiten / Umbuchen auf Erlöse nicht verwenden, denn dieser macht den Buchungsvorschlag: Umbuchung 9100 / 4020 oder 4000 oder 9110, der in diesem Fall nicht passt.
Richtigerweise muss das Geld vor der Umbuchung physisch vom Anderkonto auf das Ordinariokonto überwiesen werden.

Diesen Fall löst man daher richtig wie folgt:
Sie ändern zuerst den Ausgangsvorschlag von Empfänger KLIENT in Empfänger RA und führen dann die Überweisung auf das Kanzleikonto durch.
Sie warten auf den Geldeingang am Kanzleikonto. Dieser erfolgt wahrscheinlich am nächsten Tag.
Dann erfassen Sie im Akt einen Zahlungseingang 'Honorar-/Akontoeingang) mit dem überwiesenen Betrag.