13.9.4.2 USt-Verprobung für Bilanzierer

Die Auswertungen für den EA-Rechner (USt-Verprobung für EA-Rechner) sind auch für Bilanzierer geeignet, die USt nach vereinbarten Entgelten abführen.

Bei einem Bilanzierer, mit USt-Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten, ist es schwieriger. Beim Verbuchen der Rechnung werden zwar die Erlöse verbucht, aber die USt noch nicht abführt. Diese wird auf ein USt-Wartekonto gebucht und erst anlässlich der Zahlung auf das Konto 3500 umgebucht. Andererseits entstehen Erlöse auch aus Schuldnerzahlungen, die sofort erlös- und ustwirksam verbucht werden und nicht über das Kundenkonto laufen.

ADVOKAT stellt zwei Ausdrucke zur Verfügung:

1. Auswertung / Umsatzsteuer-Verprobung je Kundenkonto

Dieser Ausdruck ist einfach, aber auch weniger aussagekräftig. Es handelt sich um eine Auswertung aller Buchungen auf Kundenkonten im angegebenen Zeitraum. Jedes Kundenkonto ist eine Zeile. In den Spalten steht der jeweilige Teilbetrag pro USt-Satz (brutto).

BU2010  Umsatzsteuer - Verprobung je Konto  1/1

Die Auswertung zeigt, dass für den Kunden A 1.044 an Kundenforderungen offen sind, davon sind 852 USt-pflichtig (inkl. USt). Daraus folgt, dass sich für A ein USt-Betrag von 852 / 6 = 142 am USt-Wartekonto befinden muss.

Wichtig:
Voraussetzung ist, dass die Saldovortragsbuchungen getrennt je USt-Satz gemacht worden sind. In der Vergangenheit hat ADVOKAT USt-pflichtige und USt-freie Teile in einer Saldovortragsbuchung summiert. Eine rückwirkende Auftrennung ist automatisch nicht möglich. Wenn Sie den obigen Ausdruck verwenden wollen, müssen Sie die Aufteilung einmalig händisch für alle offenen Forderungen und Akontozahlungen vornehmen.

2. Auswertung / Umsatzsteuer-Verprobung je Akt

Dieser Ausdruck ist aussagekräftiger. Für die richtige Erstellung müssen aber zwei Voraussetzungen gegeben sein:

1. Voraussetzung ist, dass die Saldovortragsbuchungen getrennt je USt-Satz gemacht worden sind. In der Vergangenheit hat ADVOKAT USt-pflichtige und USt-freie Teile in einer Saldovortragsbuchung summiert. Eine rückwirkende Auftrennung ist automatisch nicht möglich. Wenn Sie den Ausdruck verwenden wollen, müssen Sie die Aufteilung einmalig händisch für alle offenen Forderungen und Akontozahlungen vornehmen. Siehe dazu unten.

2. Bei allen Buchungen am Kundenkonto und auf den Konten 3515 und 3500 muss eine Aktzuordnung vorhanden sein. Wenn Voraussetzung 2 nicht gegeben ist, werden die Zahlen pro Akt nicht stimmen. Immerhin aber werden die Summenzeilen stimmen.

BU2010  Umsatzsteuer - Verprobung je Akt  1/1

Erklärung der Spalten:

In Spalte 0 wird jeder Akt angeführt, für den es auf den betroffenen Konten eine Buchung gibt. Wenn es für einen Akt Buchungen mit mehreren USt-Sätzen gibt, dann gibt es für einen Akt eine Summenzeile und mehrere Subzeilen mit den Werten je USt-Satz (0%, 10%, 20%). Alle Buchungen ohne Aktenbezug werden in den ersten Zeilen aufsummiert.

In der Spalte 1 finden sich die Saldovortragsbuchungen der Kundenforderungen. Das sind alle Buchungen auf Kundenforderungen (Kat20) mit Gegenkonto 9900.

In der Spalte 2 steht der USt-Betrag zur Spalte 1. Aus allen Buchungen der Spalte 1 wird der USt-Betrag errechnet. Hinweis: Der USt-Satz wird nicht aus der Buchung am Konto 20xx entnommen (weil es bei Sammelbuchung dort keinen USt-Satz geben kann), sondern aus der Gegenbuchung auf Konto 9900.

In der Spalte 3 finden sich die gesamten Erlösbuchungen des laufenden Jahres (Kat40), egal ob diese durch Buchen einer Kundenforderung oder durch Buchen eines Zahlungseinganges direkt gegen Erlös (Schuldnerzahlung) entstanden sind. In diesem Betrag steckt also auch die Summe aller Forderungsbuchungen der Periode.

In der Spalte 4 steht der USt-Betrag zur Spalte 3.

In der Spalte 5 steht der Endsaldo der Kundenforderungen (Kat20).

In der Spalte 6 steht der USt-Betrag zur Spalte 5. Das ist die USt aus den noch nicht vereinnahmten Forderungen abzüglich der USt aus den Zahlungen. Dieser Betrag muss sich auch am USt-Wartekonto wiederfinden.

In der Spalte 7 steht der Saldo aus dem Konto 3515 wie immer aufgegliedert nach Akten.

In der Spalte 8 steht die Summe aus den Spalten 2 minus 6 plus 4, also
USt aus Startsaldo Kundenforderungen - USt aus Endsaldo Kundenforderungen + USt aus laufenden Erlösen = abzuführende USt. Dieser Betrag muss sich auch am USt-Konto 3500 wiederfinden.

In der Spalte 9 steht der Saldo aus dem Konto 3500 wie immer aufgegliedert nach Akten.

USt-Verprobung 1
Die Spalte 6 muss mit der Spalte 7 übereinstimmen.
Hinweis: Solange das Kundenkonto für einen Akt nicht ausgeglichen ist, werden Centdifferenzen bis zu 4 Cent in den Spalten 6 und 7 nicht angezeigt.

USt-Verprobung 2
Die Spalte 8 muss mit der Spalte 9 übereinstimmen.

USt-Verprobung 3
Wenn die Spalte 5 Null ist, dann muss auch die Spalte 7 Null sein.

Beispiele:
1. Der Startsaldo der Kundenforderungen für Akt1 ist 1.200 (USt 200). Diese werden bezahlt. Es kommen keine Kundenforderungen dazu. Der Endsaldo der Kundenforderungen ist 0. Spalte 6 und 7 muss 0 sein. Es gibt Erlöse aus Schuldnerzahlungen von 600 (USt 100). Dann ist die abzuführende USt 200 + 100, Spalte 8 und 9 = 300.

2. Der Startsaldo der Kundenforderungen für Akt2 ist 0. Es entstehen Kundenforderungen von 1.200 (USt 200). 900 (USt 150) werden bezahlt. Der Endsaldo der Kundenforderungen ist 300 (USt 50). Spalte 6 und 7 muss 50 sein. Es gibt Erlöse aus Schuldnerzahlungen von 600 (USt 100). Dann ist die abzuführende USt 200 - 50 + 100 = 250, Spalte 8 und 9 = 250.

2a. Auswertung / Umsatzsteuer-Verprobung je Akt eingeschränkt

Dies ist derselbe Ausdruck wie oben Punkt 2. Es werden aber nur die Akten angedruckt, die nicht stimmen, also Spalte 6 ≠ Spalte 7 oder Spalte 8 ≠ Spalte 9 oder Spalte 5 = Null und Spalte 7 ≠ Null.

Außerdem werden Centdifferenzen bis zu 4 Cent in den Spalten 6 und 7 nicht angezeigt, solange das Kundenkonto für einen Akt nicht ausgeglichen ist.

Begründung:
In der USt-Berechnung mit Forderungs- und Zahlungsbuchungen treten Centdifferenzen laufend auf.

Beispiel:

Der Akt scheint in der USt-Verprobung nicht auf, weil in der Spalte 6 und 7 dieselben Beträge stehen.

Jetzt kommt es zu einem Saldovortrag in das neue Buchungsjahr:

Nun würde der Akt in der USt-Verprobung aufscheinen, weil in der Spalte 6 und 7 unterschiedliche Beträge stehen. Allerdings unterdrückt ADVOKAT diesen Akt, solange die Centdifferenz unter 5 Cent liegt und solange am Kundenkonto für diesen Akt ein Saldo offen ist.

Ein weiteres Beispiel mit einem Saldo von Null am Kundenkonto:

Der Akt scheint in der USt-Verprobung auf, obwohl in der Spalte 6 und 7 dieselben Beträge stehen. Wenn der Saldo aller Buchungen auf einem Kundenkonto (pro Akt) Null ist, dann muss auch der Saldo auf dem Konto 3515 Null sein.

Die Buchhaltung muss solche offenen Centdifferenzen am Konto 3515 manuell auf ein Aufwandskonto "Cent-Ausgleich" ausbuchen. Wenn das nicht geschieht, dann wird nach einem Saldovortrag in das nächste Buchungsjahr am Konto 3515 ein Saldo von 0,01 vorgetragen, obwohl der Akt voll bezahlt ist.

Voraussetzungen

Problem 1: Saldovorträge auf Kundenkonten
Bis zum Jahr 2011 wurden in der ADVOKAT Buchhaltung die Saldovorträge für Forderungen zwar aktbezogen, aber ohne USt-Satz gebucht. Das erzeugt für die USt-Verprobung Folgeprobleme.

1. Angenommen eine Rechnung aus 2009 wird nicht bezahlt und in das Jahr 2010 vorgetragen - wohlgemerkt ohne Aufteilung in USt-pflichtig und USt-frei.

2. Wenn auf diesem Kundenkonto Ende 2010 immer noch ein Saldo offen ist, kann ADVOKAT nachträglich die Aufteilung in USt-pflichtig und USt-frei nicht mehr vornehmen. Das Problem wird auch bei einem weiteren Saldovortrag in das Jahr 2011 weitergetragen und die USt-Verprobung ist nicht machbar!

3. Das Problem kann nur gelöst werden, indem man den Saldovortrag am Kundenforderungskonto einmal manuell richtig in USt-pflichtige und USt-freie Teile aufteilt.

4. Dies ist für jeden Akt einzeln zu machen, weil sonst die Auswertung nicht aktbezogen möglich ist. Es muss also pro Akt einen Saldovortrag am Kundenforderungskonto geben. Dieser muss aufgeteilt sein in USt-pflichtig und USt-frei.

5. Nur in folgendem Fall erledigt sich das Problem von selbst: Wenn die Rechnung aus dem Jahr 2009 im Jahr 2010 bezahlt wird und es gibt in diesem Akt Ende 2010 keinen offenen Saldo mehr, dann gibt es keinen Saldovortrag in das Jahr 2011. Dann hat sich das Problem aufgelöst.

Problem 2: Saldovorträge USt-Wartekonto
Bis zum Jahr 2011 wurden in der ADVOKAT Buchhaltung die Saldovorträge für das USt-Wartekonto 3515 in einer Summe gemacht und nicht aktbezogen. Das erzeugt für die USt-Verprobung Folgeprobleme.

1. In der Auswertung USt-Verprobung je Akt kann die Spalte 7 nicht aktbezogen ausgeworfen werden. Die Summe der Spalte 7 in der Auswertung wird zwar stimmen, aber nicht die Aufteilung in die Akten. Eine Kontrolle des USt-Wartekontos auf Aktebene ist somit nicht möglich.

2. Das Problem kann nur gelöst werden, wenn es am USt-Wartekonto jede Buchung aktbezogen gibt.

Problem 3: Unterschiedliche Akten in einer Buchung
Der Ausdruck Umsatzsteuer - Verprobung ermittelt Summen pro Akt. Dies setzt voraus, dass in der gesamten Buchung (Hauptbuchung und alle Gegenbuchungen) derselbe Aktbezug vorhanden ist. Manche Kanzleien geben allerdings bei einer Sammelbuchung, die mehrere Akten betrifft, in einer Buchung unterschiedliche Aktbezüge ein. In anderen Auswertungen mag das kein Problem darstellen, die USt-Verprobung jedoch kann den Akt nicht mehr richtig zuordnen.

Vermeiden kann man dieses Problem nur, wenn man eine Sammelbuchung, die mehrere Akten betrifft, in mehrere selbständige Buchungen auflöst.

Hilfsfunktion "Aufteilung USt-pflichtig/USt-frei"

Die Hilfsfunktion "Aufteilung USt-pflichtig/USt-frei" löst die beiden oben angeführten Probleme.

Sie stellen sich in der Buchungsliste auf eine Saldovortragsbuchung 20xx | 9900 und wählen die Funktion Bearbeiten / Aufteilung USt-pflichtig / USt-frei. Es öffnet sich folgendes Fenster.

Abb. 429: Fenster "Aufteilung USt-pflichtig / USt-frei"

Oben sieht man das Forderungskonto und den Saldo. Unten kann der Saldo auf Teilbeträge mit verschiedenen USt-Sätzen aufgeteilt werden. Eine Änderung des Saldos ist nicht möglich.

Beim Start der Funktion wird der Betrag meist bei USt-Satz 0 % vorgeschlagen, weil in einer Saldovortragsbuchung vorerst kein USt-Satz steht. Man kann den Betrag oder einen Teilbetrag bei zB 20 % eintragen, 0% wird automatisch vermindert.

Dazu muss man "wissen" wie sich der Betrag zusammensetzt, dh die Rechnungen zur Hand nehmen. Wenn Sie mit OK bestätigen, korrigiert Advokat die Saldovortragsbuchung anhand der eingegebenen Beträge.

Vorher hat die Buchung wie folgt ausgesehen:

Jetzt entsteht am Konto 9900 eine weitere Gegenbuchung (Unternummer) für den USt-pflichtigen Teil, der USt-freie Teil wird reduziert:

Hinweis: Es wird nicht der Saldovortrag am Konto 2000 in Teilbeträge zerlegt, sondern die Buchung am Gegenkonto 9900. Am Konto 2000 bleibt der Saldovortrag in Summe stehen.

Zusätzlich löst ADVOKAT aus der Sammelbuchung am Konto 3515 den aktbezogenen Teil heraus.

Ergänzung zu oben:

Der Saldo am Konto 3515 bleibt trotz der neuen Buchung für Akt1 konstant, weil dafür eine Buchung ohne Aktbezug um diesen Betrag vermindert wird.

Nur wenn ADVOKAT keine Buchung am Konto 3515 ohne Aktbezug findet, kommt die Meldung:
Achtung: Der Saldo von 3515 wird um den Betrag von EUR 20,00 verändert.

Das ist zB der Fall, wenn es keine Saldovortragsbuchungen für 3515 gibt.

Hinweis: Es wird vorausgesetzt, dass das Saldovortragskonto 9900 ist. Wenn es ein anderes Konto 99xx sein sollte, dann wird die geänderte Buchung automatisch auf das Konto 9900 geschrieben. Grundsätzlich unterstützt ADVOKAT nur 9900 als Saldovortragskonto.

Wichtig:
Nach der Anwendung der Funktion Aufteilung USt-pflichtig/USt-frei für alle Kundenkonten und für alle Akten muss der Saldo am USt-Wartekonto 3515 stimmen. Dann haben Sie alle offenen Forderungen kontrolliert und in USt-pflichtige und USt-frei Teile unterschieden.

Wenn jetzt der Saldo am Konto 3515 nicht mit der Bilanz übereinstimmt, stimmt der Betrag in der Bilanz nicht. Dann muss die Differenz nach Rücksprache mit dem Steuerberater auf Aufwand oder Erlöse ausgebucht werden.