4.5.3 Controlling (Extended) Kalkulation konfigurieren

Damit die Controllinginformationen laufend errechnet werden ist es einmalig notwendig ein Programm einzurichten, welche diese Kalkulation durchführt.
Dies funktioniert im Gegensatz zu Lösungen wie beispielsweise ADVOKAT Synchronisation, ADVOKAT Volltextsuche oder ADVOKAT mobil nicht als Teil von AdvoAll.

Es muss stattdessen in der Aufgabenplanung des Betriebssystems eine Aufgabe eingerichtet werden. Dies kann entweder auf einem Arbeitsplatz oder einem Server erfolgen.
Wir empfehlen die Einrichtung auf einem Server, da diese Variante zuverlässiger ist und die Aufgabe zu jeder Uhrzeit automatisch ausgeführt werden kann.

Die Voraussetzungen sind gleich wie jene von AdvoAll, siehe Kapitel AdvoAll Voraussetzungen. Man benötigt einen Benutzer (Domänenbenutzer, sonst lokalen Benutzer), unter dessen Kontext die Aufgabe betrieben wird.
Wir empfehlen die Einrichtung eines Windows-Benutzerkontos (Domänenbenutzer falls Domäne) genannt "svc_advokat" oder ähnlich. Existiert ein solches Benutzerkonto bereits – weil AdvoAll im Einsatz ist – so sollte dieser verwendet werden.

Vorgehensweise

1. Kontaktieren Sie das ADVOKAT Business Development per Helpdesk (Ticketsystem) oder per E-Mail unter service@advokat.at.

   • Fragen Sie die Bereitstellung der Datei "ControllingCalculation.exe" an. Kopieren Sie die Datei nach "C:\Program Files (x86)\Advokat".
     
     

2. Navigieren Sie per Windows Explorer zu "C:\Program Files (x86)\Advokat" und starten die Datei "ControllingCalculation.exe".
   Es ist einmalig eine Kalkulation aller bereits existierenden Datensätze (Leistungen, Offene Posten, Zahlungen) durchzuführen.

   • Im Bereich "Neuberechnung Periode" geben Sie das Startdatum im Format "DD.MM.YYYY" ein oder nutzen die Kalenderfunktion. Das Enddatum entspricht dem Tagesdatum (heute).

     • Es wird empfohlen als Periode die letzten 5 Wirtschaftsjahre bzw. Kalenderjahre anzugeben, per Stand 31.08.2023 wäre das der 01.01.2019.

   • Das Feld "Nur die selektierten Akten neu rechnen:" lassen Sie leer, da eine Kalkulation für alle Akten sinnvoll ist.

   • Klicken Sie auf "Start" (Run ...) und lassen das Programm kalkulieren bis eine Meldung erscheint, dass der Vorgang abgeschlossen wurde.

     • Beachten Sie, dass dieser Vorgang je nach dem gewählten Zeitraum mehrere Stunden oder Tage beanspruchen kann.

     • Stellen Sie daher sicher, dass bis zum Abschluss diese Windows-Sitzung nicht abgemeldet oder das Gerät heruntergefahren wird.
       
       

3. Stellen Sie sicher, dass der Benutzer die Rechte zum Lesen und Schreiben auf das ADVOKAT Backend hat.
   Stellen Sie sicher, dass der Benutzer temporär lokale administrative Rechte, zur Einrichtung der Aufgabe hat.
   
   

4. Recht "Anmelden über Remotedesktopdienste zulassen"

   • Kann in den Lokalen Sicherheitsrichtlinien unter Sicherheitseinstellungen\Lokale Richtlinien\Zuweisen von Benutzerrechten\Anmelden über Remotedesktopdienste zulassen vergeben werden.

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5. Option "Remoteverbindung mit diesem Computer zulassen" aktiviert

   • Kann in Systemeigenschaften Im Reiter "Remote" beim Punkt Remoteverbindung mit diesem Computer zulassen aktiviert werden.

   • Es wird empfohlen zusätzlich die Option Verbindungen nur von Computern zulassen, auf denen Remotedesktop mit Authentifizierung auf Netzwerkebene ausgeführt wird (empfohlen) zu nutzen.
     
     

6. Anpassung der Internetoptionen

   • Das ADVOKAT Backend muss in den Internetoptionen im Reiter "Sicherheit" in der Zone ‚Lokales Intranet' per Klick auf "Sites" eingetragen werden.

     • Es spielt dabei keine Rolle ob ADVOKAT mit oder ohne Netzlaufwerk betrieben wird, dieser Schritt ist in beiden Fällen erforderlich.

   • Die Option "Anwendungen und unsichere Dateien starten" muss in den Internetoptionen im Reiter "Sicherheit" in der Zone ‚Lokales Intranet' per Klick auf "Stufe anpassen" eingetragen werden.

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7. Ob die Konfiguration zu Schritt 4 bis 6 erfolgreich vorgenommen wurde erkennt man bei Start von ADVOKAT daran, dass folgende Meldung nicht erscheint:

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8. Aufgabenplanung des Betriebssystems aufrufen, im Ordner "Aufgabenplanungsbibliothek" eine neue Aufgabe erstellen. Im Reiter "Allgemein" folgende Optionen auswählen:

   • Name: ADVOKAT Controlling Kalkulation

   • Beschreibung: optional, hier können Hinweise vermerkt werden

   • Beim Ausführen der Aufgaben folgendes Benutzerkonto verwenden: Domäne\Benutzerkonto (Domänenbenutzer)

   • Checkbox "Unabhängig von der Benutzeranmeldung ausführen" aktivieren

   • Checkbox "Mit höchsten Privilegien ausführen" aktivieren.

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9. Im Reiter "Trigger" folgende Optionen auswählen:

   • Klick auf "Neu..."

   • Aufgabe starten: Nach einem Zeitplan

   • Einstellungen > Täglich auswählen

   • Start: Heutiges Datum, Uhrzeit: 00:00:00 Uhr

   • Wählen Sie als Uhrzeit eine Zeit am Abend oder in der Nacht.

   • Wiederholung alle: 1 Tage

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10. Im Reiter "Aktionen" folgende Optionen auswählen:

    • Klick auf "Neu..."

    • Aktion: Programm starten

    • Programm/Skript > "Durchsuchen..:" wählen

    • Datei "C:\Program Files (x86)\Advokat\ControllingCalculation.exe" angeben

    • Argument: -aktuellesJahr

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11. Im Fenster "Aufgabe erstellen" auf "OK" klicken, man muss sich zur Speicherung der Aufgabe mit dem Benutzerkonto oder einem Domänenadministrator authentifizieren.
    Bei Problemen mit der Ausführung der Aufgabe wechseln Sie zum Kapitel Aufgabe startet nicht und Aufgabe (Kalkulation) zu langsam.