4.5.2 Controlling (Extended) konfigurieren

In der Ansicht "Dashboard" des Executive Boards werden in den Widgets Controllinginformationen angezeigt. Damit diese Anzeige funktioniert muss einmalig das erweiterte Controlling von ADVOKAT konfiguriert werden.

Vorgehensweise

1. Kontaktieren Sie das ADVOKAT Business Development per Helpdesk (Ticketsystem) oder per E-Mail unter service@advokat.at.
   
   • Fragen Sie die Freischaltung der Features "ControllingExtended", "Statistikgruppen" und "A8CustomLib" an. Mehr Informationen zu Features finden Sie im Kapitel Datei "Features.xml".
   • Anschließend führen Sie ein ADVOKAT Update durch, auch wenn bereits die aktuellste verfügbare Version im Einsatz ist. Mehr Informationen dazu siehe Kapitel ADVOKAT Updates.
      
2. Verbinden Sie sich als Domänenadministrator per Remotedesktopverbindung auf den Datenbankserver. Ist AdvoAll im Einsatz, so kann alternativ auch das AdvoAll-Benutzerkonto genutzt werden.
   • Falls Microsoft SQL Management Studio am eigenen Arbeitsplatz verfügbar ist, können Sie es natürlich auch dort nutzen.
   • Starten Sie Microsoft SQL Management Studio. Sollte es nicht starten oder eine Fehlermeldung anzeigen, versuchen Sie es erneut per Rechtsklick > "Als Administrator ausführen".
     
     Ist Microsoft SQL Management Studio nicht vorhanden, so ist ohne Wartungsfenster eine nachträgliche Installation möglich.
     Unabhängig von der verwendeten Version des Microsoft SQL Server kann das aktuellste Management Studio hier heruntergeladen werden, die Installation ist vollautomatisch und selbsterklärend.
     
     

3. Verbinden Sie sich mit jener Microsoft SQL Instanz, welche die ADVOKAT Datenbanken beinhaltet. Den Instanznamen können Sie in der Konfigurationsdatei "Advokat.ini" im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\" ermitteln.

   TABELLBANK=S:\ADVOKAT\DATEN\ADVOKAT.MDB/SERVER/INSTANZ/Advokat_TABELLEN

   Als Authentifizierungsmethode sind folgende Varianten möglich:

   • Windows-Authentifizierung

   • SQL Server-Authentifizierung

     • Benutzername: advokat

     • Kennwort:

       • Standardkennwort: Das Kennwort ist beim ADVOKAT Support zu erfragen.
       • Individuelles Kennwort (Parameter "SWID" ist in Advokat.ini vorhanden): Dieses Kennwort ist dem ADVOKAT Support nicht bekannt.
         
         
         
4. Nach dem erfolgreichen Verbindungsaufbau werden in der linken Spalte "Objekt-Explorer" beim Unterpunkt "Datenbanken" alle verfügbaren Datenbanken angezeigt.
   Es ist der Unterpunkt "Datenbank" auszuwählen und dort die "ADVOKAT_DATEN" (siehe Punkt 3) per Rechtsklick "Neue Abfrage" zu öffnen.
   
   

5. Im Abfragefenster können nun SQL-Befehle abgesetzt werden. Die Ausführung eines SQL-Befehls erfolgt über die Schaltfläche "Ausführen".

   CREATE TABLE [dbo].[ControllingTargets](
       [Id] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL,
       [Monat] [datetime] NOT NULL,
       [SB] [nvarchar](3) NULL,
       [SBEmpNo] [int] NULL,
       [Standort] [nvarchar](10) NULL,
       [TeamNr] [int] NULL,
       [PGNr] [int] NULL,
       [PoolTeamNr] [int] NULL,
       [TargetArt] [nvarchar](20) NOT NULL,
       [TargetBetrag] [money] NOT NULL
   ) ON [PRIMARY]
   ALTER TABLE ControllingTargets ALTER COLUMN PoolTeamNr NVARCHAR(3)
   ALTER TABLE ControllingTargets ALTER COLUMN TeamNr NVARCHAR(3)

    

6. Starten Sie ADVOKAT auf einem beliebigen Gerät und navigieren zu Menüpunkt "Programme" > "Tabellen warten".
   
   1. Rufen Sie den Eintrag "Kostenstellen" auf. In der linken Spalte werden alle erforderlichen Kostenstellen erfasst. Markiert man eine Kostenstelle kann man die Einstellungen im rechten Bereich definieren.
   2. Rufen Sie den Eintrag "Benutzer und Gruppen", Reiter "Teams und PGs" auf.
      • Klicken Sie auf "Teams". In der linken Spalte werden alle erforderlichen Teams erfasst. Markiert man ein Team kann man die Einstellungen im rechten Bereich definieren.
      • Klicken Sie auf "Praxisgruppen". In der linken Spalte werden alle erforderlichen Praxisgruppen erfasst. Markiert man ein Team kann man die Einstellungen im rechten Bereich definieren.
   3. Retour im Reiter "Teams und PGs" markieren Sie in der linken Spalte die Benutzer und definieren das zugehörige Team und die Praxisgruppe.
      
      • Im mittleren Bereich kann man die Zeiträume (Datum von & Datum bis) definieren. Gibt es mehr als einen Zeitraum muss man pro Zeitraum Team und Praxisgruppe angeben.
        
        
        
7. Navigieren Sie in ADVOKAT zum Menüpunkt "Programme" > "Tabellen warten" > "Freie Felder (Aktenstamm)".
   • Im Fenster "Freie Felder Vorlagen" öffnen Sie den Eintrag "Standard" und erstellen eine neue Ebene "Controlling" per Schaltfläche "Neue Ebene".
     
     • Achten Sie darauf, dass die ebene "Controlling" keine Unterebene einer anderen Ebene sein darf.
   • In der neuen Ebene "Controlling" erstellen Sie ein freies Feld "Kostenstelle" (Alternative: "Cost centre") und geben als Format KS+FC an.
     
     • Das Format KS+FC sorgt dafür, dass in diesem freien Feld die Einträge laut "Programme" > "Tabellen warten" > "Kostenstellen" auswählbar sind.