1.4 Mögliche Workflows für Mandantenaufnahme

Vorgehensweise

1. Verwendung von ADVOKAT Onboarding über ein beliebiges Gerät mit Klienten-Login:

   1. Der (neue) Klient wird im Onboarding entweder als User mit Passwort angelegt oder per E-Mail eingeladen - siehe Kapitel 1.6.3 Einladung senden bzw. 1.6.2 Benutzer erstellen.

   2. Der Klient meldet sich mit seinen Zugangsdaten im Onboarding an.

2. Verwendung von Onboarding auf einem Tablet in Ihrem Unternehmen vor Ort:

   1. Ein interner Benutzer wird verwendet um sich am Tablet anzumelden.

3. Der Klient füllt das Mandantenaufnahme Formular im Onboarding aus.

   1. Es können optional Dokumente angefügt werden.

   2. Die Eingabe kann zwischengespeichert werden mit Speichern .

4. Der Klient sendet das Formular mit Senden ab .

5. Danach wird automatisch eine Bestätigungsemail an den Klient an die im Formular angegebene E-Mailadresse gesendet mit den eingegebenen Daten. Je nachdem, in welcher Sprache der Klient das Formular eingestellt hat, wird das E-Mail entweder in Deutsch (wenn der Klient die Sprache Deutsch eingestellt hat) oder Englisch (wenn der Klient eine andere Sprache als Deutsch eingestellt hat) versandt.

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6. Zudem wird eine automatisch generierte E-Mail an die in der Installation definierte E-Mailadresse Ihres Unternehmens versendet.

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7. Die E-Mail besteht aus einem informativen E-Mailtext, einer Datei mit der Dateiendung *.advokat und ggf. den übermittelten Anlagen.

8. Die Datei mit der Dateiendung *.advokat ist mit einem Doppelklick zu öffnen.

9. Es öffnet sich der ADVOKAT Grundbuch-Firmenbuchassistent für die Übernahme der Personen- und/oder der Aktdaten.
   Nähere Informationen zum Grundbuch-/Firmenbuchassistent finden Sie in der Programmhilfe (F1) im Kapitel “Grundbuch-Firmenbuch-Assistent”.

   1. Dublettenprüfung: Sollte die Person bereits in ADVOKAT existieren, wird diese in der Maske angezeigt und kann aktualisiert werden.
      Es muss nicht zwingend ein neuer Akt angelegt werden, die Person und ggf. die Anlagen können in einen existierenden Akt übernommen werden.

10. Die Person wird im ADVOKAT Personenstamm angelegt:

11. Angehängte Dokumente werden automatisch in den Freien Feldern zur Person sowie bei Aktanlage im Akt gespeichert:

    1. Die Freien Felder zur Person werden gemäß der Definition im Admin Panel angelegt, siehe Kapitel 1.6.5 Freie Felder.

12. Wenn bereits eine Person mit dem gleichen Namen existiert, so erkennt dies ADVOKAT (Dublettenprüfung).
    Die Person muss nicht ein zweites Mal angelegt werden, sondern kann aktualisiert werden (Spalte ADVOKAT im Grundbuch-Firmenbuchassistenten ist mit einem Personenkürzel befüllt).

13. Wurde zu einer Firma auch der Bereich für Mitarbeiterdetails befüllt, so wird dieser Mitarbeiter ebenso als Person angelegt und automatisch bidirektional mit der Firma verknüpft, wobei der Firma der Mitarbeiter mit der Position als Funktion hinterlegt wird. Bei dem Mitarbeiter wird als Funktion “Firma” verwendet und die Position wird unter Bemerkung vermerkt.
    
    

     

14. Wird auch ein Akt angelegt, so wird die angelegte Person automatisch mit der Rolle Klient1 im Akt angelegt.