12.4.2 ERV Anlagen im Firmenbuchverfahren (Jahresabschluss)

Die Anlage ist entweder ein PDF-Dokument, ein XML-Jahresabschluss oder ein Verweis auf ein Dokumentenarchiv.

Ein PDF-Dokument genügt, wenn es sich um eine vereinfachte Anmeldung handelt, die nicht beglaubigt sein muss (§ 11 FBG), wie zB die Änderung der Geschäftsanschrift. Hier muss die Anlage nicht in Archivium oder Cyberdoc eingestellt werden.

Zu den Besonderheiten bei der Übermittlung eines Jahresabschlusses im Wege des ERV siehe gleich unten.

Bei allen anderen Anlagen, wenn also eine Originalurkunde erforderlich ist, ist das Schriftstück in das Dokumentenarchiv (Archivium oder Cyberdoc) einzustellen. Siehe dazu Dokumentenarchive (Archivium, Cyberdoc, etc.) für Grundbuch und Firmenbuch, ERVBox.

Das Fenster für die ERV Anlagen sieht so aus:

Abb. 321: Fenster "Firmenbuchantrag, Anlagendetail"

Datum
Datum des Antrags einerseits und allfälliger beizulegender Urkunden andererseits.

Art der Anlage
Bei jedem Firmenbuchantrag via ERV (Neueintragung, Sitzverlegung, etc.) muss es genau eine Anlage der Art "11 = Antrag" geben.

Besonderheit bei Einspruch
Eine Ausnahme ist die Art der Anlage "130 Einspruch". Diese Anlage darf ausnahmsweise ohne "Antrag" eingebracht werden. In diesem Fall ist die FR-Zahl ein Pflichtfeld.

Besonderheiten bei Jahresabschluss
Für die Übermittlung eines Jahresabschlusses gibt es Besonderheiten. Seit dem 1.7.2022 muss ein Jahresabschluss grundsätzlich in Form einer XML-Anlage eingebracht werden (ERV Verordnung 2021, § 12), PDF-Anhänge sind nur in Ausnahmefällen möglich.

Die XML-Datei enthält den Jahresabschluss in strukturierter Form. Der XML-Jahresabschluss kann nicht durch ADVOKAT erzeugt werden (auch die ADVOKAT Buchhaltung enthält keine solche Funktion), sondern wird durch eine Steuerberatungssoftware (BMD, DVO, RZL) generiert.

Die Übermittlung kann mit einem Firmenbuchantrag strukturiert oder unstrukturiert erfolgten.

Beim ERV-Antrag sind folgende Anlagen erforderlich:

Anlage 11 = "Antrag", das ist ein Antragsdokument im PDF-Format
Anlage 48 = "Jahresabschluss" oder 137 = "Jahresabschluss berichtigt", das ist eine Datei im XML-Format, also der eigentliche Jahresabschluss

Wenn man im Feld Art der Anlage "Jahresabschluss" bzw. "Jahresabschluss berichtigt" auswählt, dann gibt es die beiden Felder Bilanzstichtag und Größenklasse und eine Schaltfläche Unterzeichnende.

Abb. 322: Fenster "Firmenbuchantrag, Jahresabschluss"

Beim Bilanzstichtag ist zu beachten, dass dieses Datum mit dem Bilanzstichtag in der XML-Datei übereinstimmt.

Mit Unterzeichnende öffnet man ein Fenster für zusätzliche Angaben gem. § 12 ERV Verordnung 2021.

Das Fenster (ohne Abbildung) enthält die Felder:

Datum der Unterzeichnung
Natürliche Person	Hier ist eine Person aus der ADVOKAT-Personenliste (Suchassistent) auszuwählen.
PNR	Hier ist die Personenkennung aus dem Firmenbuch einzugeben, zB. "A", "B".
Juristische Person	Wenn es sich bei der unterzeichnenden Person um einen Komplementär handelt, ist der Name der Kommanditgesellschaft zu erfassen bzw. aus dem Suchassistent auszuwählen.

PDF-Dokument / Referenz auf Dokumentenarchiv
Bei Firmenbuchanträgen gibt es die zwei Möglichkeiten:

Die Anlage ist ein PDF-Dokument im PDF-Format bzw. – bei einem Jahresabschluss - eine XML-Jahresabschluss-Datei
Die Anlage ist eine "Referenz auf Dokumentenarchiv"; bei dieser Auswahl kann im Feld Archiv zB "Archivium" oder "ERVBox" ausgewählt werden

Bemerkung
Beim Urkundentyp "Musterzeichnung" müssen Sie in das Feld Bemerkung den Vor- und Zunamen des Zeichnungsberechtigten schreiben.

Archiv, Archiv-ID
Siehe Dokumentenarchive (Archivium, Cyberdoc, etc.) für Grundbuch und Firmenbuch, ERVBox.

Hinweise für spezielle Firmenbuchanträge (Folgeanträge)
Die Urkunden müssen in dem Feld Art der Anlage richtig bezeichnet werden. Sonstige Urkunden sind im Feld Bemerkung näher zu beschreiben.

Folgeanträge sind auch möglich, wenn der Fall bei Gericht bereits abgeschlossen ist (Beschluss bewilligt). Wenn ein Ergänzungsantrag zu einer bestehenden Fr eingebracht wird, dann sollte im Feld Art der Anlage "Antrag" und im Feld Bemerkung "Ergänzung" stehen.