9.10 Honorarmahnung

In der Offenen Posten Verwaltung ist ein Mahnwesen integriert. Beim Erzeugen eines offenen Postens wird dort automatisch ein Mahndatum und die Mahnstufe "0" = leer eingetragen.

Mahnstufe "0" = leer bedeutet, es ist noch nicht gemahnt. Beim Mahnlauf wird die Mahnstufe von 0 auf 1, von 1 auf 2, usw. erhöht.

Mahndatum ist das Datum, an dem die erste (bzw. die nächste) Mahnung erfolgen soll.

Unter System / Einstellungen / Reiter Honorar können generelle Einstellungen für Zahlungsziel und Mahnintervalle vorgenommen werden. Siehe Einstellungen - Honorarnoten.

Wenn es abweichende Einstellungen für Honorarnoten an einen bestimmten Klienten gibt, dann werden diese im Fenster Personenstamm - Zusätze vorgenommen.

Wenn ein bestimmter offener Posten nicht gemahnt werden soll, löschen Sie das Feld Mahndatum im offenen Posten.

Hinweis: Es gibt eine schnelle Möglichkeit, das Mahndatum für alle markierten offenen Posten neu zu setzen. Im Programm Offene Posten gibt es den Menüpunkt Bearbeiten / Mahndatum ändern. Der Menüpunkt öffnet ein Eingabefeld:
Geben Sie das neue Mahndatum für die markierten offenen Posten ein.

Schnellmahnung für einen offenen Posten
Dazu öffnen Sie das Fenster Offener Posten und wählen den Menüpunkt Befehle / Honorarmahnung.

Mahnlauf für alle offenen Posten (Sammelmahnung)
Für einen Mahnlauf müssen zuerst die zu mahnenden offenen Posten gefiltert werden.

Sie rufen in Programme / Offene Posten das Fenster Filter / Filter einstellen (Filter offene Posten)auf und geben im Feld Mahndatum zB das heutige Datum ein. Es werden alle Offenen-Posten-Datensätze angezeigt mit Betrag Offen > 0, bei denen das Feld Mahndatum gefüllt und erreicht ist. Offene Posten mit Mahndatum ist leer werden nicht angezeigt. Diese Liste ist der Ausgangspunkt für die Sammelmahnung.

Nun wählen Sie den Menüpunkt Drucken / Honorarmahnung. Es erscheint folgendes Fenster:

Abb. 209: Fenster "Honorarmahnung"

Wenn nicht gefiltert wurde, erscheint die Meldung:
Der eingestellte Filter ist nicht für Honorarmahnungen geeignet. Geben Sie zumindest 'Mahndatum' ein.

Für alle angezeigten Datensätze wird das Mahndatum neu kalendiert
Wenn diese Option gewählt wird, dann wird das Feld Mahndatum im Fenster Offener Posten neu gesetzt auf
a) die Vorgabe beim Empfänger; siehe dazu oben: "Einstellungen für Zahlungsziel und Mahnintervalle"
b) auf ein bestimmtes Datum
Wenn die Option nicht gewählt wird, bleibt das Feld Mahndatum unverändert.

Zu Punkt a: Die Intervalle 30, 14, 10 Tage bedeuten:

30 Tage ist das Zahlungsziel, nach 30 Tagen erfolgt die 1. Mahnung, die Mahnstufe wird von 0 auf 1 gesetzt, das Mahndatum wird erhöht: Heute + 14 Tage.
Nach 14 (oder mehr) Tagen erfolgt die 2. Mahnung, die Mahnstufe wird auf 2 gesetzt, das Mahndatum wird erhöht: Heute + 10 Tage.
Nach 10 (oder mehr) Tagen erfolgt die 3. Mahnung, die Mahnstufe wird auf 3 gesetzt, das Mahndatum erhöht: Heute + 10 Tage.

Die Mahnstufe um 1 erhöht
Wenn diese Option gewählt wird, dann wird das Feld Mahnstufe im Fenster Offener Posten neu gesetzt.
Wenn die Option nicht gewählt wird, bleibt das Feld Mahnstufe unverändert.

Ein Datensatz Dokument pro Akt
Ohne diese Option werden alle Mahnungen in ein einziges Worddokument zusammengefasst. Zuerst die Rechnungen für den ersten Empfänger, dann ein Abschnittswechsel, dann die Rechnungen für den zweiten Empfänger, usw. Eine Person erhält eine zusammen gefasste Mahnung. Das Worddokument wird nicht im Akt gespeichert.

Wenn diese Option aktiviert ist, dann wird pro Empfänger ein Word-Dokument erstellt. Das Dokument wird mit dem Akt verbunden. Wenn in einer Mahnung 2 Rechnungen aus 2 Akten aufscheinen, dann gibt es folglich in 2 Akten je einen Datensatz Dokument, der auf dasselbe Worddokument verweist. Mehrere Akten für einen Mahnungsempfänger werden weiterhin in ein Dokument zusammen gefasst.

Akontoanforderungen mahnen
Es ist auch möglich, eine Akontoanforderungen zu mahnen. Sie filtern zuerst auf die offenen Akontoanforderungen und wählen bei Mahnformular "Akontoanforderung".

ADVOKAT liefert mehrere Formulare mit: Mahn.DOCX und Mahn-EN.DOCX für die Honorarmahnung dt./engl. sowie Mahnak und Mahnak-E für die Mahnung Akontoanforderung dt./engl.

OK
Die Mahnungen werden erstellt.
Je nach Einstellung wird das Mahndatum neu gesetzt.
Je nach Einstellung wird die Mahnstufe um 1 erhöht.
Das Mahndatum und der Betrag werden in der Geschichte des OP vermerkt.

Vorlagen für Honorarmahnungen
Die Vorlagen befinden sich im Verzeichnis "...\Advokat\Daten\Vorlagen\OP\ORIGINAL". Sie werden von ADVOKAT regelmäßig ausgeliefert und überschrieben. Wenn Sie Änderungen vornehmen oder eigene Vorlagen anlegen, müssen Sie diese im Verzeichnis "...\Advokat\Daten\Vorlagen\OP" speichern. Gleichnamige kanzleiindividuelle Vorlagen haben Vorrang.

In der Vorlage Honorarmahnung finden sich verschieden "scharfe" Formulierungen für die Mahnstufen.

Es wird pro Person gemahnt; mehrere Akten eines Klienten werden in ein Schreiben zusammengefasst.