12.15.5.5 ERVBox und Security

Auf der ADVOKAT Übermittlungsstelle ist der Zugang zur ERVBox ebenso wie der Zugang zum ERV über den ADVOKAT Online Benutzer und das dort hinterlegte digitale Zertifikat gesichert. Wer keinen Zugriff zum ERV hat, hat auch keinen Zugriff auf die ERVBox der Übermittlungsstelle.

Sofern das ADVOKAT Modul "Security" lizenziert ist, gibt es bezüglich der ERVBox Verwaltung und ihrer Inhalte Zugriffschutz auf mehreren Ebenen:

1. Security für die ERVBox Verwaltung

2. Security für ERV-Gruppen

3. Aktenbezogene Security (ERVBox Dateien können einem Akt zugeordnet werden und unterliegen dann den Regeln für den Zugriff auf den Akt)

1. Security für die ERVBox Verwaltung
In Programme / Tabellen warten / Security / ERV gibt es folgende Rechte (siehe Security Programmfunktionen):

• ERVBox Hinverkehr anzeigen

• ERVBox Rückverkehr anzeigen

• ERVBox Dateien uploaden

• ERVBox Dateien downloaden

• ERVBox Statusinformationen anzeigen

Standardmäßig sind die Rechte für jeden Benutzer vorhanden. Sie können vom Administrator für Benutzer und Gruppen konfiguriert und entzogen werden, sodass nicht jeder Benutzer Zugriff auf die ERVBox Verwaltung und damit eventuell sensible Dateien hat.

2. Security für ERV Benutzer und Gruppen
In Programme / Tabellen warten / Benutzer und Gruppen gibt es den Reiter ERV-Gruppen. Damit kann der Zugriff auf bestimmte ERV-Schriftsätze, die einem bestimmten RA bzw. RA-XXX zugeordnet sind. Auf diese Weise ist die die Mandantenfähigkeit des ERV abgedeckt. Nähere Informationen dazu unter ERV-Gruppen.

Die Berechtigung für den Zugriff auf bestimmte ERV-Schriftsätze erstreckt sich automatisch auch auf ERVBox-Anlagen, die mit einem ERV-Schriftsatz verbunden sind.

3. Aktenbezogene Security (siehe Security Programmfunktionen)
Das Recht "Akt sehen" steuert die Sichtbarkeit von Akten pro Benutzer (Gruppe). Der Schutz erstreckt sich auch auf ERV-Schriftsätze, die in einem Akt enthalten sind bzw. auf ERVBox-Anlagen, die via Verbindung mit einem ERV-Schriftsatz einem bestimmten Akt zugeordnet sind.

Achtung: Zu beachten ist, dass ERVBox-Anlagen nicht unbedingt einem Akt bzw. einem ERV-Schriftsatz zugeordnet sein müssen. Dann wirkt auch das Recht "Akt sehen" nicht.

Diese Lücke entsteht, wenn man im Fenster ERVBox Verwaltung Dateien hochlädt.

• Solange eine Datei in der ERVBox Verwaltung noch in keinem ERV-Schriftsatz verwendet wird (frisch hochgeladen), ist sie noch nicht vom Recht "Akt sehen" umfasst.

• Die Lücke lässt sich schließen, indem man in der Spalte Akt eine Aktenkurzbezeichnung erfasst. Sobald man einen Akt zuordnet, findet das Recht "Akt sehen" Anwendung.

• Wenn eine Datei in der ERVBox Verwaltung einem ERV Hinverkehr-Schriftsatz zugeordnet wird oder aus einem ERV Rückverkehr-Schriftsatz entsteht, dann wird die Aktenzuordnung automatisch vorgenommen.

• Wenn eine Datei in der ERVBox Verwaltung in mehreren ERV-Schriftsätzen verwendet wird, dann ist immer der zuletzt bearbeitete ERV-Schriftsatz relevant.

Weitere Informationen dazu unter Security Programmfunktionen.

In den ERVBox Einstellungen ist die Verwendung eines zentralen ERVBox Verzeichnisses beschrieben. Bitte beachten Sie, dass die aktenbezogene Security nicht auf dieses zentrale Verzeichnis wirkt. Sie müssen abwägen, was Ihnen wichtiger ist, die durchgehende Verwendung der Akten-Security oder ein zentrales ERVBox-Verzeichnis.

Wenn Sie auf das zentrale ERVBox-Verzeichnis verzichten, werden alle Up- und Download-Dateien, die nicht im Akt abgelegt sind, nur lokal am Arbeitsplatz des ausführenden Benutzers gespeichert. Es geht einiges an Komfort verloren und Dateien müssen unter Umständen mehrfach heruntergeladen werden. Der Funktionsumfang der ERVBox bleibt aber bestehen.