3.9.2 Bankverbindungen der Kanzlei

Wenn im Fenster Personenstamm Kanzleistammdaten angezeigt werden, dh wenn die Kurzbezeichnung "RA" oder "RA-XXX" lautet, erscheint bei Aufruf des Fensters Personenstamm - Bank folgendes Fenster.

Abb. 41: Fenster "Personen – Bank mit Kanzleistammdaten"

Bankkonten der Kanzlei
In der Liste befinden sich die Bankverbindungen der Kanzlei. Es können beliebig viele Bankverbindungen angelegt werden.

Allgemeines zu diesem Fenster, siehe Personenstamm - Bank.
Zum Ändern und Löschen der Bankkonten der Kanzlei, siehe Ändern von Bankverbindungen der Kanzlei.

Die Besonderheiten sind:

Feld BH-Konto
Auf jedes hier angegebene Konto der Kanzlei können mit dem Programmteil Zahlungseingang oder im Programmteil Fremdgeldverwaltung Zahlungen eingehen. Siehe Fenster Zahlungseingang.

Von jedem hier angegebenen Konto der Kanzlei können mit dem Programmteil Überweisungsaufträge oder im Programmteil Fremdgeldverwaltung Zahlungen ausgehen.

Bei Nutzung der Verbindung Aktenverwaltung - Buchhaltung ist das Feld BH-Konto von besonderer Bedeutung. Das Feld BH-Konto muss mit der Kontobezeichnung in der Buchhaltung übereinstimmen.

Wir raten dringend, dass die BH-Konto-Bezeichnung eindeutig pro Bankkonto (IBAN) ist und nicht etwa verschiedene Bankkonten der Kanzlei mit derselben BH-Konto-Bezeichnung angelegt werden.

Liste der Konten im Feld Eingangskonto oder Ausgangskonto
In den oben erwähnten Programmteilen werden nicht alle BH-Konten angezeigt, die im Feld BH-Konto mit einer Bezeichnung versehen werden.

Genau ist es wie folgt:

Wenn ein Zahlungseingang oder Zahlungsausgang in einem Akt erfasst wird, dann werden die Konten in folgender Reihenfolge gesucht:

Konto ist im Feld BH-Konto bei einem Aktbeteiligten angelegt
Konto ist im Feld BH-Konto beim zuständigen "RA-xxx" (laut Aktenstamm) angelegt
Konto ist im Feld BH-Konto bei der Person "RA" angelegt
Konto ist im Feld BH-Konto bei irgendeiner Person angelegt

Wenn ein Zahlungseingang oder Zahlungsausgang ohne Aktenbezug erfasst wird, dann ist kein Akt bekannt und es kommen nur die Konten laut Punkte 3 und 4 in Frage.

Beispiele für Konten in den Kanzleistammdaten und Auswirkungen beim Erfassen von Zahlungen
1. Kassakonto
Für Zahlungseingänge in die Kassa muss es eine Zeile mit Feld BH-Konto "27xx" geben.

2. Ordinariokonto
Für jedes Ordinariokonto, auf das Zahlungseingänge erfolgen, muss es eine Zeile mit Feld BH-Konto "28xx" geben.

Hinweis: "Ordinariokonten" sind Konten im Eigentum der Anwaltskanzlei. Von diesen Konten werden Auszahlungen für Kanzleiaufwand vorgenommen werden.

Wenn bei einer Zahlung Schuldner im Fenster Zahlungseingang als Kontobezeichnung ein Kassa- oder Ordinariokonto (27xx, 28xx) eingegeben wird, dann resultiert folgende Sammelbuchung:

2800 Ordinariokonto | 4000 Erlöse USt-frei

2800 Ordinariokonto | 4020 Erlöse USt-pflichtig

2800 Ordinariokonto | 9100 Fremdgeld

3. Anderkonto
Für jedes Anderkonto, auf das Zahlungseingänge erfolgen, muss es eine Zeile mit Feld BH-Konto "90xx" geben. An der Bezeichnung "90xx" erkennt ADVOKAT, dass es sich um ein Anderkonto handelt.

Hinweis: Ein Anderkonto ist ein Bankkonto der Kanzlei, auf dem Fremdgeld verwaltet wird. Es ist der Bank gegenüber als Anderkonto deklariert. Im Falle eines Konkurses fällt dieses Konto nicht in die Masse. Von diesem Konto werden die Fremdgelder an die Klienten weitergeleitet und ein ev. Honoraranteil auf ein Ordinariokonto der Kanzlei. Jede Kanzlei führt ein Sammelanderkonto.

Wenn das Eingangskonto ein Anderkonto ist, wird ADVOKAT in der Folge den gesamte Betrag als Fremdgeld betrachten und in der Fremdgeldverwaltung verzeichnen. Dies gilt auch für einen Honoraranteil.

Genauer: Wenn bei einer Zahlung Schuldner im Fenster Zahlungseingang als Kontobezeichnung ein Anderkonto (90xx) eingegeben wird, dann resultieren folgende Buchungen:

a) Der gesamte Eingang (zB Fremdgeld 400, Honorar USt-pflichtig 200, USt-freie Barauslagen 100) wird einstweilen als Fremdgeld betrachtet, auch der Honoraranteil. Der Buchungssatz lautet:

90xx Anderkonto | Fremdgeld 9100 EUR 800,00

b) Der Verdienstanteil wird in der Folge vom Sammel-Anderkonto auf das Ordinariokonto der Kanzlei weiterüberwiesen. ADVOKAT bereitet diese Überweisung in der Fremdgeldverwaltung vor:

Durch einen Eingang iHv 400 für den Teil, der als Fremdgeld an den Klienten weiterüberwiesen wird, sowie den zugehörigen Ausgangsvorschlag
einen Eingang iHv 300 für den Teil, der in der Kanzlei verbleibt, sowie einen Ausgangsvorschlag mit Empfänger = Ordinariokonto des RA.
Nun hat ein RA oft mehrere Ordinaoriokonten; welches wählt ADVOKAT aus?
ADVOKAT nimmt automatisch das erste Konto des RA bei der Bank, bei der auch das Anderkonto eingerichtet ist (selbe Bankleitzahl) und mit 28xx beginnt. Wenn ADVOKAT bei dieser Bank kein 28xx Konto findet, wird das erste 28xx Konto überhaupt genommen.

c) Aus dem Ausgangsvorschlag 2 resultiert eine Überweisung auf das Ordinariokonto der Kanzlei und ebendort ein Eingang. Dieser Eingang ist auf die Erlöskonten zu buchen wie folgt:

28xx Ordinariokonto | 4000 Erlöse USt-frei EUR 100,00

28xx Ordinariokonto | 4020 Erlöse USt-pflichtig EUR 200,00.

ADVOKAT bereitet diese Erlösbuchung bereits zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs auf das Sammel-Anderkonto vor. Allerdings ist das Buchungsdatum ist xx.xx.1901, weil das Datum ja erst später – nach dem Eingang am Ordinariokonto – feststeht.

Hinweis:
Es gibt Kanzleien, die zwar ein Sammel-Anderkonto führen. Die Erlösbuchung in der Kanzleibuchhaltung machen sie jedoch sofort mit dem Datum des Zahlungseingangs am Sammel-Anderkonto. Sie vernachlässigen daher die Zeitspanne bis zum tatsächlichen Eingang am Ordinariokonto. Diese Methode ist einfacher, aber nicht ganz korrekt; die Erlösbuchung erfolgt um einige Tage zu früh. ADVOKAT unterstützt dies wie folgt: Man gibt dem Anderkonto nicht die Bezeichnung "90...", sondern die Bezeichnung "28...". Dann betrachtet ADVOKAT dieses Konto als ein Ordinariokonto.

4. Treuhandkonto
Treuhandkonten legen Sie am besten nicht bei den Kanzleistammdaten (Person "RA" bzw. RA-XXX") an, sondern beim Treugeber (Klienten), siehe Fenster Personenstamm - Bank. Sonst scheinen in der Liste mit Bankverbindungen zu viele (nicht passende) Konten auf und man verliert den Überblick.

Exkurs: Wenn man Treuhandkonten in der ADVOKAT Fremdgeldverwaltung und Buchhaltung abwickeln will (zB weil man die Funktionen der Kalendierung und Überweisung nutzen will oder weil man Anderkonten in einer (getrennten) Einnahmen-Ausgaben-Rechnung abbilden will), dann muss beim Treuhandkonto ausnahmsweise im Feld BH-Konto "90xx" stehen (xxx ist am besten die Namenskurzbezeichnung des Treugebers).

5. Konto mit Reihung "Z": Zahlung auf ...
Es handelt sich um ein spezielles Konto der Kanzlei, auf das im Mahnverfahren und Exekutionsverfahren Schuldner Zahlungen leisten sollen (Feldgruppe 05 in Mahnklage und Exekutionsantrag). In der Forderungsbetreibung - schriftlich und per ERV - muss dieses Konto angelegt sein. Dieses Konto ist in der Regel ein Sammelanderkonto der Kanzlei.

Das Feld BH-Konto muss bei dieser Zeile befüllt werden.

6. Konto mit Reihung "E": Einziehung von ...
Von diesem Konto werden im ERV die Gebühren eingezogen. Daher muss dieses Konto bei Verwendung der Forderungsbetreibung angelegt sein. Sie müssen die Felder IBAN und BIC füllen. Dieses Konto ist in der Regel ein Ordinariokonto der Kanzlei.

Es besteht die Möglichkeit, dass ein (größerer) Klient ein eigenes Z- oder E-Konto hat. Dieses wird nicht bei den Kanzleistammdaten, sondern ausnahmsweise beim Klienten angelegt.

Die Z- und E-Konten werden in folgender Reihenfolge wirksam:

Konto des Gegner1 (beklagte oder verpflichtetet Partei, Beteiligter)
Konto des Klient1 (klagende oder betreibende Partei, Antragsteller), Anwendung bei manchen Großklienten
Konto aus Kanzleistammdaten

7. Konto mit Reihung "H": Honorarkonto
Wenn diese Bankverbindung vorhanden ist, wird sie in die Stoppcodes #H-IBAN# #H-BIC#: Honorarkonto des Rechtsanwalts bzw. in den QR-Code für Zahlungsanweisungen aufgenommen.