4.1.7 Aktenkurzbezeichnung

Beim ersten Speichern eines Aktes wird eine Aktenkurzbezeichnung vorgeschlagen, die sich aus den Teilen "Klient1/Gegner1-Unteraktnummer" zusammensetzt.

Eine abweichende Bezeichnung kann eingegeben werden, allerdings muss sie eindeutig sein. 20 Stellen stehen zur Verfügung. Bestimmte Sonderzeichen, z.B. Leerzeichen, sind nicht erlaubt und werden automatisch beseitigt.

Der Akt mit Klient "CA" und Gegner "WolfGe" heißt daher "CA/WolfGe".
Der 2. Akt mit denselben Parteien heißt "CA/WolfGe-2" usw.

Sie können die Aktenkurzbezeichnung wie folgt ändern: Öffnen Sie das Fenster Aktenverwaltung, wählen Sie den Menüpunkt Akt / Kurzbezeichnung ändern ... Grundsätzlich sollte sich die Aktenbezeichnung nur in besonderen Fällen ändern. Auch dann nicht, wenn der Akt abgelegt wird.

Anlage von Akten ohne Schrägstrich ("Hauptakten und Unterakten")

Wenn die Ablage von Dokumenten im System "Ein Ordner pro Klient\Gegner" erfolgt (siehe Einstellungen - Dokumente - Weitere Einstellungen - Verzeichnisse), dann ist es standardmäßig auch möglich, eine Aktenkurzbezeichnung ohne "/" zu erzeugen. Dies führt zu folgendem Ergebnis:

Beispiel:
Es gibt bereits Akten mit den Bezeichnungen

• ADVOKAT/Gegner1

• ADVOKAT/Gegner2

• etc.

ADVOKAT legt – aufgrund des Ablagesystems "Ein Ordner pro Klient\Gegner" – für diese Akten automatisch im Dateisytem Verzeichnisse an, wie folgt an:

• \ADVOKAT

  • \Gegner1

  • \Gegner2

  • \etc.

Wenn Sie nun einen "Hauptakt" mit Bezeichnung "ADVOKAT" anlegen, dann werden alle diese Ordner im "Hauptakt" angezeigt, wenn die Ansichten in der Aktenverwaltung auf "Alle Aktinhalte - Ordner" eingestellt ist

Abb. 78: Fenster "Hauptakt mit Ordnerstruktur der Unterakten"

Die Ordner sind vorhanden, aber leer. Dieses Verhalten ist Absicht, es kann nicht verhindert werden! Entweder vermeiden Sie die Anlage eines einen "Hauptakts" ohne Schrägstrich (Sie könnten ihn alternativ mit der Bezeichnung "ADVOKAT/0" anlegen) oder Sie löschen die leeren Ordner. Die Dokumente in den "Unterakten" sind davon nicht betroffen.

Aktenbezeichnungen mit Nummernsystem

Es gibt diverse andere Bezeichnungssysteme. Einige verwenden ein System, bei dem die Akten jahresweise oder fortlaufend nummeriert werden.

ADVOKAT unterstützt auch folgende Systeme:
2014/1, 2014/2, 2014/3, ...
2014-1, 2014-2, 2014-3, ...
2014/001, 2014/002, 2014/003, ...
AM14/1, AM14/2, AM14/3, ...
Voraussetzung ist, dass die Startnummer, zB "2014/1" oder AM14/1 erstmalig händisch vergeben wird. Sie müssen also beim ersten Akt die gesamte Aktenbezeichnung mit dem Startwert eingeben.

Nicht unterstützt wird zum Beispiel:
1/2014, 2/2014 - die Nummer steht vorne, das Jahr hinten; aber: 2014/1 funktioniert
MM-12/1, MM-12/2 - Bindestrich und Schrägstrich gemeinsam stören

Beispiele:
Der Klient1 heißt "A", der Gegner1 heißt "B".

1. Wenn es bereits einen Akt A/B gibt, wird A/B-1, A/B-2, etc. vorgeschlagen.

2. Sie geben als Kurzbezeichnung des neuen Akts "2014/" (inkl. Schrägstrich) ein:
   Wenn es bereits Akten mit 2014/1 - 2014/9 gibt, sucht ADVOKAT die höchste in dieser Form vorhandene Bezeichnung und schlägt 2014/10 vor. Dies hat einen Nachteil bei der Sortierung in Listen: 2014/10 wird nach 2014/1 und vor 2014/2 einsortiert (alphabetische, nicht numerische Sortierung!).
   Mit Beispiel c) können Sie diesen Nachteil vermeiden.

3. Sie vergeben erstmalig händisch den Startwert "2014/001".
   Sie geben als Kurzbezeichnung des neuen Akts "2014/" (inkl. Schrägstrich) ein
   Wenn es bereits Akten mit 2014/001 - 2014/009 gibt, sucht ADVOKAT die höchste in dieser Form vorhandene Bezeichnung und schlägt 2014/010 vor. Dieses System sollten Sie verwenden, wenn Sie max. 999 Akten im Jahr 2014 erwarten. Wenn Sie maximal 9999 Akten erwarten, sollten Sie den Startwert vierstellig, also mit 2014/0001, wählen.

Hinweise:
Ein Vorteil der numerischen Aktanlage ist, dass man sich die alphabetische Aktenablage erspart und man nach außen nur eine Nummer bekannt gibt. Ein Nachteil ist, dass man in der EDV die Aktenbezeichnung suchen muss, wenn man nur den Klienten kennt. (Hinweis: Dynamische Suche kann einen Akt schnell nach einer Person suchen.)

Ein Vorteil des ADVOKAT-Systems mit "Klient-/Gegnerkurzbezeichnung" ist, dass schon aus den Parteiennamen die Aktenbezeichnung ableitbar ist. Außerdem stehen alle Akten eines Klienten untereinander.

Hinweis:
Es ist nicht möglich, eine Aktenkurzbezeichnung mit einem abschließenden "/" einzugeben.