4.1.1 Aktenstamm - Stammdaten

Abb. 64: Fenster "Aktenstamm - Stammdaten"

Klient
Namenskurzbezeichnung des Klienten1. Pflichtfeld. Sie können hier:

a) Einen Klienten neu anlegen
Mit der Tastenkombination Strg+Enter öffnen Sie das Fenster Personenstamm zur Neuanlage oder Bearbeitung. Siehe auch Personen neu anlegen, Personen - Stammdaten.

b) Eine bereits angelegte Person eingeben
Mit Eingabe der Namenskurzbezeichnung oder eines Teils des Familiennamens kann eine bestehenden Person eingegeben werden.

c) Eine Person aus der Namenliste suchen und auswählen
Mit Alt+Pfeil-ab oder Mausklick auf das Pfeilchen neben Klient1 oder Doppelklick in das Feld Klient1 öffnen Sie die Namenliste mit diversen Suchmöglichkeiten. Näheres unter Namenliste.

Weitere Klienten und Gegner geben Sie im Reiter Beteiligte an.

Im Kapitel Personen neu anlegen, Personen - Stammdaten, finden Sie allgemeine Hinweise über die Tastenbelegung, etc. Sehen Sie bitte dort nach!

Kollisionskontrolle
Sofort beim Verlassen des Feldes Klient1 erfolgt eine Kollisionskontrolle: Wenn dieselbe Namenskurzbezeichnung in einem Akt als Gegner eingegeben ist, erscheint eine Meldung:
Achtung Kollision zumindest mit Akt XY.

Sie können eine Liste der Akten öffnen, in denen der gerade eingegebene Klient bereits vorkommt.

Die Kollisionskontrolle erstreckt sich auch auf erledigte Akten. Ob ein Akt erledigt ist, sieht man in der Spalte ErledDatum.

Abb. 65: Fenster "Akten zu Person"

Der Akt kann trotz der Kollision gespeichert werden, was ja bisweilen auch notwendig ist (Honorarprozess).

Gegner
Namenskurzbezeichnung des Gegner1. Mit der Tastenkombination Strg+Enter öffnen Sie das Fenster Personenstamm zur Neuanlage oder Bearbeitung. Sofort beim Verlassen des Feldes erfolgt eine Kollisionskontrolle.

Causa
Causen- oder Fallbezeichnung. Liste.
Die Liste wird über den Programmteil Tabellen warten / Causa (Akten) ergänzt. Das Feld Causa dient vor allem der besseren Identifizierung und schnellen Suche im Suchassistenten.

Anlagedatum
Anlagedatum des Akts, Ersterfassungsdatum.

Frist/Verjährung
Verjährungsfrist, Verfallsfrist, Ablauf einer Ranganmerkung, etc.
Dieses Datum wird im Programm Terminkalender (Fenster Aktenevidenz) ausgewertet. Dort gibt es in den Filtereinstellungen die Option Aufnehmen Akten mit Verjährung in 4 Wochen. Den Grund der Verjährung können Sie im Fenster Memo eintragen.

zuständiger RA
Kürzel des intern zuständigen Rechtsanwaltes. Liste.
Dieses Feld dient zur Trennung der Akten in einer Kanzleigemeinschaft (Auswertungen nach Partner, etc.)

Mit diesem Feld sind eine ganz Reihe an Konsequenzen verbunden: Es kann dazu verwendet werden, als Klagevertreter einen Einzelanwalt der Kanzleigemeinschaft zu erzwingen. Es steuert das Briefpapier (Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel) und die Zuordnung einer Ladung im ERV Rückverkehr. Die Bankverbindungen können hier festgelegt werden.

Näheres siehe unter Kanzleistammdaten.

zuständiger SB
Intern zuständiger Sachbearbeiter. Liste.
Dieses Kürzel wird bei der Erfassung einer Leistung vorgeschlagen.

Status
Aktueller Status, Liste.
In diesem Feld kann man händisch oder automatisch den aktuellen Status (Zustand) des Akts eintragen. Es wird immer nur der letzte Status gespeichert.

Folgende Statusangaben werden bei Betreibungen und Zahlungen automatisch geführt:

Andere Statusangaben können händisch im Zuge der Aktenbearbeitung oder bei der Erledigung gesetzt werden:

Hinweise:
Der Status TZ wird automatisch bei einer Teilzahlung eingetragen. Wenn Sie dies nicht wollen oder ein anderes Kürzel benötigen, können Sie das in den Einstellungen (Fenster System / Einstellungen) festlegen. Es könnte zB "TZ" eingestellt werden. Die Einstellung gilt für die ganze Kanzlei.

Wenn Sie eine neue Statusart erzeugen möchten, die wir nicht vorgesehen haben, müssen Sie diese mit Hilfe der Funktion Tabellen warten in die Tabelle Status eintragen. ZB könnten Sie zusprechende und abweisende Urteile unterscheiden. Sie müssen abwägen: Weitere Unterscheidungen erhöhen bei sorgfältiger Führung die Information im Rahmen der Aktenstatistik, andererseits erzeugen sie Mehrarbeit bei der Eingabe und Auswertung.

Sie können auch in der Tabelle Tabelle Leistungen/Betreibungen beliebigen Betreibungen einen Status zuordnen. Die dort vorgegebenen Statusangaben werden bei Durchführung der Betreibung automatisch in den Aktenstamm eingetragen.

Es gibt keine Möglichkeit, mit einem Ausdruck zu ermitteln, wie viele Akten einen bestimmten Status haben. Sie müssen unter Umständen für jeden gewünschten Status einen eigenen Ausdruck erstellen.

Gericht/Behörde
Namenskurzbezeichnung des zuständigen Gerichts (Behörde).

Wenn ein Gegner1 eingegeben wurde, wird das zuständige Bezirksgericht nach dessen Wohnsitz vorgeschlagen. Die Gerichtsbezeichnung ist "G-xxx", wobei xxx die ERV-Nummer ist.

Für eine Postleitzahl können mehrere BG zuständig sein. In diesem Fall weist ADVOKAT mit einer Meldung darauf hin:
Für diese Postleitzahl sind im Juristenkalender (Reg 6, Kap 10) mehrere Gerichte angegeben. ADVOKAT schlägt das vermutlich zuständige Gericht vor. Eine Liste aller zuständigen Behörden erhalten Sie mit Strg+Pfeil-ab im Feld Gericht.

Mit Alt+Pfeil-ab öffnet sich eine Liste aller Behörden und Gerichte.
Mit Strg+Pfeil-ab öffnet sich eine eingeschränkte Liste mit den Gerichten (Behörden) zur Postleitzahl des Gegner1 (bzw. des Klienten1, wenn es ein Passivprozess ist oder kein Gegner1 existiert). Mit der Tastenkombination Strg+Enter öffnen Sie das Fenster Personenstamm zur Neuanlage oder Bearbeitung.

Behörden zu einer PLZ suchen
Wenn Sie einen speziellen Ort (die PLZ) wissen, zB einen Unfallort und dazu alle zuständigen Behörden suchen wollen, geht das wie folgt:

Öffnen Sie die Namenliste und dort den Menüpunkt Filter / Behörden zu Plz/Ort. Daraufhin öffnet sich die Liste der Postleitzahlen. In dieser kann der Ort bzw. die Plz eingegeben (gesucht) werden. Nach Bestätigen mit OK werden in der Liste die Behörden zu diesem Ort angezeigt.

Hinweis:
Der Zuständigkeitsvorschlag kann über den Programmteil Tabellen warten / Postleitzahlen geändert werden. Näheres unter Tabelle Postleitzahlen.

aktuelle GZ
Bei der Ersteingabe kann das Feld leer bleiben. Bei Eingabe einer Geschäftszahl in einen Aktinhalt (Titel, Betreibung) wird diese automatisch in das Feld im Aktenstamm übernommen.

Jede eingegebene Geschäftszahl ist automatisch ein Suchbegriff. Näheres zum Suchen nach einer Geschäftszahl unter Suchassistent.

BemessungRAT
Bemessungsgrundlage nach RATG. Diese Bemessungsgrundlage wird bei Erfassung einer Leistung vorgeschlagen, kann aber übersteuert werden. Bei der Forderungsbetreibung wird die Bemessungsgrundlage unabhängig von diesem Wert neu errechnet.

Mit Alt+Pfeil-ab öffnet sich eine Liste von nicht alltäglichen Bemessungen vor allem im Strafverfahren. Es werden immer nur die aktuellen Werte angezeigt. Die Liste kann nur durch Advokat gewartet werden (Tablokal, BemessungenRAT).

Natürlich kann die Bemessungsgrundlage auch erst später für den gesamten Akt (oder gewisse Zeiträume) geändert werden.
Siehe dazu Bemessungen ändern.

Passivprozess
Bei einem Passivprozess werden die in diesem Akt als Klienten eingegebenen Personen in einem Schriftsatz als Beklagte/Verpflichtete und die Gegner als Kläger/Betreibende ausgedruckt. Auch der Rechtsanwalt und gegnerische Rechtsanwalt wird "vertauscht". Konkret betrifft das die Stoppcodes #031#, #031a#, #032#, #033#, #033a, #033b#, #131#, #132# und #202#.

Betreff
Der hier eingegebene Betreff wird in diversen Vorlagen (Brief, Aktenvermerk, Kostennote) ausgedruckt. Konkret wird der Stoppcode #610# durch den Betreff-Text ersetzt. Unter Umständen werden aber andere Betreff-Felder vorrangig verwendet (Betreff beim Aktbeteiligten, Betreff beim Personenbeteiligten).

Manche Kanzleien möchten im Fenster Aktenstamm, Feld Betreff automatisch die Daten von Klient und Gegner stehen haben, zB "Anton Mustermann / Klaus Maier".

Dazu kann jetzt im Aktenstamm des Aktes "VORLAGE" Textbausteine erfassen wie folgt: "#007a# #058#"

Diese Stoppcodes werden beim Neuanlegen eines Akts automatisch in jeden neuen Akt übernommen. Nach dem Erfassen der Daten in den Feldern Klient, Gegner und Causa und nach dem Speichern mit OK werden die Daten im Feld Betreff automatisch umgewandelt.

ADVOKAT zeigt eine Meldung an:
Bitte prüfen Sie die ergänzten Daten im Feld Betreff.

Dann kann man speichern.

Ablagedatum
Datum der Ablage, Erledigungsdatum.
Beim Erledigen eines Akts und Speichern kommt folgender Hinweis: "In diesem Akt gibt es noch unerledigte Kalendierungen.", sofern in der Aktenverwaltung unerledigte Termine oder Betreibungen heute oder in der Zukunft vorhanden sind.

Ablagenummer
Beliebige Ablagenummer. Soferne eine Archivierungsnummer verwendet wird, kann diese automatisch hochgezählt werden. Den Startwert kann man beliebig durch Eingabe einer Nummer in einem Akt festlegen. Wenn man danach bei einem anderen Akt in diesem Feld einen Punkt "." und Enter eingibt, wird der vorherige Startwert automatisch um 1 hochgezählt. Jede neuerliche Eingabe legt wiederum einen neuen Startwert für den nächsten Akt fest.

Durch Eingabe von "*" (Stern) im Fenster Aktenstamm Feld Ablagenummer wird die Ablagenummer zurückgesetzt und Advokat zählt neu ab 1 oder ab einer eingegebenen Nummer hoch. Es erscheint eine Meldung:
Achtung, wenn Sie die Ablagenummer zurücksetzen, wird es unter Umständen zu doppelt vergebenen Ablagenummern kommen.

Wenn man die Nummer händisch eingibt (also ohne Punkt oder Stern) erfolgt keine Prüfung, ob die Nummer bereits verwendet wurde.

Hinweise zur Aktenablage
Wenn ein Akt erledigt ist, sollte er zumindest eine Zeitlang in ADVOKAT gespeichert bleiben. Kalendieren Sie eventuell eine Wiedervorlage mit einem zukünftigen Ablagedatum.

Üblicherweise reicht es aber, einfach im Aktenstamm das Feld Ablagedatum einzugeben.

Hinweis: Wir empfehlen, die erledigten Akten chronologisch nach Ablagedatum im Archiv abzulegen. Wenn Sie einen Akt im Archiv suchen, suchen Sie zuerst mit ADVOKAT das Ablagedatum und dann den physischen Akt.

Datum Anlage und letzte Änderung Aktenstamm
Bei jedem Akt wird die Anlage des Akts (Datum + Sachbearbeiter) und darunter die letzte Änderung des Aktenstamms mitprotokolliert.

• Aktenstamm - Befehle