6.3.6.1 Anwender bekommt neue Mailadresse (Postfach)

Dieses Kapitel ist relevant wenn für einen Anwender eine oder mehrere Synchronisationsaufgaben existieren und dieser Anwender eine neue (andere) Mailadresse erhält.

• Damit ist gemeint, dass es sich bei dieser Mailadresse um ein neues oder anderes Exchange-Postfach handelt.

• Eine Umbenennung der Mailadresse beim vorhandenen Exchange-Postfach ist nicht als neue Mailadresse zu verstehen. Dafür wechseln Sie zum Kapitel Mailadresse (Postfach) von Anwender wird umbenannt.

Hinweise

In diesem Beispiel handelt es sich um Benutzer (SB) “JD” mit Name “Johannes Driendl” und Mailadresse (Postfach) “Test@advokat365.onmicrosoft.com”.

Vorgehensweise

1. Verbinden Sie sich per Remotedesktop mit dem AdvoAll-Benutzerkonto auf jenes Gerät wo AdvoAll betrieben wird. Navigieren Sie zu "C:\Program Files (x86)\Advokat" und starten Sie "AdvoAll.exe".

   • Beenden Sie alle AdvoAll-Anwendung "Advokat_Exchange_Synchronisation" indem Sie diese markieren und Rechtsklick "Beenden" auswählen.

   • Verwenden Sie die Funktion "Beenden erzwingen" nur, wenn nach Nutzung von "Beenden" und einer Wartezeit von 5 Minuten nichts passiert ist.
     
     

2. Markieren Sie die AdvoAll-Anwendung "Advokat_Exchange_Synchronisation" > Menüpunkt "Bearbeiten" > "Konfiguration bearbeiten".

   • Warten Sie bis sich das neue Fenster "A4ExchangeSync" geöffnet hat. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Benutzeroberfläche.
     
     

3. Im Reiter “Sachbearbeiter” muss beim betroffenen Benutzer (Spalte “SB”) die bisherige Mailadresse durch die neue Mailadresse ersetzt werden.

   • In der Spalte "E-Mail" kann aus einer Dropdownliste das relevante Exchange Postfach ausgewählt werden. Es werden alle Postfächer angezeigt, mehr Informationen siehe im Kapitel Bereich Sachbearbeiter.

   • In diesem Beispiel wird die Mailadresse “Test@advokat365.onmicrosoft.com” durch “Demo1@advokat365.onmicrosoft.com” ersetzt.

     Open

     

      

4. Im Reiter “Synchronisations Aufgaben” suchen Sie alle Aufgaben des betroffenen Benutzer, dazu können Sie in der Spalte “SB” nach dem Kürzel suchen.

   • Öffnen Sie jede relevante Aufgabe per Doppelklick oder Rechtsklick > “Synchronisationsaufgabe bearbeiten”. Stellen Sie sicher, dass das Feld “Exchange Ordner” befüllt ist.

     • Ist das Feld leer, dann wählen Sie aus der Dropdownliste den passenden Eintrag aus. Bei Aufgaben beispielsweise Typ “Termin” handelt es sich um die Kalender.

   • In diesem Beispiel wird die Synchronisationsaufgabe “Termine JD” geöffnet und kontrolliert, dass im Feld “Exchange Ordner” der Eintrag “Kalender” ausgewählt ist.

     Open

     

      

5. Schließen Sie das Fenster “A4ExchangeSync” und befolgen eines der zwei folgenden Szenarien:

   1. Szenario A: Es sollen nur neue Termine/Aufgaben mit der neuen Mailadresse synchronisiert/importiert/exportiert werden.

      • In diesem Fall sind keine Anpassungen erforderlich, wechseln Sie direkt zu Schritt 6.

   2. Szenario B: Es sollen nicht nur neue Termine/Aufgaben sondern auch existierende Datensätze rückwirkend mit der neuen Mailadresse synchronisiert/importiert/exportiert werden.

      • Navigieren Sie per Windows Explorer zum ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\Config\AdvoAll". Öffnen Sie die Datei "AdvoAll.cfg" mit einem passenden Texteditor.

      • Mehr Informationen zur Datei finden Sie im Kapitel Datei "AdvoAll.cfg". Suchen Sie die Synchronisationsaufgaben vom betroffenen Benutzer innerhalb des Bereichs <ExchangeSyncConfig …>.

        • Bei Aufgaben vom Typ “Termin” (Appointment) und “Aufgaben” (Task) ist das sogenannte Startdatum beim Eintrag “FirstStartDate” im Feld “Value” definiert.

        • In diesem Beispiel wird das Startdatum für Aufgabe “Termine JD” vom 01.01.2025 00:00:00 auf 01.01.2024 12:00:00 rückwirkend geändert.

      • Beispiel (vorher)

        <SyncTask GUID="1e5b582e-e65d-4acd-9854-457c670f256d" Type="2" NeedsMigration="False" SyncDirection="0" SyncPriority="0" NeedsSyncGuid="False" Name="Termine JD" SB="JD" ExchangeFolder="..."> <Filters> <FilterItem Name="FirstStartDate" Value="01.01.2025 00:00:00" Type="DateTime" /> ... <FilterItem Name="SB" Value="JD" Type="String" /> </Filters> <Options AlarmSync="True" /> </SyncTask>

      • Beispiel (nachher)

        <SyncTask GUID="1e5b582e-e65d-4acd-9854-457c670f256d" Type="2" NeedsMigration="False" SyncDirection="0" SyncPriority="0" NeedsSyncGuid="False" Name="Termine JD" SB="JD" ExchangeFolder="..."> <Filters> <FilterItem Name="FirstStartDate" Value="01.01.2024 12:00:00" Type="DateTime" /> ... <FilterItem Name="SB" Value="JD" Type="String" /> </Filters> <Options AlarmSync="True" /> </SyncTask>

      • Speichern Sie die Datei “AdvoAll.cfg” ab und schließen diese, nun wechseln Sie zu Schritt 6.
        
        

6. Starten Sie erneut AdvoAll per “C:\Program Files (x86)\Advokat\AdvoAll.exe“ und markieren Sie die AdvoAll-Anwendung "Advokat_Exchange_Synchronisation" > Menüpunkt "Aktion" > "Starten".
   Warten Sie zwischen 5 und 10 Minuten und stellen sicher, dass in der Spalte Status "Aktiv" angezeigt wird.