4.2.3 Ansichten in der Aktenverwaltung

Mit der Schaltfläche Ansicht kann man in der Aktenverwaltung zwischen drei Ansichten hin- und herschalten:

Ansicht Alle Aktinhalte - Liste
Ansicht Alle Aktinhalte - Ordner
Ansicht Dokumente - Ordner

Abb. 82: Ansichten in der Aktenverwaltung

Die Standardansicht kann festgehalten werden. Dies geschieht mit dem Menüpunkt Optionen / Einstellungen speichern rechts oben. Nach dem Schließen und nächsten Öffnen der Aktenverwaltung wird die Standardansicht wieder aktiv.

Ansicht "Alle Aktinhalte - Liste" (= Listenansicht)
Es werden alle Aktinhalte angezeigt, aber keine Ordnerstruktur
Siehe Fenster Aktenverwaltung.

Ansicht "Alle Aktinhalte - Ordner" (= Ordneransicht)
Wie Listenansicht, aber zusätzlich werden Ordner angezeigt.
Siehe Besonderheiten der Ansicht "Alle Aktinhalte - Ordner"

Ansicht "Dokumente - Ordner" (= Dokumentansicht)
Es werden nur Dokumente angezeigt.
Siehe Besonderheiten der Ansicht "Dokumente - Ordner"

Spalteneinteilung
Die Spalteneinteilung kann verändert und gespeichert werden, siehe Abspeichern der Fenstereinstellungen.

Die Spalteneinteilung in der Ansicht "Alle Aktinhalte - Liste" und "Alle Aktinhalte - Ordner" ist immer gleich.
Die Spalteneinteilung in der Ansicht "Dokumente – Ordner" kann davon abweichen.

Abb. 83: Spalten in der Aktenverwaltung Liste (links) und Aktenverwaltung Dokumente (rechts)

Dies ist vor allem im Hinblick auf zusätzliche Spalten bei E-Mails interessant (Empfänger/Absender, Anzahl der Anlagen, Anlagenname), die vorzugsweise in der Ansicht "Dokumente – Ordner" bearbeitet werden.

Sortierung in der Aktenverwaltung nach Datum aufsteigend / absteigend
Man kann die Datensätze in der Aktenverwaltung aufsteigend oder absteigend sortieren und diese Sortierung dauerhaft speichern. Sie stellen zuerst die gewünschte Sortierung ein (Links-Klick auf den Spaltenkopf) und speichern diese Einstellung mit Hilfe von Optionen / Einstellung speichern ab. Damit ist die Standardeinstellung für alle zukünftig geöffneten Akten festgelegt. Die Einstellung kann für jeden Sachbearbeiter unterschiedlich eingestellt werden.

Wird nach dem Datum sortiert, steht der Cursor beim Öffnen eines Akt immer auf dem neuesten Datensatz. Wenn das neueste Datum am Ende der Liste ist, steht der Cursor ganz unten, wenn das neueste Datum am Anfang der Liste ist, steht der Cursor ganz oben.