17.13.9.2 Option "Dokumente"

Es öffnet sich das Fenster Anlagen in den Akt importieren.
Dieses Fenster gibt es in 2 Varianten:

Fall 1: Es wird nur ein Aktenstück übernommen:
Wenn in der EAkteinsicht nur ein Aktenstück markiert und in den ADVOKAT Akt übernommen wird, dann sieht das Fenster wie folgt aus:

Abb. 559: Fenster "Anlagen in den Akt importieren" (Variante ein Aktenstück)

Es gibt zwei Optionen (die zuletzt gewählte Option wird pro Benutzer beim nächsten Aufruf vorgeschlagen).

1. Option "als Datei"

Das Aktenstück wird aus dem Download ausgelesen.
Danach öffnet sich das Fenster Dokument.
(Wenn auch die Option "Leistung" gewählt wurde, dann wird zuerst das Fenster Leistung geöffnet.)

Im Dokumentdatensatz (Datensatz Dokument) werden Daten aus der EAkteinsicht vorgeschlagen:

Datum = 'Hinzugefügt am'-Datum aus dem EAkt
Von/An SB = aktueller Sachbearbeiter
Beilage = Beilagennummer lt. Gerichtsakt; das Präfix "./" wird entfernt, andere Präfixe bleiben erhalten, zB bleiben die Präfixe "ON" oder "zu ON" erhalten.
Betreff = 'Hinzugefügt am'-Datum aus dem EAkt - Beilagennummer - Aktenstück-Name(Hinweis: Das 'Hinzugefügt am'-Datum aus dem EAkt fügt ADVOKAT im Bereff an erster Position ein, damit es auch im Dateinamen an erster Position steht. Es ist nämlich zu erwarten, dass die Datei bearbeitet wird (Markierungen und Kommentare) und sich damit das Windows-Dateidatum ändert. Das Datum im Dateinamen bleibt dabei erhalten.)
Dateiname = sprechender Dateiname.pdf (abhängig von den Systemeinstellungen aus dem Betreff abgeleitet)
Memo = Weitere Daten aus dem EAkt.

Die Aktenstücke "Fall" und "Gesamtakt" sind zwei besondere (virtuelle) Aktenstücke. Sie werden bei jeden Aufruf der EAkteinsicht vom BRZ dynamisch neu generiert. Der Dokumentdatensatz sieht bei diesen Aktenstücken etwas anders aus:

Datum = Abfragedatum
Betreff = Abfragedatum - Aktenstück-Name

Nach dem Speichern des Dokumentdatensatzes wird auf diesen positioniert.
Der Dokumentdatensatz wird im Akten-Stammverzeichnis gespeichert.

Bei wiederholtem Herunterladen desselben Aktenstücks wird eine Kopie gespeichert mit "Dateiname-1", etc.

Wenn Option "Leistung" und Option "Dokumente" gewählt wurden, dann wird zuerst das Fenster Leistung geöffnet und danach das Fenster Dokument. Der Dokumentdatensatz wird mit der Leistung verbunden.

2. Option "in der Ordnerstruktur des Gerichts"

Grundsätzlich funktioniert dieser Option wie die Option "als Datei" (siehe oben), aber es gibt folgende Abweichungen:

Die Datei wird nicht im Akten-Stammverzeichnis gespeichert, sondern es wird im ADVOKAT Akt dieselbe Ordnerstruktur hergestellt, wie sie in der Online-Akteinsicht vorhanden ist.

Konkret wird ein fix definierter Ordner "Gerichtsakt" angelegt. Darunter befinden sich die heruntergeladenen Aktenstücke in ihren jeweiligen Unterordnern. Es entsteht zB folgende Ordnerstruktur:

Abb. 560: Ordnerstruktur "Gerichtsakt"

Gerichtsakt
  Aktendeckel
    Fall
    Gesamtakt
    Inhaltsverzeichnis
  Beilagen
    Beilagen anderer Personen
    2023-11-01 - ON 1 - Protokoll Schneeräumung ...
    ....
    Beilagen der ersten Partei
    ....
    Beilagen der zweiten Partei
      ....
  Grundakt
    ON 1
      Freigabe Zugriff elektronischen Akt ON 1.1
      HRR Gebührenbestimmung St. Aegyd ON 1.2
      ....

Bei wiederholter Akteinsicht und Datenübernahme werden:

Dateien und Ordner, die unverändert schon existieren, übersprungen
Dateien und Ordner, die verändert wurden, ergänzt (mit "Dateiname-1", etc.) gespeichert
Dateien und Ordner, die neu sind, als neue Dokumentdatensätze angelegt
Die Aktenstücke "Fall" und "Gesamtakt" werden niemals überschrieben, sondern immer als neue Datei (mit Dateiname "Gesamtakt-1", etc.) gespeichert; diese Aktenstücke gelten immer als "neu"

ADVOKAT rechnet damit, dass Anwender ein heruntergeladenes PDF-Dokument verändern (Kommentare, Markierungen). ADVOKAT überschreibt ein verändertes PDF nicht.

ADVOKAT prüft, ob Dateien mit zu langen Pfaden nicht in der Ordnerstruktur des Gerichts angelegt werden können. In diesem Fall kommt es zur Meldung:
Folgende Dokumente konnten nicht in der Gerichtstruktur angelegt werden.
Sie finden diese im Ordner 'Gerichtsakt'.
Dateinamen

Unter Umständen (kein Akt geöffnet, kein Zugriff möglich) kommt es zur Meldung:
Bitte öffnen Sie den richtigen Akt in der Aktenverwaltung.

In Einzelfällen kann ein abgerufener EAkt wegen unerlaubter Sonderzeichen im Ordner- oder Dateinamen nicht importiert werden. ADVOKAT bereinigt vor dem Import automatisch alle unerlaubten Sonderzeichen.

Fall 2: Es werden mehrere Aktenstücke übernommen:
Wenn in der EAkteinsicht mehrere Aktenstücke markiert und in den ADVOKAT Akt übernommen werden, dann sieht das Fenster wie folgt aus:

Abb. 561: Fenster "Anlagen in den Akt importieren" (Variante mehrere Aktenstücke)

Es gibt zwei Optionen (die zuletzt gewählte Option wird pro Benutzer beim nächsten Aufruf vorgeschlagen).

1. Option "gesammelt in einer Zip-Datei"

Die markierten Aktenstücke werden aus dem Download ausgelesen.
Danach öffnet sich das Fenster Dokument.
(Wenn auch die Option "Leistung" gewählt wurde, dann wird zuerst das Fenster Leistung geöffnet.)

Im Dokumentdatensatz (Datensatz Dokument) werden folgende Daten vorgeschlagen:

Datum = heute
Betreff = Elektronische Akteneinsicht vom Datum + Uhrzeit
Dateiname = Elektronische Akteneinsicht vom Datum + Uhrzeit.zip (abhängig von den Systemeinstellungen)

Nach dem Speichern des Dokumentdatensatzes wird auf diesen positioniert.
Der Dokumentdatensatz wird im Akten-Stammverzeichnis gespeichert.

Bei wiederholtem Herunterladen desselben Aktenstücks wird die Zip-Datei ein zweites Mal gespeichert.

Wenn Option "Leistung" und Option "Dokumente" gewählt wurden, dann wird zuerst das Fenster Leistung geöffnet und danach das Fenster Dokument. Der Dokumentdatensatz wird mit der Leistung verbunden.

Abb. 562: Aussehen der Zip Datei

2. Option "in der Ordnerstruktur des Gerichts"

Grundsätzlich funktioniert dieser Option wie die Option "als Datei" (siehe oben), aber es gibt folgende Abweichungen:

Die Datei wird wird nicht im Akten-Stammverzeichnis gespeichert, sondern es wird in ADVOKAT Akt dieselbe Ordnerstruktur hergestellt, wie sie in der Online-Akteinsicht vorhanden ist – ausgenommen unzulässige Sonderzeichen.

Konkret wird ein fix definierter Ordner "Gerichtsakt" angelegt.
Darunter befinden sich die heruntergeladenen Aktenstücke in ihren jeweiligen Unterordnern.

Siehe dazu das Beispiel in Fall 1: Es wird nur ein Aktenstück übernommen: Punkt "2. Option ..."

Bei der Option "Ordnerstruktur des Gerichts" öffnet sich kein Fenster Dokument, weil mehrere Dokumentdatensätze in einer Ordnerstruktur angelegt werden. ADVOKAT positioniert auf den (neu generierten) Ordner "Gerichtsakt".

Es kommt zu folgender Meldung:
2 Dokumente wurden neu angelegt.
1 Dokument ist / 2 Dokumente sind bereits im Akt vorhanden und wurden nicht neu übernommen. OK