6.3.5.2 Termine

Hier gibt es derzeit die Option AlarmSync. Damit wird gesteuert, ob bei einem Termin der Alarm auch synchronisiert werden soll.
Die Verwendung eines Alarms ist bei den Kategorien "Aufgabe" und "Rückruf" seitens ADVOKAT nicht möglich.

Über den Filter sind folgende Einschränkungen möglich:

• Sachbearbeiter Eingabe

  • Bei der Neuerstellung wird automatisch der Sachbearbeiter der Aufgabe eingetragen. Dieser kann aber geändert werden.

  • Bleibt das Feld leer, wird nicht auf Sachbearbeiter gefiltert. Es werden dann die Termine aller Sachbearbeiter beachtet, in diesem Fall wird "<Alle>" automatisch eingetragen.

  • Es kann aber auch ein einzelner Sachbearbeiter oder eine Liste (mit , separiert) angegeben werden. In diesem Fall werden nur die Termine mit den jeweiligen Sachbearbeiter beachtet.

  • Sonderfall "<Leer>": Es werden alle (sämtliche Sachbearbeiter) Termine übertragen, auch jene Termine bei denen das Feld "An" leer ist.

  • Sonderfall "SB,<Leer>": Es werden alle Termine des angeführten Sachbearbeiter übertragen als auch jene Termine bei denen das Feld "An" leer ist.
    
    

• Private Termine

  • Ist diese Einstellung aktiv, werden auch private Termine synchronisiert.

• Erledigte Termine

  • Diese Option gibt es nur bei AdvokatExport oder AdvokatImport.

    • Ist die Option aktiviert, dann werden erledigte Termine importiert bzw. exportiert, je nach Richtung.

  • Wichtige Anmerkungen

    • Wurde ein Termin bereits nach Exchange exportiert und man erledigt diesen in ADVOKAT, wird bei aktiver Einstellung der Betreff des Termins in Exchange um "Erledigt: ..." ergänzt.

    • Wurde ein Termin bereits nach Exchange exportiert und man erledigt diesen in ADVOKAT, wird bei inaktiver Einstellung der Termin in Exchange gelöscht.

• Status "Frei" bei neuen Terminen setzen

  • Diese Option steuert das Feld "Anzeigen als" bzw. "Status" seitens Microsoft Exchange. Ist die Option aktiviert, dann wird das Feld mit "Frei" belegt.

• Tage in der Zukunft

  • Diese Einstellung wird nur bei Serienterminen angewandt. ADVOKAT kennt Serientermine nicht, es gibt nur Einzeltermine.

    • Wurde in Exchange ein Serientermin erstellt, wird dieser in ADVOKAT in Einzeltermine zerlegt.

  • Es werden nur die Termine bis x Tage in der Zukunft übernommen. Für Serientermine ist bei der Synchronisierung eine zusätzlich Prüfung eingebaut.

  • Wird erkannt, dass zu einem synchronisierten Serientermin ein weiteres Element in die Datumsbeschränkung fällt, wird dieses automatisch nach ADVOKAT übernommen.
    Es werden also weitere Elemente des Termins in ADVOKAT angelegt, auch wenn der Serientermin nicht geändert wurde.

  • Pflichtfeld. Es muss immer ein gültiger Wert > (größer) 0 und < (kleiner) 370 vorhanden sein.

• Kategorien

  • Weiters kann die Terminkategorie bestimmt werden, die synchronisiert wird. In Exchange werden diese Kategorien automatisch erzeugt.

    • Eine Beschreibung der Terminkategorien (Terminarten) finden Sie in der ADVOKAT Programmhilfe (F1) im Kapitel "Terminarten".

    • Die Terminarten 3,4,5,6 werden zwar angezeigt, sind in ADVOKAT aber noch nicht verfügbar und können daher ignoriert werden.

  • Wird in Exchange ein neuer Termin erstellt, muss er einer dieser Kategorien zugewiesen werden. Ansonsten wird er bei der Synchronisierung niemals beachtet.

  • Pflichtfeld. Es muss mindestens eine Kategorie ausgewählt werden.

Implizit wird auch der Sachbearbeiter dem Filter hinzugefügt. Es werden nur Termine dieses Sachbearbeiter beachtet.
Wird in Exchange ein Termin erstellt, muss der SB auch bekannt gemacht werden. Dazu muss der Sachbearbeiter dem Betreff hinzugefügt werden.

Soll der Termin noch dazu einem Akt zugewiesen werden, muss auch die Aktenkurzbezeichnung im Betreff vorhanden sein.

Wird bei einem Exchange Termin kein Sachbearbeiter im Betreff festgelegt, wird bei der Synchronisation automatisch der Sachbearbeiter der Synchronisationspaarung eingetragen.
Die automatische Zuordnung erfolgt in ADVOKAT und in Exchange. In Exchange wird der Betreff also geändert.

Weiters wird dem Filter auch ein Datum hinzugefügt, ab wann Termine beachtet werden. Dies ist das Datum der Erstellung der Synchronisationsaufgabe minus einem Monat.
Damit werden keine Termine synchronisiert, die bereits vor diesem Zeitpunkt stattgefunden haben.

Mehrtagestermine, Serientermine
Wird ein Termin aus Exchange importiert, der über mehrere Tage läuft, werden in ADVOKAT mehrere Tagestermine dazu erstellt. Gleiches gilt auch bei Serienterminen.
Hier wird in ADVOKAT zu jedem Element der Serie ein eigener Termin erstellt.