4.2.4.1 Arten von Ordnern

In zwei Ansichten der Aktenverwaltung wird eine Ordnerstruktur angezeigt:

• Ansicht Alle Aktinhalte - Ordner und

• Ansicht Dokumente - Ordner

Die Ordner sind in beiden Ansichten dieselben.
Die Breite der Ordnerleiste stimmt in beiden Ansichten überein, sie wird beim Beenden von ADVOKAT wie zuletzt eingestellt gespeichert.

Abb. 84: Fenster "Aktenverwaltung" mit Ordnern

Ordner "Gesamt"
Da man bei vielen Unterordnern den Überblick verlieren kann, gibt es den Ordner "Gesamt". Wenn man auf "Gesamt" klickt, dann werden alle Aktinhalte aus diesem Akt angezeigt, egal in welchem Ordner sie sich befinden. Auch der Inhalt des Ordners "Verlinkt" wird in "Gesamt" angezeigt. Der Ordner "Gesamt" ist folglich der wesentliche Ordner für alle Anwender, die nicht mit Ordnern arbeiten wollen.

Beim Öffnen eines Akts steht man standardmäßig im Ordner "Gesamt".

Hauptordner
Der Hauptordner trägt immer den Namen der Aktenkurzbezeichnung, mit Ausnahme von unzulässigen Sonderzeichen. (Bei Verwendung von Sharepoint steht noch ein Buchstabe davor.) Wenn keine Ordner verwendet werden, befinden sich alle Aktinhalte automatisch im Hauptordner.

Den Hauptordner gibt es auch als Verzeichnis im Dateisystem (beachte den Menüpunkt Dokument / Explorer öffnen). In welcher Form genau der Hauptordner im Dateisystem angelegt wird, ist abhängig von Einstellungen Dokumentverwaltung.

Unterordner
Bestimmte Aktinhalte können in einen Unterordner verschoben werden.
Es kann beliebig viele Unterordner in mehreren Ebenen geben.
Jeder Unterordner befindet sich auch als Verzeichnis auf der Festplatte. Umgekehrt wird auch jedes Verzeichnis auf der Festplatte in der ADVOKAT Aktenverwaltung als Unterordner angezeigt.

Ordner "Verlinkt"
Im virtuellen Ordner "Verlinkt" zeigt ADVOKAT alle Dokumentdatensätze mit externen Dateien an. Externe Dateien befinden sich auf der Festplatte nicht im aktuellen Akt (das heißt nicht im Hauptordner oder darunter), sondern außerhalb der ADVOKAT Ordnerstruktur – irgendwo auf der Festplatte. Folglich gibt es den Ordner "Verlinkt" auf der Festplatte nicht.

Hinweis:
Eine Leistung, Termin, ERV-Schriftsatz, etc. kann sich nie im Ordner "Verlinkt" befinden, weil es keine externe Datei dazu gibt.

Beispiel:
Es gibt Kanzleien, die ihre Dokumente (Dateien) auf der Festplatte in einer selbstgewählten Struktur ablegen. Dennoch kann man solche Dateien mit dem Akt verbinden. In diesem Fall befindet sich der Dokumentdatensatz im Ordner "Verlinkt".

Wenn man einen Dokumentdatensatz aus "Verlinkt" in einen anderen Ordner verschiebt, dann kopiert man damit gleichzeitig die Datei vom externen Speicherplatz in den Akt.

Siehe auch Ansichten in der Aktenverwaltung.