12.17.3.1 Praktischer Ablauf Treuhandschaft

Bereits bei Übernahme der Treuhandschaft sollte der Treuhänder sämtliche hierfür erforderlichen Daten (personenbezogene Daten, Identitätsdaten [Geldwäsche] und Kontoverbindungen) erheben.

Im Regelfall sollten die Treugeber nur einmal zur Unterschrift in die Kanzlei kommen müssen und zu diesem Termin neben dem Kaufvertrag auch die Treuhandvereinbarung (gesondert oder in der Haupturkunde) unterschreiben.

Insbesondere soll nach Möglichkeit gleichzeitig auch der vorbereitete Kontoverfügungsauftrag unterschrieben werden. Das Formular Kontoverfügungsauftrag kann erst dann vollständig (unterzeichnungsreif) ausgedruckt werden, wenn alle Daten erfasst sind.

Wir empfehlen folgenden Ablauf für eTHB Erstmeldung und Kontoverfügungsauftrag (im Szenario 2 "AnwaltKammer"):

1. Sie legen den Akt in der Aktenverwaltung mit den Personenstammdaten der Parteien, zB Verkäufern und Käufern, an. Im Feld Causa geben Sie "eTHB..." ein.

2. Sie fordern die Ausweise für die Legitimation aller Treugeber an, machen (lesbare) Kopien und legen diese im Akt ab.

3. Sie besorgen die Bankverbindung aller Treugeber und allfälliger sonstigen Begünstigten (ev. mit Kopie der Bankomatkarte).

4. Sie ergänzen im Personenstamm aller Treugeber die notwendigen Felder (zB Geburtsdatum, Beruf, Bankverbindung, Legitimationsdaten, Firmenbuchnummer, etc.).

5. Sie erzeugen die ERV-Erstmeldung, öffnen sie, prüfen die Eingaben und speichern die Meldung; die TH-Laufnummer bleibt noch leer, sie wird erst vor dem Senden vergeben, weil Sie nicht sicher sein können, dass die Treuhandschaft zustande kommt.
   Die PDF-Anhänge mit den Ausweisen können Sie bereits hinzufügen.
   Beachten Sie, dass Sie zu diesen Urkunden eine Referenz auf den Treugeber setzen müssen, Fenster ERV Anlagen, Feld Bemerkung.

6. Sie bereiten die ERV-Meldung Kontoverfügungsauftrag vor: Sie erzeugen die Meldung, öffnen sie, prüfen die Eingaben und speichern die Meldung; die Felder TH-Laufnummer, GZ RAK und eventuell auch Datum der Unterfertigung Kontoverfügungsauftrag durch alle Treugeber bleiben noch leer (noch nicht bekannt).

7. Nun ist sind folgende Unterlagen bereit für die Unterzeichnung durch die Treugeber:
   - Vertrag

- eTHB Beilage 3 – Kontoverfügungsauftrag

- eTHB Beilage 7 – Informationsblatt inklusive Treugeber Auskunftscode
Im Formular Kontoverfügungsauftrag bleiben die Felder TH-Laufnummer, GZ RAK noch leer (noch nicht bekannt).

1. Es erfolgt die Unterzeichnung.
   Im Formular Kontoverfügungsauftrag wird das Feld von den Treugebern bestellt mit Vertrag = Datum der Unterfertigung Kontoverfügungsauftrag durch alle Treugeber anlässlich der Unterzeichnung handschriftlich ausgefüllt.

2. Nun erfolgt die Unterzeichnung des Formulars Kontoverfügungsauftrag durch die Bank und den Treuhänder.

3. Jetzt vergeben Sie in der ERV-Erstmeldung die TH-Laufnummer, siehe Eindeutige Treuhand-Laufnummer.

4. Sie senden die Erstmeldung ab (siehe Anmerkung)

5. Sie warten auf den ERV Rückverkehr der RAK; erst mit der Entscheidungsmeldung langt die GZ RAK ein und wird automatisch im Akt eingetragen.
   Erst nach positiver Entscheidungsmeldung (= Meldung zur Verfügungsbeschränkung) darf das Treuhandkonto mit dem Treuhanderlag dotiert werden, andernfalls wird das Kreditinstitut Gutschriften rücküberweisen!

6. Sie ergänzen am unterschriebenen Formular Kontoverfügungsauftrag die TH-Laufnummer und die GZ RAK handschriftlich.

7. Sie scannen das unterschriebene Formular Kontoverfügungsauftrag und legen diesem im Akt ab.

8. Sie übertragen aus dem Formular Kontoverfügungsauftrag das Feld von den Treugebern bestellt mit Vertrag in die ERV-Meldung Kontoverfügungsauftrag, Reiter Treuhandkonto, Feld Datum der Unterfertigung Kontoverfügungsauftrag durch alle Treugeber.

9. Sie fügen den eingescannten Kontoverfügungsauftrag als Anlage an die Meldung Kontoverfügungsauftrag und senden diese ab..

Anmerkung:
Wenn Sie sicher sind, dass die Treuhandschaft zustande kommt, können Sie die ERV-Erstmeldung bereits vor Punkt 6 und 7 absenden. Natürlich müssen Sie vor dem Absenden die TH-Laufnummer vergeben (Punkt 9). Vorteil: Die GZ RAK und TH-Laufnummer sind von der RAK bereits eingetroffen, bevor das Formular Kontoverfügungsauftrag ausgedruckt wird. Es muss nichts mehr handschriftlich ergänzt werden. Nachteil: Wenn es nicht zur Treuhandschaft kommt, müssen Sie eine Abschlussmeldung an die RAK senden.

Weitere Informationen finden Sie unter:
Stammdaten für Treuhandschaften (eTHB)
Betreibung und Leistung "ETHB" = Meldung elektronisches Treuhandbuch
Ausdruck Treuhandformulare
01 Erstmeldung
06 Kontoverfügungsauftrag