1.10.4.1 Serienbrief erstellen

Diese Arbeitsschritte sind erforderlich, wenn in ADVOKAT ein Word-Serienbrief erstellt werden soll.
In diesem Beispiel möchte man einen Brief an jeden Klienten zu lebenden Akten erstellen.

Vorgehensweise

Öffnen Sie per Menüpunkt "Programme" den Suchassistenten. Im Suchassistenten wechseln Sie in den Reiter "Personen".
Im Feld "beteiligt als:" wird die Funktion "Klient" ausgewählt und die Checkbox "nur in Lebenden" aktiviert.

Anschließend wird die Suche per Klick auf "Suchen" (F2) ausgeführt. Per Menüpunkt "Drucken" wird die Vorlage "Datenquelle Serienbrief" ausgewählt.
Es erscheint folgende Meldung, merken Sie sich wo die Datei gespeichert wurde: Serienbrief "...\ADVOKAT\Daten\Winword\1NAMEN.DOC wurde erstellt.
Öffnen Sie in der Aktenverwaltung jenen Akt wo Sie den Serienbrief aufbewahren möchten. Erstellen Sie per Menüpunkt "Dokument" > "Erstellen" einen Brief.
In den meisten Fällen ist die Vorlage "BRIEF, Briefvorlage" korrekt. Vervollständigen Sie in Microsoft Office Word den Brief indem der eigentliche Inhalt verfasst wird.
Anschließend markieren Sie die Daten des Briefempfängers (Adressblock) und entfernen diesen.
Navigieren Sie in Microsoft Office Word zum Menüpunkt "Sendungen" > "Seriendruck starten" > "Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen".
Im Word-Dokument hat sich rechts eine Spalte "Seriendruck" geöffnet. Schritt 1: Wählen Sie die Checkbox "Briefe" und dann im unteren Bereich "Weiter: Dokument wird gestartet".
Schritt 2: Checkbox "Aktuelles Dokument verwenden" und dann im unteren Bereich "Weiter: Empfänger wählen".
Schritt 3: Checkbox "Vorhandene Liste verwenden", Klick auf "Durchsuchen" und die Word-Datei laut Schritt 1 als Datei angeben.
Es öffnet sich ein Fenster "Dateicodierung", einfach auf "OK" klicken. Abschließend im unteren Bereich auf "Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief".
Stellen Sie sich im Word Dokument mit dem Cursor in jene Zeile, wo die Empfängerdaten (Adressblock) angedruckt werden sollen.
Per Menüpunkt "Seriendruckfeld einfügen" wählen Sie den Listeneintrag "Anschriftblock" aus.
Im Regelfall benötigt man Informationen wie Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Firmenwortlaut, Straße, PLZ, Ort und Land.
Sollten diese Informationen per Listeneintrag "Anschriftblock" nicht korrekt angezeigt werden, dann muss man die Felder manuell einfügen.
Eine Auflistung aller Datenbankfelder finden Sie im Kapitel Namen (Personen).
Beispiel

Zeile 1: <Kurzanrede>
Zeile 2: <Titel> <Vorname> <Name1> <Name2> <Name3>
Zeile 3: <Straße>
Zeile 4: <PLZ> <Ort>
Per Menüpunkt "Sendungen" > "Regeln" > "Wenn... Dann... Sonst..." kann konfiguriert werden ob beispielsweise Leerzeichen in bestimmten Fällen angezeigt oder unterdrückt werden sollen.
Per Menüpunkt "Sendungen" können im Bereich "Vorschau Ergebnisse" stichprobenartige Prüfungen vorgenommen werden.
Nach einer Überprüfung wird per Schaltfläche "Fertig stellen und zusammenführen" die Option "Dokumente drucken" ausgewählt.