2.9.2 Briefpapier-Dateien sind sehr groß

Problemstellung
Sobald man in einer RTF-Datei eine Grafik einfügt und die Datei abspeichert, wird diese Datei sehr groß, teilweise mehrere Megabyte.
Unter Briefpapier-Dateien versteht man den Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK". siehe Kapitel Briefpapier und Kanzleistempel.

Handelt es sich bei der RTF-Datei nicht um ein Briefpapier, dann wechseln Sie zum Kapitel RTF-Dateien sind sehr groß.

Beispiele (Fehlermeldung)

System.OutOfMemoryException

Ursache
Beim Speichern einer RTF-Datei mit einer EMF- PNG-, GIF oder JPG-Grafik werden zwei Kopien der Grafik in der RTF-Datei gespeichert.
Einmal in dem ursprünglichen Format und einmal im Windows Metafile-Format (WMF). In der Vergangenheit gab es zur Behebung des Problems einen Hotfix von Microsoft, dieser steht inzwischen nicht mehr zur Verfügung.

Lösung

Stellen Sie sicher, dass Microsoft Office Word vollständig geschlossen ist, kontrollieren Sie dies per Task Manager.

Öffnen Sie den Registrierungseditor (regedit) und navigieren Sie abhängig davon welches Microsoft Office verwendet wird zu folgendem Pfad:

Produkt	Pfad
Microsoft Office 2016	[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Word\Options]
Microsoft Office 2019	[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Word\Options]
Microsoft Office 2024	[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Word\Options]
Microsoft Office 365	[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Word\Options]

Beachten Sie, dass für den Start des Registrierungseditor lokale administrative Rechte erforderlich sind.

Erstellen Sie per "Rechtsklick" > "Neu" eine Zeichenfolge (REG_SZ) ExportPictureWithMetaFile mit dem Wert 0.
Navigieren Sie per Windows Explorer zu jenem Ordner mit der relevanten Briefpapierdatei im ADVOKAT Backend, also zu "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK".
Öffnen Sie die Briefpapierdatei (RTF-Datei) mit Microsoft Office Word, nehmen Sie eine beliebige, minimale Änderung. Sie können beispielsweise ein Leerzeichen anfügen und wieder entfernen.
- Durch eine Änderung erlaubt es Word die Datei erneut zu speichern und aufgrund von Schritt 2 wird die Datei wesentlich kleiner.
- Alternativ zu Schritt 1 bis 3 können die Vorlagen von ADVOKAT auf .docx konvertiert werden, siehe dazu Kapitel Konvertierung RTF zu DOCX.
Briefkopf, Brieffuß und Kanzleistempel einlesen
- Nach der erneuten Speicherung der Dateien laut Schritt 4 müssen die Dateien in ADVOKAT eingelesen werden.
- Öffnen Sie dazu einen beliebigen Akt in der Aktenverwaltung. Halten Sie die "STRG"-Taste gedrückt und klicken Sie auf den Menüpunkt "?". Wählen Sie die Funktion "Briefköpfe einlesen".
  - Man spricht dabei von der sogenannten "Normalisierung". Achtung: Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren!
  - Alternative: Schließen Sie ADVOKAT und starten Sie es erneut. Dabei werden auch die Dateien eingelesen.
- Im Verzeichnis "BK" befinden sich nach der Normalisierung neben den DOCX- oder RTF-Dateien weitere Dateien mit den Endungen ADV, ADVX, ADVK, RTK und LOCK.
  - Diese Systemdateien von ADVOKAT sind zu ignorieren und nicht zu bearbeiten.