4.1.8.6.4.4 Migration von Akten

In diesem Kapitel ist beschrieben wie bestehende Akten in zuvor neu erstellte Dokumentbibliotheken verschoben (migriert) werden.
Es wird ein Wartungsfenster benötigt, ein Teil der Änderungen kann nicht im laufenden Betrieb durchgeführt werden.

Anleitung

Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft Shareoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint-Administrator gewählt werden.
Navigieren Sie per Windows Explorer zum ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Admin\Support\Adv2SharePoint" und öffnen die Datei "Arbeitszeiten.xml" mit einem Texteditor.
Passen Sie in den Feldern "Beginn" und "Ende" an Ihre Nutzungszeiten von ADVOKAT im Unternehmen an.
- Wird ADVOKAT am Samstag und Sonntag genutzt, so sind Felder "Beginn" und "Ende" dort zu befüllen. Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Arbeitszeiten.xml.
- Wichtig: Ändern Sie den Wert im Feld "ArbeitszeitWartenMS" von "0" auf "500". Stellen Sie sicher, dass im Feld "NurAbgelegte" der Wert "0" eingetragen ist.
Starten Sie das Tool "Advokat8.DMS.SharePoint.Manager.exe" im Ordner laut Schritt 1.
Geben Sie im Feld "Advokat.ini" per Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zur Datei "Advokat.ini" an. Achten Sie darauf, den Pfad zur Datei wie aus Sicht eines Arbeitsplatzes anzugeben.

Wählen Sie jene Dokumentbibliothek aus in die bestimmte Akten verschoben werden. Klicken Sie auf "Akten in das markierte DMS verschieben".
Es erscheint das Fenster "Einstellungen Migration", behalten Sie die vordefinierten Einstellungen in jedem Fall bei und klicken direkt auf "Akten auswählen".

Einstellung	Beschreibung
Dokumente ohne Dokumentdatensatz übernehmen	Dokumente, welche sich im ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Daten \ADVOKAT\Winword" befinden, jedoch nicht mit einem Akt verknüpft sind. Diese Dokumente werden in der bestehenden Ordnerstruktur nach Microsoft SharePoint migriert. Man kann die Dokumente also am selben Ort finden – es gibt nur leichte Änderungen wegen der Einsortierung in einen Index "A", "B", "C" etc.
Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfen	Nur verfügbar, wenn die Option "Dokumente ohne Dokumentdatensatz übernehmen" aktiviert ist. Dadurch wird zu diesen Dokumenten ein Dokumentdatensatz im jeweiligen Akt erzeugt, dieser erhält als Datum das Änderungsdatum des Dokuments.
SB der diesen Datensätzen zugewiesen wird	Nur verfügbar, wenn die Option "Diese Dokumente mit ADVOKAT verknüpfen" aktiviert ist. Es kann ein Benutzerkürzel (Programme > Tabellen warten > Benutzer und Gruppen > Reiter "Benutzer") angegeben werden.
Arbeitszeiten beachten	Siehe Kapitel Arbeitszeiten.xml.
Dokumente ohne Aktenbezug übernehmen	Nur verfügbar, wenn bei dieser Dokumentbibliothek die Option "Default für Dokumente ohne Aktenbezug" aktiviert ist. Dokumente unter "Programme" > "Dokumentverwaltung" ohne Aktenbezug, beispielsweise Personenstamm - Dokumente zu Person hinzufügen.
Akten	Die Anzahl von Akten welche laut Aktenfilter verschoben werden. Standardmäßig wird 0 angezeigt, die Anzahl wird aktualisiert nachdem Einstellungen per "Akten auswählen" getroffen wurden.

Im Fenster "Akten auswählen" wird definiert welche Akten verschoben werden. Dazu kann die Schaltfläche "Aktenliste laden" oder ein Filter anhand der Felder AKurz, Klient, Causa, Erledigt und RA genutzt werden.
Wir empfehlen die Variante "Aktenliste laden" zu verwenden, damit kann eine Liste erzeugt werden, unabhängig davon welche Eigenschaften (Causa, RA, SB, Anlagedatum, Ablagedatum, etc.) Akten aufweisen.
Filter per Schaltfläche "Aktenliste laden": Starten Sie Microsoft SQL Management Studio am Datenbankserver, sollte es sich dabei um eine andere Maschine handeln, so verbinden Sie sich per Remotedesktopverbindung.
- Es muss eine Unterteilung der Akten von ADVOKAT in CSV-Dateien vorgenommen werden.
- Schränken Sie die SQL-Abfrage passend zu Punkt 7 laut Kapitel Dokumentbibliothek mit vorhandener Inhaltsdatenbank bzw. Dokumentbibliothek mit neuer Inhaltsdatenbank ein.
  1. fortlaufende Nummerierung: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet alle Akten ab Stichtag X, neue Dokumentbibliotheken Akten vor Stichtag X.
    SELECT ANr FROM dbo.Akten WHERE AnlagDat <= Convert(datetime2,'2015-12-31 23:59:59.999')
  2. Kalenderjahre: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet alle Akten des laufenden Kalenderjahres, neue Dokumentbibliotheken Akten der vorigen Jahre.
    SELECT ANr FROM dbo.Akten WHERE (AnlagDat >= Convert(datetime2,'2005-01-01 00:00:00.000') AND AnlagDat <= Convert(datetime2,'2010-12-31 23:59:59.999')) SELECT ANr FROM dbo.Akten WHERE (AnlagDat >= Convert(datetime2,'2010-01-01 00:00:00.000') AND AnlagDat <= Convert(datetime2,'2015-12-31 23:59:59.999')) SELECT ANr FROM dbo.Akten WHERE (AnlagDat >= Convert(datetime2,'2015-01-01 00:00:00.000') AND AnlagDat <= Convert(datetime2,'2020-12-31 23:59:59.999'))
  3. Lebende oder abgelegte Akten: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet lebende Akten, die neue Dokumentbibliothek beinhaltet abgelegte Akten.
    SELECT ANr FROM dbo.Akten WHERE ErledDat IS NOT NULL
- Das Ergebnis muss per Funktion "Ergebnisse speichern unter" in einer CSV-Datei gespeichert werden, vergeben Sie als Dateiname "Akten_Dokumentbibliothekname.csv". Für die CSV-Dateien gelten folgende Regeln:
  - Nur eine Spalte, welche den Primärschlüssel des Akts (ANr) enthält
  - Kein Header - die erste Zeile muss den ersten Datensatz beinhalten
  - Als Datensatzdelimiter wird Newline verwendet
  - Als Spaltendelimiter wird ein Semikolon verwendet
  - Es dürfen keine Feldbegrenzerzeichen, beispielsweise Anführungszeichen, verwendet werden.
- Übertragen Sie die CSV-Datei auf den SharePointserver oder legen diese auf einem Netzlaufwerk ab.
  - Im Fenster "Akten auswählen" klicken Sie auf "Aktenliste laden" und geben die CSV-Datei als Quelle an.
  - Abschließend klicken Sie im rechten Bereich auf "OK" und fahren Sie mit Schritt 7 fort.

Filter per AKurz, Klient, Causa, Erledigt, RA: In der Spalte "Wert" kann der vollständige Wert oder der Anfang davon eingegeben wird. Gesucht mit LIKE Wert%.
Werden mehrere Eigenschaften gewählt, so werden diese vom Tool verknüpft, die Akten müssen also alle angegeben Eigenschaften aufweisen.

Eigenschaft (Merkmal)	Wert (Beispiel)	Beschreibung
AKurz	20/	Aktenkurzbezeichnung
Klient	ADVOKAT	Personenkurzbezeichnung des 1. Klient in Aktenstammdaten, Reiter "Beteiligte"
Causa	Kurrentien	Feld "Causa" in Aktenstammdaten
Erledigt	31.12.2020	Feld "Ablagedatum" in Aktenstammdaten
RA	MM	Feld "RA" in Aktenstammdaten

Klicken Sie im rechten Bereich auf "Filter" anwenden wie in diesem Beispiel. In der unteren Hälfte des Fensters werden alle Akten laut Filter angezeigt.
Abschließend klicken Sie im rechten Bereich auf "OK" und fahren Sie mit Schritt 8 fort.

Sie gelangen retour in das Fenster "Einstellungen Migration". In der Zeile "Akten" wird die Aktenanzahl laut Filter aktuell angezeigt. Klicken Sie im rechten Bereich auf "Starten" um die Migration zu starten.
- Warten Sie bis die Migration abgeschlossen ist. Das Tool darf nicht geschlossen werden, die Windows Sitzung muss angemeldet bleiben.
- Die Dauer ist abhängig davon wie viele Akten und Dokumente es in ADVOKAT gibt und wie performant der Datenbank- und SharePointserver sind.
Wiederholen Sie Schritt 4 bis 8 für jede weitere Dokumentbibliothek und jene Akten welche dorthin verschoben werden sollen.
Berücksichtigen Sie dabei, dass die SQL-Abfrage laut Punkt 6 oder Filter laut Punkt 7 für jede Dokumentbibliothek anzupassen ist.
Stellen Sie sicher, dass auf allen Arbeitsplätzen ADVOKAT und Microsoft Office Outlook geschlossen und erneut gestartet wird.
- Falls AdvoAll (siehe Kapitel ADVOKAT AdvoAll) in Verwendung ist muss der Dienst "AdvoAll" am AdvoAll-Gerät per Diensteverwaltung neu gestartet werden.
- Starten Sie auf einem beliebigen Arbeitsplatz unter "C:\Program Files (x86)\Advokat\AdvoAll.exe". Dort sehen Sie ob und wo AdvoAll eingesetzt wird.