4.1.8.6.4.1 Dokumentbibliothek mit vorhandener Inhaltsdatenbank

In diesem Kapitel ist beschrieben wie neue Dokumentbibliotheken erstellt werden, welche auf die existierende Inhaltsdatenbank zugreifen.
Möchten Sie, dass neue Dokumentbibliotheken auf neue Inhaltsdatenbanken zugreifen, wechseln Sie zum Kapitel Dokumentbibliothek mit neuer Inhaltsdatenbank.

Anleitung

1. Verbinden Sie sich per Remotedesktop auf den Microsoft SharePoint-Server, als Windows Benutzerkonto muss der SharePoint-Administrator gewählt werden.
   Öffnen Sie per Windows Explorer das ADVOKAT Backend unter "...\ADVOKAT\Admin\Support\Adv2SharePoint" und starten das SharePoint-Tool "Advokat8.DMS.SharePoint.Manager.exe".
   
   
2. Geben Sie im Feld "Advokat.ini" per Schaltfläche "Öffnen" den Pfad zur Konfigurationsdatei "Advokat.ini" an. Achten Sie darauf, den Pfad zur Datei wie aus Sicht eines Arbeitsplatzes anzugeben.
   
   
   
3. Klicken Sie im Bereich "Bibliotheken verwalten" rechts auf die Schaltfläche "Neu". Es öffnet sich das Fenster "Neue Dokumentbibliothek erstellen".
   
   
4. Im Register "WebAnwendung bestimmen" wählen Sie in der Dropdownliste die Webanwendung aus.
   In der Regel wird es sich um den Eintrag mit Port 80 handeln, beispielsweise "SharePoint - 80".
   
   
   
5. Im Register "SiteCollection bestimmen" wählen Sie in der Dropdownliste die SiteCollection aus.
   In der Regel handelt es sich um einen Eintrag mit dem Namen des SharePointserver, beispielsweise "http://win2016ess".
   
   
   
6. Im Register "Site bestimmen" wählen Sie in der Dropdownliste die Site aus.
   In der Regel handelt es sich um einen Eintrag mit dem selben oder ähnlichen Namen wie unter Punkt 5, beispielsweise "http://win2016ess".
   
   
   

7. Im Register "Dokumentbibliothek und Volltextsuche" sind die Daten zur neuen Dokumentbibliothek anzugeben. Es kann jeweils immer nur eine Dokumentbibliothek erzeugt werden.
   Beachten Sie vor der Erstellung einer weiteren Dokumentbiblothek Punkt 3 laut Kapitel Hinweise.

   Feld	Beschreibung
   Name der neuen Dokumentbibliothek	Geben Sie einen Namen für die neue Dokumentbibliothek ein. Dieser sollte eindeutig ADVOKAT zuordenbar sein. Wir empfehlen eine dieser drei Logiken anzuwenden:  a) fortlaufende Nummerierung: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet alle Akten ab Stichtag X, neue Dokumentbibliotheken Akten vor Stichtag X. Beispiel: AdvSP1, AdvSP2, AdvSP3, AdvSP4 b) Kalenderjahre: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet alle Akten des laufenden Kalenderjahres, neue Dokumentbibliotheken Akten der vorigen Jahre. Beispiel: AdvSP, AdvSP_2005-2010, AdvSP_2010-2015, AdvSP_2015-2020 c) Lebende oder abgelegte Akten: Die vorhandene Dokumentbibliothek beinhaltet lebende Akten, die neue Dokumentbibliothek beinhaltet abgelegte Akten. Beispiel: AdvSP, AdvSP_Archiv
   Eigene Contentdatenbank erstellen	Diese Einstellung ist in diesem Szenario nicht verfügbar.
   Suchdienstanwendung	Wählen Sie aus der Dropdownliste jene Suchdienstanwendung aus, welche von der existierenden Dokumentbibliothek genutzt wird. Meist gibt es nur einen Eintrag, dieser nennt sich "Search Service Application".
   Admin User	Wählen Sie aus der Dropdownliste den SharePoint-Administrator aus. Mehr Informationen dazu finden beim Feld "Administrator" hier.
   Admin User Kennwort	Kennwort zum SharePoint-Administrator.

      

8. Klicken Sie rechts auf "Erstellen" und warten Sie ab bis die Dokumentbibliothek erzeugt wurde. Dieser Vorgang kann abhängig von den gewählten Einstellungen zwischen 5 Minuten und 2 Stunden dauern.
   Anschließend gelangen Sie zurück in das Hauptfenster des Tools und die neue Dokumentbibliothek wird im Bereich "Bibliotheken verwalten" angezeigt.
   
   
9. Stellen Sie sicher, dass bei der neuen Dokumentbibliothek der Wert im Feld "Maximal erlaubte Dateigröße" dem selben Wert wie bei der vorhandenen Dokumentbibliothek entspricht.
   Ist der Wert kleiner oder größer, so muss dieser angepasst werden. Die notwendigen Anpassungen finden Sie im Kapitel Dokumente werden nicht in SharePoint gespeichert unter Punkt 3.
   
   
10. Wiederholen Sie Schritt 3 bis 9 für jede weitere Dokumentbibliothek, welche erstellt werden soll.
    Nachdem alle erforderlichen Dokumentbibliotheken erzeugt wurden, fahren Sie mit Kapitel Migration Akten fort.
    
    
11. Stellen Sie sicher, dass auf allen Arbeitsplätzen ADVOKAT und Microsoft Office Outlook geschlossen und erneut gestartet wird.
    • Falls AdvoAll (siehe Kapitel ADVOKAT AdvoAll) in Verwendung ist muss der Dienst "AdvoAll" am AdvoAll-Gerät per Diensteverwaltung neu gestartet werden.
    • Starten Sie auf einem beliebigen Arbeitsplatz unter "C:\Program Files (x86)\Advokat\AdvoAll.exe". Dort sehen Sie ob und wo AdvoAll eingesetzt wird.