2.2.2.3.4 Existierendes Briefpapier anpassen

Ausgangssituation

• Es werden eines oder mehrere existierende Briefpapiere angepasst. Für neue Briefpapiere wechseln Sie in eines der anderen Kapitel.

• Hinweis: Der ADVOKAT Support erstellt keine Grafiken. Diese müssen von einem Spezialisten (Grafiker, Grafikbüro) zur Verfügung gestellt werden.

Anleitung

1. Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren im ADVOKAT Backend zu "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK”.

   • Erstellen Sie einen Unterordner “Sicherung_Datum”, also beispielsweise “Sicherung_01.01.2024” und kopieren die RTF- und/oder DOCX-Dateien in diesen Unterordner.

   • Öffnen Sie nun im Ordner “BK” mit Microsoft Office Word die relevanten RTF- und/oder DOCX-Dateien.

   • Mehr Informationen zu den Dateinamen finden Sie im Kapitel Briefpapier und Kanzleistempel.
     
     

2. Passen Sie den Inhalt an. Damit ist gemeint, dass Sie Texte, Abstände, Absätze, Formatierungen, etc. anpassen.
   Handelt es sich um eine oder mehrere Grafiken, dann müssen diese ausgetauscht und wieder identisch positioniert werden.

   1. Beispiel für Datei BK1.DOCX oder BK1.RTF (Briefkopf)

      Open

      

       

   2. Beispiel für Datei BF1.DOCX oder BK1.RTF (Brieffuß)

      Open

      

       

3. Briefpapier und Kanzleistempel einlesen

   • Nach der Anpassung der Dateien laut Schritt 2 müssen diese in ADVOKAT eingelesen werden.

   • Öffnen Sie dazu einen beliebigen Akt in der Aktenverwaltung. Halten Sie die "STRG"-Taste gedrückt und klicken Sie auf den Menüpunkt "?". Wählen Sie die Funktion "Briefköpfe einlesen".

     • Man spricht dabei von der sogenannten "Normalisierung". Achtung: Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren!

     • Alternative: Schließen Sie ADVOKAT und starten Sie es erneut. Dabei werden auch die Dateien eingelesen.

   • Im Verzeichnis "BK" befinden sich nach der Normalisierung neben den DOCX- oder RTF-Dateien weitere Dateien mit den Endungen ADV, ADVX, ADVK, RTK und LOCK.

     • Diese Systemdateien von ADVOKAT sind zu ignorieren und nicht zu bearbeiten.
       
       

4. Kontrolle

   • In ADVOKAT kann ein Dokument wie beispielsweise ein Brief erzeugt werden, um zu prüfen, ob die Dateien wie gewünscht aussehen.

   • Der Inhalt der Datei BK1.DOCX/RTF wird in der Kopfzeile des Dokuments eingefügt, dort wo der Stoppcode #807# hinterlegt ist.

   • Der Inhalt der Datei BF1.DOCX/RTF wird in der Fußzeile des Dokuments eingefügt, dort wo der Stoppcode #807a# hinterlegt ist.