2.2.2.3.3 Neues Briefpapier mit Textfeld

Ausgangssituation

• Es wird ein neues Briefpapier erstellt welches Textfelder beinhaltet. Für existierende Briefpapiere wechseln Sie zum Kapitel Existierendes Briefpapier anpassen.

Anleitung

1. Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren im ADVOKAT Backend zu "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK”.

   • Rufen Sie den Unterordner "…\Original\Muster_Textfelder" auf und kopieren die relevanten Dateien nach "...\ADVOKAT\Daten\WW\BK".

   • Mehr Informationen zu den Dateinamen finden Sie im Kapitel Briefpapier und Kanzleistempel.
     
     

2. Öffnen Sie die Dateien und passen Sie den Inhalt an. Achten Sie dabei darauf, dass der Inhalt im sogenannten Dokumentkörper (nicht in der Kopfzeile oder Fußzeile!) stehen muss.
   Die Positionierung des Textfeldes bzw. der Textfelder erfolgt an jener Stelle, an der die Textfelder in den erzeugten Dokumenten stehen.

   1. Beispiel für BK1.DOCX oder BK1.RTF (Briefkopf)

      Open

      

   2. In den Eigenschaften der Textfelder (Rechtsklick auf Textfeld > "Autoform/Grafik formatieren" müssen im Reiter "Farben und Linien" folgende Einstellungen getroffen werden.
      Durch diese Einstellungen wird sichergestellt, dass der Rahmen des Textfeldes nicht angezeigt wird.

      Open

      

   3. In den Eigenschaften der Textfelder (Rechtsklick auf Textfeld > "Autoform/Grafik formatieren" müssen im Reiter "Layout" die Einstellungen wie im Bild ersichtlich getroffen werden.

      1. Durch Aktivierung der Umbruchart "Passend" und Horizontale Ausrichtung "Andere" wird sichergestellt, dass es keine Überschneidungen zwischen Briefpapier und Dokumentinhalt gibt. 

         • Erzielt man mit der Umbruchart "Passend" nicht das gewünschte Ergebnis, so kann man alternativ auch die Art "Hinter den Text" nutzen. 

      2. Zum Fenster "Layout" gelangt man durch Klick auf "Weitere..." im Fenster "Textfeld formatieren". Aktivieren/Deaktivieren Sie die Checkboxen wie im Screenshot ersichtlich.

         • Dadurch stellen Sie sicher, dass das Textfeld korrekt positioniert ist und niemals unbeabsichtigt verschoben wird.

         • Bei der Positionierung wird die Verwendung der Optionen "Absolute Position" mit Option "Seite" empfohlen.

          

   4. Beispiel für Datei BF1.DOCX oder BK1.RTF (Brieffuß)

       

   5. Befolgen Sie hinsichtlich den Einstellungen des Textfeldes im Brieffuß die gleiche Vorgehensweise wie im Beispiel von "BK1.DOCX/RTF" (Briefkopf).
      Konkret ist damit gemeint, dass Sie Schritt 2B bis 2C für den Brieffuß wiederholen.
      
      

3. Briefpapier und Kanzleistempel einlesen

   • Nach der Erstellung der Dateien laut Schritt 2 müssen die Dateien in ADVOKAT eingelesen werden. Öffnen Sie dazu einen beliebigen Akt in der Aktenverwaltung.

   • Halten Sie die "STRG"-Taste gedrückt und klicken Sie auf den Menüpunkt "?". Wählen Sie die Funktion "Briefköpfe einlesen".

     • Man spricht dabei von der sogenannten "Normalisierung". Achtung: Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren!

     • Alternative: Schließen Sie ADVOKAT und starten Sie es erneut. Dabei werden auch die Dateien eingelesen.

   • Im Verzeichnis "BK" befinden sich nach der Normalisierung neben den DOCX- oder RTF-Dateien weitere Dateien mit den Endungen ADV, ADVX, ADVK, RTK und LOCK.

     • Diese Systemdateien von ADVOKAT sind zu ignorieren und nicht zu bearbeiten.
       
       

4. Kontrolle

   • In ADVOKAT kann ein Dokument wie beispielsweise ein Brief erzeugt werden, um zu prüfen, ob die Dateien wie gewünscht aussehen.

   • Der Inhalt der Datei BK1.DOCX/RTF wird in der Kopfzeile des Dokuments eingefügt, dort wo der Stoppcode #807# hinterlegt ist.

   • Der Inhalt der Datei BF1.DOCX/RTF wird in der Fußzeile des Dokuments eingefügt, dort wo der Stoppcode #807a# hinterlegt ist.