12.17.2.4 Treuhandakt in der Aktenverwaltung (eTHB)

Die ADVOKAT Aktenverwaltung ist eine Voraussetzung für das elektronische Treuhandbuch.

In einem Akt darf nur eine eTHB Treuhandschaft abgewickelt werden! Für jede Treuhandschaft ist ein getrennter Akt anzulegen.

Aktbeteiligte in einem Treuhandakt

Wenn Sie in einem Treuhandakt bei einem Aktbeteiligten die Funktionen "Klient", "Geldbeisteller", "Begünstigter", "Sonstige Begünstigte", "Drittfinanzierer" verwenden und via Betreibung und Leistung "ETHB" = Meldung elektronisches Treuhandbuch eine eTHB-Meldung generieren, dann werden in der folgenden Tabelle angeführten Rollen in die eTHB-Meldung übernommen:

*) Die Funktionen "Klient" muss im Aktenstamm verwendet werden; die anderen Funktionen können verwendet werden.

Beispiel:
Wenn ein Geldbeisteller Klient ist, soll er im Aktenstamm nur in der Funktion "Klient" angelegt werden. Im eTHB wird er automatisch zu einem Geldbeisteller.
Wenn ein Begünstigter Klient ist, soll er zweifach angelegt werden: Einmal als "Klient" und ein zweites Mal in der Funktion "Begünstigter".

Causa in einem Treuhandakt

Ein Akt, in dem Treuhandmeldungen gemacht werden, muss im Fenster Aktenstamm, Feld Causa den Text "eTHB" enthalten sein. "eTHB" soll (der Klarheit halber) am Feldanfang stehen, muss aber nicht. Daran erkennt ADVOKAT den Akt als Treuhandakt. Groß-Kleinschreibung ist egal.

Dies hat drei Vorteile:

1. Diese Akten können im Suchassistent einfach gesucht und gefiltert werden.

2. Der Text "eTHB" schaltet automatisch im Aktenstamm die Freien Felder "eTHB" zu.

3. Der Text "eTHB" schaltet automatisch bei bestimmten Aktbeteiligten im Personenstamm die Freien Felder "eTHB" zu.

Daher ist es sinnvoll, zuerst den Aktenstamm mit "eTHB" anzulegen und dort alle Aktbeteiligten zu erfassen.

Abb. 376: Fenster "Aktenstamm", Feld Causa enthält "eTHB"

In jedem Treuhandakt gibt es Freie Felder, die für Treuhandmeldungen wichtig sind.

Abb. 377: Fenster "Aktenstamm", Freie Felder" mit Feldgruppe "eTHB"

Freie Felder "eTHB" im Aktenstamm
Die Feldgruppe "eTHB" ist standardmäßig nicht eingeschaltet. Sie kann mit der Schaltfläche Vorlagen zugeschalten werden. Bei einem Treuhandakt (Text "eTHB" im Feld Causa, siehe oben) sind die Felder automatisch zugeschaltet.

Hinweis: Ob Sie die Eingaben in die Freien Felder im Aktenstamm vornehmen oder in Programme / ERV – anlässlich der ersten Treuhandmeldung – ist egal. Bei der Erfassung der Daten im Aktenstamm werden die Felder im ERV vorschlagen, bei der Erfassung der Daten im ERV werden sie in den Aktenstamm zurückgespeichert.

Das geschieht bei jedem Speichern einer eTHB-Meldung. Wenn sich die neuen Werte in der eTHB-Meldung von den bestehenden Werten im Aktenstamm, Freie Felder unterscheiden, kommt die Meldung:
Wollen Sie die Felder im Aktenstamm mit den neuen Werten überschreiben: <Feldname, zB Empfänger, Bank, IBAN, BIC, Treuhanderlag, Währung>? Ja/Nein

Hinweis: Wenn Sie eine Treuhandmeldung bereits in Programme ERV gespeichert haben und Sie ändern nachträglich die Felder im Aktenstamm, dann müssen Sie die Meldung öffnen und erneut speichern, damit die Änderungen in den ERV übernommen werden.

Treuhandbuchmeldung
Wenn Sie eine Treuhandbuchmeldung erzeugen (siehe Betreibung und Leistung "ETHB" = Meldung elektronisches Treuhandbuch) wird dieses Feld automatisch gefüllt. Sie sollten es nicht händisch auswählen. Die Anzeige hier erfolgt der Vollständigkeit halber.

Szenario
Das Szenario wird automatisch vergeben.
Wenn die erste Meldung im Treuhandakt eine "01 Erstmeldung" ist, dann wird das Feld automatisch mit "AnwaltKammer" = Szenario 2 gefüllt. Wenn die erste Meldung im Treuhandakt ein "20 Bank Kontoanfrageantrag" ist, dann wird das Feld automatisch mit "AnwaltKammerBankV2" = Szenario 4 gefüllt.

Die ERV-Schnittstelle sieht keinen Wechsel zwischen den Szenarien vor. Die gesamte Treuhandschaft muss im selben Szenario abgewickelt werden.

Notfallszenario: Sie haben fälschlicherweise mit "Bank Kontoanfrageantrag" begonnen und ADVOKAT hat automatisch das Szenario "AnwaltKammerBankV2" vergeben und nun wollen Sie diesen Irrtum korrigieren zum Szenario "AnwaltKammer" zurückkehren. Man kann das Freie Feld "Szenario" löschen und manuell eingeben.

Siehe auch Szenario 2: Anwalt-Kammer.
Siehe auch Szenario 4: Anwalt-Kammer-Bank-V2.

Treuhänder
Das Feld wird bei Erstmeldungen automatisch gefüllt. Folgemeldungen verwenden den Treuhänder aus diesem Feld.

Notfallszenario: Man kann das Freie Feld "Treuhänder" löschen und ändern. Es wird folgende Meldung angezeigt:
Achtung: Die Änderung des Treuhänders innerhalb einer Treuhandschaft ist nicht zulässig.
Wollen Sie den Treuhänder trotzdem löschen/ändern? Ja / Nein
Die Änderung wird protokolliert.

Beteiligung an Treugeber
Das Statut der RAK verpflichtet zur Bekanntgabe, ob der Treuhänder an einem Treugeber beteiligt ist. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Keine Beteiligung

• Alle Treugeber informiert: Im Fall der direkten oder indirekten Beteiligung des Treuhänders an einem Unternehmen eines Treugebers wurden alle Treugeber nachweislich darüber informiert.

Die Eingabe ist bei einer Erstmeldung (Änderung) Pflicht und wird in den Aktenstamm zurück übernommen.

Einseitige Treuhandschaft
Wenn nur ein Treugeber-Geldbeisteller und ein (oder mehrere) Sonstige Begünstigte an der Treuhandschaft beteiligt sind, ist dieser Umstand hier anzugeben. Dadurch wir die Regel, dass mindestens zwei Treugeber notwendig sind, deaktiviert.

Bauträgersache
Hiermit kann der Umstand "Bauträgersache" (-> Fristverlängerung) gemeldet werden.

Geschäftsfallbezeichnung
Die Geschäftsfallbezeichnung ist ein freier Text, 24 Stellen. Damit soll das Grundgeschäft für die Treuhandschaft bezeichnet werden. Diese Information muss auch im verpflichtenden Treuhandverzeichnis lt. Statut enthalten sein.

Die Geschäftsfallbezeichnung wird nicht im Aktenstamm vergeben. Dies geschieht vielmehr im Fenster ERV-Schriftsatz, Reiter Treuhandkonto im Feld Geschäftsfallbezeichnung.

Die Eingabe und Bearbeitung der Geschäftsfallbezeichnung ist nur bei den Meldungen "Erstmeldung", "Bank Kontoanfrageantrag" und "Erstmeldung Änderung" zugelassen. Es erfolgt eine Prüfung auf Eindeutigkeit.

Aus der Erstmeldung wird sie in dieses Feld zurückgespeichert. Für Notfälle kann die Geschäftsfallbezeichnung hier gelöscht werden (Entf-Taste).

Die Geschäftsfallbezeichnung muss eindeutig sein. Es darf nicht die gleiche Geschäftsfallbezeichnung für zwei Treuhandakten verwendet werden. Andernfalls wird folgender Fehler angezeigt:
Achtung: Im Akt 'Akt1' befindet sich die Geschäftsfallbezeichnung 'Kauf Objekt Kreuzgasse 12'. Diese muss eindeutig sein und darf nur in einem Akt vorkommen. Sie kommt aber außerdem in folgenden Akten vor: 'Akt2', 'Akt3', ...

Eine nachträgliche Änderung der Geschäftsfallbezeichnung muss mit einer Meldung 03 Erstmeldung Änderung bekannt gegeben werden.

Hinweis: Angenommen Sie löschen eine gespeicherte Geschäftsfallbezeichnung. Wenn Sie in der Folge und dieselbe Bezeichnung in einem anderen Akt verwenden, kann ADVOKAT die Prüfung auf Eindeutigkeit nicht mehr vornehmen.

Von der Geschäftsfallbezeichnung zu unterscheiden ist der Kontowortlaut.

TH-Laufnummer (THReferenz)
Die Treuhand-Laufnummer wird nicht hier vergeben.
Dies geschieht vielmehr im Fenster ERV-Schriftsatz, Reiter Stammdaten im Feld TH-Laufnummer. Kurz vor dem Versenden der Erstmeldung. Aus der Erstmeldung wird sie hierher zurückgespeichert. Für Notfälle kann die Laufnummer hier gelöscht werden.

Siehe Eindeutige Treuhand-Laufnummer.

Rechtsanwaltskammer
Namenskurzbezeichnung der zuständigen Rechtsanwaltskammer für das eTHB. Siehe Rechtsanwaltskammer (eTHB).

Geschäftszahl RAK (TRHNummer)
Die Geschäftszahl der RAK wird automatisch vergeben.
Dies geschieht, sobald der erste ERV Rückverkehr der RAK zu einer Treuhandschaft einlangt, also bald nach der Erstmeldung. Schematisch ist die Geschäftszahl so aufgebaut: "THB <JJJJ>/<Nr> <Bundesland> <DatumStatut>", also zB "THB2021/20 Niederösterreich 01.01.2021".

Hinweis: Bei allen Folgemeldungen ist die Geschäftszahl für die RAK eine wichtige Information für die richtige Zuordnung zum Treuhandakt. In aller Regel darf daher das Feld nicht manuell bearbeitet werden. Ausnahme: die automatische Eintragung der GZ hat nicht funktioniert.

Jede Treuhandschaft erfordert eine eigene Geschäftszahl. Daher werden doppelte Geschäftszahlen verhindert. Es kommt folgende Fehlermeldung:
Im Akt 'xy' befindet sich bereits die Geschäftszahl '12345...' der RAK. Jede Treuhandschaft erfordert eine eigene Geschäftszahl. Die Geschäftszahl RAK kommt aber außerdem in folgenden Akten vor: 'yz'.

Wenn die GZ RAK nicht automatisch eingetragen wurde, findet man sie im PDF-Ausdruck der Entscheidungsmeldung (= Rückmeldung der RAK auf die Erstmeldung), zum Beispiel wie folgt:
Treuhandschaft: THB 2021/66
Statut: NÖ, Fassung: 01.01.2031

Die Eintragung in die Freien Felder im Aktenstamm erfolgt so:
THB 2021/66 Niederösterreich 01.01.2021

Wenn die GZ RAK nicht stimmt, kommt bei der Prüfung einer Treuhandbuchmeldung folgende Fehlermeldung:
Prüfen Sie die GZ RAK. Möglicherweise ist diese nicht vollständig oder fehlerhaft eingetragen. Eine richtige GZ ist zum Beispiel: THB 2021/66 Niederösterreich 01.01.2021.

Treuhand-Abschluss
Datum. Kein Pflichtfeld, aber es wird sinnvoll sein, die erledigten Treuhandschaften zu kennzeichnen. Das Datum wird nicht automatisch befüllt. Sie sollten es nach Bestätigung der Abschlussmeldung durch die RAK händisch füllen. Das Datum ist auch im verpflichtenden Treuhandverzeichnis lt. Statut enthalten.

KVA Hash Code
Validierungscodes (Hash-Code) der gedruckten Daten des Kontoverfügungsauftrag. Dieses Feld wird automatisch befüllt und kann nicht bearbeitet werden. Siehe "06 Kontoverfügungsauftrag".

KVA Hash Datum
des Validierungscodes (Hash-Code) der gedruckten Daten des Kontoverfügungsauftrag. Dieses Feld wird automatisch befüllt und kann nicht bearbeitet werden. Siehe "06 Kontoverfügungsauftrag".

KVA Hash Verlauf
Bei jedem Ausdruck eines KVA speichert ADVOKAT die Daten, welche den Validierungscode erzeugen. Sie können die Daten und den Code in diesem Feld ansehen. Ein Doppelklick öffnet ein Fenster mit zB folgendem Inhalt:

[Datum] [Uhrzeit], [Advokat-Benutzer], [Advokat-Version]
[Hashcode]
[Daten für die Hash-Code Generierung]

Beispiel:
Erstellung: 2021-12-06 11:49:54, AF, A8#8.6.15.19
Validierungscode: 2483-722A-6A61-25D0-5D11-036A-6E90-59BD
AT022050303300646365|Kaufvertrag|123.000,00|EUR|5.000,00|
TB|AT022050302101023600|Fuchs|Andreas|19770101|
TG|AT022050302101023600|Mustermann|Max|19750101|
TH|AT022050302101023600|RZOOAT2L680|Dr. Anton ADVOKAT Dr. Bernd ADVOKAT|Rechtsanwälte||

Bank
Die Bank, bei der das Treuhandkonto geführt wird, ist in fast allen eTHB-Meldungen ein Pflichtfeld.
Eingegeben wird die Namenskurzbezeichnung. Die Bank muss mit ihren Personendaten angelegt sein. Wenn die Bank am eTHB teilnimmt, dann muss auch ihr ERV-Code hinterlegt sein, siehe Treuhandbank (eTHB).

BIC
BIC ist kein Pflichtfeld. Das eTHB funktioniert nur im SEPA Raum und dazu ist die BIC nicht erforderlich.

IBAN
Die Treuhandkonto IBAN ist in fast allen eTHB-Meldungen ein Pflichtfeld. Nicht-IBAN-Kontonummern sind nicht zulässig.

Die Treuhandkonto IBAN muss eindeutig sein. Es darf nicht die gleiche IBAN für zwei Treuhandkonten verwendet werden. Andernfalls wird folgender Fehler angezeigt:
Im Akt 'Akt1' befindet sich das Treuhandkonto 'AT01 ...'. Für jede Treuhandschaft ist ein gesondertes Konto zu verwenden. Das Konto kommt aber außerdem in folgenden Akten vor: 'Akt2'.

Im Szenario 2: Anwalt-Kammer muss die IBAN des Treuhandkontos manuell eingetragen werden.
Im Szenario 4: Anwalt-Kammer-Bank-V2 wird die IBAN im Wege des ERV Rückverkehr automatisch eingetragen.

Exkurs: Hinterlegung des Treuhandkontos bei den Personendaten
Es macht Sinn, das Treuhandkonto nicht nur im Aktenstamm, sondern zusätzlich bei den Personendaten eines Aktbeteiligten zu hinterlegen. Konkret geschieht das im Fenster Personen - Stammdaten, Reiter Bank. Im Feld BH-Konto muss 90... stehen. Es gibt keine Automatik.

Der Grund ist folgender: Wenn Sie Überweisungen vom Treuhandkonto über die Fremdgeldverwaltung abwickeln wollen, dann kann die Fremdgeldverwaltung nur auf Bankkonten zugreifen, die in der Personenverwaltung hinterlegt sind und nicht auf das Treuhandkonto, das in den freien Feldern eines Akts hinterlegt ist.

Dies kann bei einem beliebigen Aktbeteiligten geschehen, wir empfehlen den Klienten oder ersten Treugeber. Der Personenstamm der kontoführenden Bank sollte es nicht sein, weil sich dann dort 1000 Konten ansammeln könnten. Siehe auch Personenstamm - Bank.

Kontowortlaut
Vorgeschlagen wird automatisch der Namen des Treuhänders vor, Name 1-3, 70 Stellen. Es kann aber ein beliebiger Text eingegeben werden.

Treuhanderlag
Der Treuhanderlag ist in fast allen eTHB-Meldungen ein Pflichtfeld.

Treuhanderlag beinhaltet NG
Damit gibt der Treuhänder bekannt, ob im Treuhanderlag Nebengebühren für GrESt und Eintragungsgebühren enthalten sind.

Währung
EUR ist Standard. Eine andere Währung muss erfasst werden, zB DKK, GBP.